De uitdagingen van werkplektransformatie

De nieuwe werkvloer is ‘digitaal’, wat vooral betekent dat werknemers met behulp van informatietechnologie op elk moment van de dag overal kunnen werken, op een apparaat dat past bij hun situatie en behoefte. Veilig, maar net zo eenvoudig als ze dat thuis ook gewend zijn. Dat zorgt er niet alleen voor dat mensen hun dag flexibeler kunnen inrichten en meer plezier hebben in hun werk, maar het leidt ook meetbaar tot hogere productiviteit en een flexibeler organisatie – en het zorgt er ook nog eens voor dat efficiënter gebruik wordt gemaakt van vierkante meters kantoorruimte. 

 

De nieuwe manier van werken wordt gevoed door een aantal trends. Peter van Leest, Country Manager Benelux bij Citrix: “Werknemers beschikken in hun privéleven steeds vaker over geavanceerde technologie zoals smartphones en tablets waarmee ze permanent verbonden zijn en die ze ook graag op het werk willen gebruiken – de zogenaamde ‘Consumerization of IT’.” Door het groeiende aanbod van kant en klare softwareproducten uit de cloud (Software as a Service), is het voor werknemers bovendien veel eenvoudiger geworden om zelf de applicaties te kiezen waarmee ze willen werken – desnoods zonder hulp van de IT-afdeling. Door de opkomst van sociale en mobiele toepassingen en een internationale 24-uurs economie, wordt ook de noodzaak om nog op vaste tijden naar een kantoorgebouw te komen steeds kleiner.

 

Al die veranderingen hebben ook gevolgen voor de werkvloer, vertelt Van Leest. Citrix, leverancier van IT-producten die de werkplektransformatie ondersteunen, heeft ervaring opgebouwd met de impact van die transitie op de organisatie als geheel. “Geografische afstanden vormen steeds minder een belemmering voor samenwerking, zowel voor korte projecten als permanente teams. Dat vraagt bijvoorbeeld van werkgevers dat ze ruimte scheppen voor specifieke behoeftes. In ons Nederlandse kantoor hebben we bijvoorbeeld focus area’s en kleinere phone booths waar geconcentreerd gewerkt of gebeld kan worden, maar ook een grote ruimte met zitjes rond een bijzonder goede koffiebar. We hebben meeting rooms die je online kunt boeken met alle middelen die je nodig hebt, inclusief webcams, audio en grote schermen. Bij de ingang staan lockers voor iedereen: als je je werkplek verlaat ruim je je spullen op – persoonlijke spullen en toetsenbord gaan in je locker, daar ligt de volgende keer dat je weer op kantoor komt ook je post.” 

 

Denken over een andere inrichting dwingt werkgevers ook rekening te houden met het feit dat de behoeften van al die medewerkers verschillen, niet alleen per functie, maar ook per mens: waar sommigen floreren bij een hoge mate van flexibiliteit, functioneren anderen beter in een vaste werkomgeving – al was het maar omdat bijvoorbeeld een receptie per definitie bij de voordeur hoort te staan. Maar ook flexibele werkers hebben wensen. Van Leest: “Het is belangrijk dat werknemers een werkplek kunnen vinden die past bij de taak die ze op dat moment uitvoeren, maar ook dat ze ongeacht de locatie op een veilige manier kunnen beschikken over de data, de apps en de communicatiemiddelen die met hun functie verbonden zijn – zelfs als dat ergens ver buiten de eigen kantooromgeving is.” 

 

De technische uitdaging om een dergelijke omgeving op een veilige, betrouwbare en gebruiksvriendelijke manier in te richten is groot, maar overkomelijk als IT daar tijdig bij wordt betrokken. De ontwikkelingen op IT-gebied zijn inmiddels zo ver dat een flexibele, toekomstbestendige én veilige bedrijfsomgeving uitstekend te realiseren zijn. Maar de techniek is niet het enige verhaal. Minstens zo belangrijk is hoe de verandering gemanaged wordt. Want hoewel deze verandering sommige mensen niet snel genoeg kan gaan, kunnen anderen tegen onverwachte verrassingen aanlopen. In de praktijk verdienen de volgende uitdagingen bijvoorbeeld vaak aandacht:

 

– Identiteit. Mensen vinden het vaak prettig zich ergens thuis te voelen en een plek voor zichzelf te hebben. In plaats van een plantje of een foto op het bureau, verhuizen ook dergelijke zaken nu in digitale vorm naar de smartphone, tablet en laptop.

