De ROI van een leerplatform

Werkgevers spenderen jaarlijks duizenden al dan niet miljoenen euro’s per jaar aan de opleiding en ontwikkeling van hun mensen. Dat is natuurlijk hard nodig, maar ook een flinke investering. Stork Nederland wist hier flink op te besparen. Hoe deed het bedrijf dit? Een interview met Arjan de Bruijn, HR-manager bij Stork Nederland.

Zo’n 60% van de opleidingskosten bij Stork valt onder het deel verplichte opleidingen. Ze leveren medewerkers de benodigde certificaten op om hun werk goed en veilig uit te voeren. De overige 40% van opleidingen is bedoeld voor de ontwikkeling en productiviteit van medewerkers. 

Samenwerking met Procurement

De Bruijn werkt nauw samen met Procurement en heeft hierdoor een uniek perspectief op het creëren van een lerende organisatie – met een focus op efficiëntie. 

‘Buiten verplichte opleidingen om investeren we ook veel in medewerkers. Hiervoor sluiten we studieovereenkomsten voor opleidingen met hoge bedragen. Met deze overeenkomsten voorkomen we dat onze investering met de medewerker de deur uitloopt.’ Om de investering in al deze opleidingen meer inzichtelijk te maken werkt Stork nu met het leerplatform Springest Go.

Inzicht door leerplatform

‘Voordat we dit leerplatform hadden moest HR maar net denken aan het sluiten van zo’n overeenkomst. Omdat alle boekingen terug zijn te vinden in ons leerplatform, kunnen we gemakkelijk controleren of die studieovereenkomsten zijn gesloten – ook als een medewerker al bezig is met het volgen van een cursus.’

‘Dit inzicht komt ook ten goede bij het aanvragen van subsidies. Doordat we snel terug kunnen zien welke opleidingen zijn gevolgd kunnen we deze matchen met beschikbare subsidies. Ook hier geeft dit overzicht een kostenbesparing. Op jaarbasis scheelt dat al snel vele tienduizenden euro’s. Daarbij komt het comfortabele gevoel dat je geen subsidies misloopt, waar die wel verkrijgbaar waren’,  aldus De Bruijn.

Geen 10.000, maar 100 facturen 

Het aanbieden van een ‘leercatalogus’ voor een organisatie is vaak een uitdaging voor HR en Procurement, maar ook voor de financiële administratie. Een grote afname van cursussen betekent enorm veel werk voor deze afdeling. Door het outsourcen van je cursusadministratie win je aan efficiëntie en verminder je de indirecte kosten op leren.

Stork krijgt verwerkt nu in plaats van 5.000 tot 10.000 losse facturen voor opleidingen, zo’n 100 verzamelfacturen per jaar. De Bruijn: ‘Het verwerken van die facturen kost geld (in tijd per fte). Vaak is een bedrag tussen de 60 en 80 euro aan verwerkingskosten normaal. Iedere reductie hierin telt sterk mee in het creëren van efficiëntie.’

Leveranciersmanagement

Ook het leveranciersmanagement is door het leerplatform efficiënter geworden. Voorheen werkte Stork samen met 350 losse opleidingsinstituten. ‘Samenwerking is een groot woord,’ nuanceert De Bruijn, ‘want dit betekent eigenlijk dat iemand, ooit, ergens een opleiding aanvroeg. Ondanks dat we niet met iedereen een diepgaande samenwerking hadden, waren we op jaarbasis zeker 150 uur van verschillende medewerkers in onze organisatie kwijt aan supplier management. Ook waren de kortingsafspraken over het gehele opleidingsaanbod niet zo voordelig als nu – onze afname was gefragmenteerd.’ 

Nu bundelt Stork de opleidingsvolumes veel meer richting een beperkt aantal instituten, waardoor de organisatie betere afspraken met suppliers kan maken over prijzen, kortingen, kwaliteit en samenwerking. 

‘Leveranciersmanagement bij opleidingsinstituten is geen deel van onze core-business. Door het leveranciersmanagement uit te besteden via het leerplatform hebben we een extra efficiencyslag gemaakt.’

Rapportages zijn accurater

Door het leerplatform zijn rapportages rondom opleidingsinvesteringen nu accurater. De Bruijn: ‘We weten nu wat we besteden per business unit, manager en medewerker. Hierdoor zijn we niet meer afhankelijk van leveranciersrapportages, wat natuurlijk onwenselijk is. 

Door de verbeterde rapportages kunnen we ook analyseren wat we op microniveau uitgeven. We hebben bijvoorbeeld nu in beeld wat we uitgeven aan leiderschapstrainingen en we zien snel wanneer een in-company training beter is, in plaats van een drietal open inschrijvingen.’

En de ROI?

Wat leverde de investering in het platform het bedrijf op? Dat heeft de Bruijn goed inzichtelijk: ‘Alles bij elkaar leveren al deze punten Stork reductie op van 15% op alle kosten omtrent het leren.’