De werkplek als tool voor transformatie

Door: Peter van Leest, Country Manager Benelux van Citrix

Over het inrichten van een werkplek wordt zelden echt goed nagedacht. Als een nieuwe werknemer op kantoor wordt geïnstalleerd, krijgt hij een pc of een laptop met de juiste accounts en rechten en toegang tot essentiële randapparatuur. Dat klinkt logisch en dat is het ook. Maar als het daarbij blijft, is dat wel een heel beperkte manier om iemand in staat te stellen zijn werk te doen. Veranderingen in benadering van vastgoed, technologie en menselijk gedrag maken een leuke, flexibele, tot samenwerking uitnodigende omgeving mogelijk die nieuwe werkstijlen faciliteert. Mits goed uitgevoerd levert dat gelukkigere en productievere werknemers op, en dankzij ruimtebesparingen kan het ook kostentechnisch nog eens heel aantrekkelijk zijn.

We zien nu de trend opkomen dat in nieuwe kantooromgevingen de inrichting niet meer volgens standaard kantoorvloerprincipes wordt ingedeeld. Werkplekarchitecten kijken bijvoorbeeld naar universiteiten, die ruimten functioneel indelen: de kantinestijl, waarin groepen samenkomen, labs waarin samenwerking wordt gestimuleerd en bibliotheken waar de focus ligt op het individu. Daarbij horen follow-me technologieën die intussen zo volwassen zijn geworden dat ze eenvoudig in gebruik zijn en zeer lage kosten met zich meebrengen. Bovendien kunnen ze worden geïntegreerd met bestaande infrastructuur, waardoor ze voldoen de aan geldende regels voor security en compliance.

Dat wil niet zeggen werkplektransformatie eenvoudig is. Veel organisaties falen omdat ze te weinig rekening houden met veranderend gedrag. Traditioneel denken maakt nog steeds dat managers de mogelijkheid willen hebben iemand fysiek te controleren. Jongeren kijken anders naar de wereld dan hun ouders deden. Ze staan, veel meer dan bestuurders denken, open voor werken op verschillende locaties en in aangepaste ruimten die zijn ingericht op en geoptimaliseerd voor een specifieke functionaliteit. We zien dat succes met werkplektransformatie nu met name behaald wordt door bedrijven met een relatief groot aantal ZZP’ers en externe partners – door de flexibeler indeling vinden zij gemakkelijker een plaats in de organisatie (letterlijk én figuurlijk), voelen ze zich meer betrokken en boeken daardoor ook betere resultaten.

Organisaties die met succes de werkplek weten te transformeren, zullen merken dat ook de houding ten opzichte van telewerken verandert. Het hoeft niets eens zo te zijn dat er vaker op afstand gewerkt wordt – het kan ook zijn dat er net zoveel medewerkers stoppen met telewerken als er beginnen, omdat ze niet langer door de pc aan een bepaald bureau zijn gebonden. Toen we bij Citrix in 2010 begonnen met werkplektransformatie, stopte de helft van de thuiswerkers juist met telewerken omdat zij merkten dat werken op het kantoor leuker en productiever was geworden, terwijl een vrijwel gelijk aantal collega’s juist gretig gebruikmaakte van de nieuwe vrijheid. 

Succesvolle organisaties weten daarmee de belangrijke ‘what’s in it for me’-vraag op een goede manier te beantwoorden en laten de transformatie, die klein kan beginnen, als een sneeuwbal van de heuvel door de verschillende afdelingen rollen. Wat we bij onze transformatietrajecten zien is dat gemiddeld 43% van de werknemers aangeeft productiever te zijn en dat maar liefst 91% vindt dat de werksfeer erdoor verbeterd is. Tel daarbij op dat de werkvloer tot 100% efficiënter wordt gebruikt, en je hebt een ‘triple win’ die je als organisatie eigenlijk niet mag laten liggen.