 

– Etiquette. Als iedereen zelf zijn of haar werkplek kiest, wordt het nog belangrijker dat mensen rekening houden met collega’s. Aan de ene kant is het goed omgangsvormen af te spreken, aan de andere kant is het het overwegen waard simpele hulpmiddelen aan te bieden, zoals geluiddempende koptelefoons, of desinfecterende doekjes om even een tafeltje af te nemen.

 

– Status. In de ‘oude’ kantooromgeving maakte het nog een verschil welk kantoor je kreeg toegewezen. Nu iedereen gelijke kansen heeft, is het belangrijk andere faciliteiten aan te bieden die mensen de gelegenheid geeft zich te onderscheiden – denk aan fitness- en recreatieruimtes, een café, een terras – plaatsen waar mensen sociale interactie kunnen vinden.

 

Het ontwerp van de fysieke ruimte voor deze nieuwe situatie is een uitdaging op zich. Mits goed uitgevoerd, ontstaat een ruimte waar mensen graag naartoe komen; een gemeenschapsruimte die uitnodigt tot interactie, samenwerking, leren en sociaal samenzijn. Dat versterkt de band met het bedrijf en leidt tot grotere betrokkenheid en hogere loyaliteit. De andere kant van de medaille is de uitdaging een werkplek voor dynamisch en mobiel personeel zo in te richten dat er ruimte is om pieken op te vangen, zonder in rustiger perioden grote gaten te laten vallen. Oplossingen worden vaak gevonden in modulaire ruimtes met verplaatsbare wanden, multifunctionele kamers en zelfs meubilair dat op verschillende manieren gebruikt kan worden.

 

Citrix heeft inmiddels wereldwijd ervaring opgebouwd met werkplektransformatie – niet alleen bij klanten, maar ook in de eigen kantoren. “Practise what you preach”, meent Van Leest. “In sommige gevallen zijn hele nieuwe kantoorpanden ingericht, compleet met daktuinen, gamerooms, cafetaria, sportvelden en yogastudio’s, maar zover hoeft het niet altijd te gaan. Je kunt ook creativiteit stimuleren door bijvoorbeeld whiteboards op te hangen op plaatsen waar mensen veel samenkomen, zoals in de kantine of bij de koffie-automaat. Je kunt het gevoel van anonimiteit wegnemen door ruimtes herkenbaar te maken en namen te geven, en bijvoorbeeld wegwijzers op te hangen zodat flexwerkers niet verdwalen.” Het spreekt voor zich dat bij Citrix alle werknemers overal beveiligde toegang hebben tot hun eigen data en applicaties.

 

Het effect van de werkplektransformatie is bij Citrix duidelijk merkbaar, vertelt Van Leest. De overhead loopt terug doordat de flexibele manier van werken ruimte biedt aan meer medewerkers op minder vierkante meters (tot 50% efficiënter gebruik van de ruimte en lager energieverbruik). Medewerkers rapporteren ook meer creatieve energie, betere samenwerking en vaker onderling contact (intern onderzoek noemt verbeterpercentages van 40 tot 75%). “Een bijkomend voordeel is de nauwe samenwerking die is ontstaan tussen de faciliteits- en IT-managers, die het optimaliseren van de productiviteit tot hun gezamenlijk doel hebben gemaakt.”

 

De digitale werkvloer heeft grote voordelen voor zowel werknemers als de organisatie als geheel. Mensen voelen zich prettiger onder de flexibele mogelijkheden en de nieuwe voorzieningen die ze krijgen aangeboden, en het bedrijf profiteert meetbaar van hogere productiviteit en lagere kosten. De sleutel ligt in het ontwerp van een kantooromgeving die ruimte biedt aan de persoonlijke en professionele wensen en behoeften van werknemers, in combinatie met technologie die effectieve samenwerking, voortdurende innovatie en hoge productiviteit actief stimuleert. Van Leest: “Het resultaat is een gezonde organisatie waar talent graag komt werken en blijft werken.”