De weg naar de toekomst voor HR

Door Erik ten Bruggencate, Country Manager Benelux bij Workday

De digitale transformatie stelt organisaties voor uitdagingen. Dat is een mooie open deur. Toch moeten organisaties wel een manier zien te vinden om met constante verandering om te gaan. Het belangrijkste daarbij is het vermogen om in te spelen op die verandering, of dat nou zit in mindset, planningsmethode of in de technologie die je gebruikt. Dat helpt om je voor te bereiden op de toekomst, waar die je ook naartoe zal voeren. 

HR speelt een belangrijke rol bij die noodzakelijke flexibiliteit en veranderingsgezindheid van een organisatie. Medewerkers zijn namelijk het hart van een veranderende organisatie. Meer flexibiliteit en veerkracht bij HR zijn noodzakelijk om met specifieke uitdagingen om te gaan: de nieuwe eisen aan competenties, het vinden en binnenhouden van talenten in een uiterst krappe arbeidsmarkt, de noodzaak van een gevarieerder personeelsbestand en de veranderingen die dat alles met zich meebrengt. Het toverwoord is agile: HR moet meer agile zijn om de organisatie als geheel te helpen meer agile te zijn.

Voor HR-professionals loopt de weg naar de toekomst – als we het over technologie hebben – in ieder geval via de cloud. In het recente Gartner rapport ‘2019-2021 Strategic Roadmap for HCM Technology Investments’ wordt gesteld dat in 2025 de helft van de middelgrote en grote ondernemingen in de wereld heeft geïnvesteerd in een human capital management (HCM)-systeem in de cloud voor HR-administratie en talentmanagement. Volgens het Gartner rapport helpt cloud-HCM-technologie om HR meer ‘agile’ te maken. Het draait overigens niet alleen om technologie. Het Gartner rapport stelt ook dat de belangrijkste ingrediënten voor de digitale transformatie zijn: de bereidheid om organisatiebrede veranderingen door te voeren, een goede afstemming tussen HR en IT en een strategische roadmap om een digitale werkomgeving te creëren. 

Oude processen in nieuwe systemen
De grootste fout die organisaties maken bij de overstap naar nieuwe technologie is dat ze bestaande processen in het nieuwe systeem proberen te proppen. Het succes van nieuwe HCM-technologie wordt juist bepaald door de open mindset van HR en de bereidheid om processen en structuren op de schop te gooien. Daarbij gaat het volgens de ‘2019-2021 Strategic Roadmap for HCM Technology Investments’ onder meer om het volgende: 
• een nieuwe inrichting van structuren: laat rigide hiërarchieën los en kies voor meer flexibele groepen, zoals teams en samenwerkingsverbanden;
• een andere kijk op vaardigheden: van de ouderwetse sets vaardigheden en competenties naar nieuwe, flexibele vormen;
• herinrichting van processen: op basis van de nieuwe inrichting van structuren en de andere kijk op vaardigheden. 

De herinrichting van een organisatie is uiteraard niet alleen afhankelijk van HR. In het Gartner rapport wordt wel gesteld dat HR het voortouw moet nemen. Maar andere afdelingen en disciplines moeten aansluiten. Vorig jaar werd in een interessant artikel in Deloitte Insights over wereldwijde HR-trends een vergelijkbare conclusie getrokken: dat C-level bestuurders niet in silo’s kunnen opereren. “Topbestuurders realiseren zich nu dat ze verder moeten kijken buiten hun functionele rollen en als team moeten optreden”, aldus het artikel. “In deze nieuwe constructie brengen C-level bestuurders de business unit en de functionele opdrachten samen met de teamvereisten die de functionele opdracht overstijgen. Op die manier kun je de organisatie als een agile netwerk leiden.”

Een mooi voorbeeld is het uitgeversbedrijf van de Cambridge Universiteit, Cambridge University Press. Daar heeft de HR-bestuurder haar organisatie geholpen de overstap te maken naar een nieuwe HCM-oplossing en haar ervaringen sluiten precies aan bij de bevindingen van het Gartner rapport en het Deloitte artikel. Cathy Armor: “Een van de beste beslissingen die we genomen hebben is een multifunctioneel projectteam in te richten met IT, HR, juridische zaken, salarisadministratie en projectmanagement. Je moet die stakeholders aan tafel hebben en zorgen voor het commitment van degenen die het project verder moeten helpen.”

Veel organisaties zitten halverwege de transitie
De digitale disruptie heeft in alle sectoren en op alle bedrijfsonderdelen invloed. HR is uiteraard geen uitzondering. Bij de keuze voor HCM-technologie moet je zowel de korte als de lange termijn in ogenschouw nemen, net als de ‘agility’ van de technologie. Nogmaals het Gartner rapport: “Veel organisaties zitten momenteel halverwege de transitie van on-premise oplossingen naar cloudapplicaties voor de belangrijkste HR- en talentmanagementprocessen.” 

Organisaties moeten nadenken over hun strategische roadmap en “hun totale HCM applicatielandschap nog eens goed bekijken en een plan maken voor de noodzakelijke veranderingen voor de komende jaren.” Daarbij komen vragen naar boven als:
• Wat zijn de voor- en nadelen van een structurele cloudoplossing voor HCM en Finance? Is de keuze goed geëvalueerd en onderbouwd?
• Hoe ziet de ontwikkeling van ons HCM-systeem eruit? Sluit ons innovatietempo aan bij de verwachtingen van onze stakeholders? Hebben we een roadmap voor toekomstige technologie en functionaliteiten? 
• Op welk onderdeel moet onze roadmap voor HCM-technologie verstevigd worden? Wat zijn de innovaties met de hoogste prioriteit die de herinrichting van onze organisatie ondersteunen? 

In 2025 heeft 20 procent van de organisaties in de wereld met meer dan 5.000 werknemers HR-innovatie in de praktijk gebracht om opkomende technologieën uit te proberen en in proefprojecten in te zetten. Dat stelt het Gartner rapport. Daarbij is het onduidelijk hoe die andere 80 procent zich voorbereidt op de toekomst van hun digitale werkomgeving. Maar als die zichzelf geen lastige vragen durven te stellen en zich opmaken voor verandering, dan bestaat het gevaar dat die toekomst er voor hen nogal somber uitziet.