De business aan het stuur met een global HR-tool

Net als veel andere internationale bedrijven streeft  ROCKWOOL naar harmonisatie van bedrijfprocessen. Wouter Bak is verantwoordelijk voor het global HR Center of Excellence binnen ROCKWOOL: hij stuurt een compact team aan met global proces owners: denk aan opleiding en ontwikkeling, beloning, recruitment, performance management en HR-informatie. De operationele uitvoering van HR-processen ligt lokaal verankerd. ROCKWOOL werkt toe naar een situatie waarin businessmanagers beschikken over relevante informatie en veel meer HR-gerelateerde zaken zelfstandig kunnen regelen. 

ROCKWOOL heeft wereldwijd 28 fabrieken waarin van basalt steenwol wordt gemaakt. Omdat steenwol een tamelijk volumineus product is staan al deze fabrieken in belangrijke afzetgebieden. “Lokale aanwezigheid is niet alleen noodzaak, maar ook de succesformule van ROCKWOOL”, zegt Wouter Bak. “Er is relatief veel autonomie zodat klanten lokaal goed bediend kunnen worden. ROCKWOOL voert echter ook steeds meer producten die minder beïnvloed worden door lokale marktomstandigheden en die global businesses vragen – ook in HR-opzicht – om meer standaardisatie en efficiency.” Kies je dan eerst voor het aanpakken van processen of begin je bij een systeem dat eenduidige processen afdwingt? Bij het selecteren en implementeren van Workday als tool voor het beheren van de HR-processen koos ROCKWOOL voor gelijktijdigheid, daarbij ondersteund door een implementatiepartner met de nodige ervaring. “Wat er in zo’n systeem wordt opgetuigd, moet wel getoetst worden aan de lokale HR-praktijk. Afwijken van de standaard willen we alleen wanneer lokale wet- en regelgeving en omstandigheden dat rechtvaardigen. Het systeem moet  processen juist simpeler in plaats van complexer maken. Een belangrijk principe daarbij was dat het systeem niet de dialoog vervangt, bijvoorbeeld rond goedkeuringen van vacatures.”

Het inrichten van een global HR-systeem dwingt je tot het maken van heldere keuzes. Bak: “Wat is een medewerker, wat is een FTE? Je zou verwachten dat dat allemaal al geregeld is en in ieder land hetzelfde is. Belangrijk is nu dat deze FTE’s eenduidig terugkomen in rapportages. In april 2014 is besloten tot de implementatie van Workday, in december 2014 zijn we binnen HR wereldwijd live gegaan en een maand later met manager en employee selfservice. We hebben dan een enorme stap gemaakt op het gebied van global reporting, met betere alignment met onze  finance functie. Voorheen was het opvragen van betrouwbare HR-informatie arbeidsintensief en tijdrovend. Nu kunnen managers dat direct uit het systeem halen. Lokale managers kunnen nu dus ook hun eigen organisatie gemakkelijk ‘bekijken’ en bijvoorbeeld status van het performance managementproces en de goedkeuringen overzien. De business heeft nu het voordeel minder afhankelijk te zijn van HR voor de beslissingsinformatie. Tot voor kort had de business alleen een achteruitkijkspiegel, nu is actuele informatie real time beschikbaar. Ze kunnen dus sneller en beter anticiperen.”

Kerngetallen en personeelsgerelateerde managementinformatie in een systeem stoppen, dat betekent dat lokale HR-managers mee moeten in het nemen van duidelijke beslissingen. Was er sprake van weerstanden? “Nee, het was eerder zo dat HR-managers streefden naar perfectie voordat ze cijfers wilden opleveren. Nu er global reporting mogelijk is, ontstaat er wel hier en daar discussie over bijvoorbeeld het indelen in dezelfde kostenplaatsen als alle andere landen, waardoor het totale beeld van de organisatie op details zo nu en dan verandert.” 

 

Ook andere ‘beelden’ winnen aan actualiteit en daarmee aan betrouwbaarheid: “Voorheen waren we bij het organigram afhankelijk van de snelheid waarmee een administratieve kracht of secretariaat een powerpoint aanpaste. Nu rolt dat plaatje uit het systeem en wordt het aangepast zodra er een functiewijziging effectief is. Er is nu een betrouwbare database van medewerkers, die gevuld kan worden met aanvullende informatie – denk aan competenties, functiebeschrijvingen, disciplines. Dat maakt de uitwisselbaarheid van medewerkers tussen landen of bedrijfsonderdelen gemakkelijker. Eén wereldwijd systeem is een grote stap voorwaarts ten opzichte van allerlei Excelsheets die voorheen tussen de verschillende landen werden uitgewisseld.”

Wat je wilt bereiken is dat de business het systeem niet alleen als administratieve tool gaat zien, maar er ook meerwaarde uithaalt: bijvoorbeeld wanneer je een vacature hebt en wilt nagaan of je deze snel kunt invullen met een interne kandidaat, eventueel uit een andere operating company. Bak: “Stap voor stap zijn we dit soort zaken aan het uitbouwen. We hebben een duidelijke roadmap met verschillende processen die via Workday moeten gaan verlopen, denk aan zaken als de beoordelings- en de salarisronden, gevolgd door round tables die overal zijn georganiseerd om de succession planning te doen. De resultaten daarvan komen ook weer terug het systeem in, net als de mogelijkheden en wensen van medewerkers. In de toekomst wilen we ook alle competenties, gevolgde trainingen en opleidingen per medewerker stap voor stap in het systeem  hebben – we willen dat doen aan de hand van centrale thema’s. We monitoren nu zowel de kwaliteit van de data als het gebruik van het systeem: wie voert wat in en wie vraagt welke rapporten op? Zo kan je het gebruik de juiste kant (self service) op sturen en eventuele extra trainingsbehoeften helder krijgen.”

 

“Daarnaast werken we met subject experts, die collega’s op bepaalde thema’s verder kunnen helpen als er vragen zijn. Voorheen ging de manager met een plan of voornemen naar HR, waarna HR allerlei vragen stelde en aangaf welke informatie nodig was en welke stappen moesten worden gezet. Uiteindelijk is het doel dat de managers niet meer afhankelijk zijn van HR als het gaat om informatie en het uitvoeren van HR-gerelateerde processen. Natuurlijk blijft de HR-businesspartner betrokken bij de dialoog en gaat meer en meer tijd hebben voor pro-activiteit, maar key is dat het voor managers het allemaal een stuk efficiënter en transparanter is geworden.”

 

Door: Erik Bouwer