Dilemma’s die hybride werken in de weg zitten - en hoe ze op te lossen

Veel organisaties missen de ervaring om thuiswerk te professionaliseren. Leidinggevenden moeten daarvoor nieuwe managementstijlen hanteren en intrinsiek beheersen. Welke zijn dat?

Na jarenlang experimenteren is het tijd om hybride werken te professionaliseren. De drie sleutels hiervoor zijn vertrouwen, afstemming tussen werknemer en leidinggevende en een leidinggevende die zowel structuur als autonomie geeft.

Tot die conclusie komen onderzoeker Joni Delanoeije en Marijke Verbruggen, hoogleraar Work and Organisation Studies, beiden verbonden aan de KU Leuven. Zij inventariseerden kansen en valkuilen van thuiswerk versus kantoorwerk in het Tijdschrift voor HRM.

Zorgen voor een geïntegreerde visie

Volgens hen is het belangrijk dat organisaties nu keuzes maken over het inrichten van het hybride werken vanwege de war for talent. Maar Delanoeije en Verbruggen constateren in ook dat het bij de meeste organisaties nog ontbreekt aan een geïntegreerde visie op leidinggeven op afstand. Er is gewoon nog te weinig ervaring mee opgedaan.

Ze stellen dat elke organisatie daar een eigen strategie in moet ontwikkelen, al naar gelang mogelijkheden en voorkeuren. Het zijn vooral werknemers die vage werk-privé-grenzen verkiezen, en het bijvoorbeeld fijn vinden om werk- en privétaken af te wisselen, die de voordelen van telewerk ervaren. Wie werk en privé liever gescheiden houdt, vindt telewerk stresvoller en ervaart juist een slechtere werk-privécombinatie bij thuiswerk, aldus Delanoeije en Verbruggen. Individuele verschillen in privécontext en eigen voorkeuren maken dat een strikt ‘one-size-fits-all-beleid’ meer nadelen dan voordelen oplevert.

Creativiteit en flexibiliteit 

Thuiswerk past bovendien niet bij elke baan, omdat niet alle taken thuis uitgevoerd kunnen worden, zoals het geval is bij veel blauwe boorden-banen. Lukt thuiswerk niet om deze redenen, bied dan een alternatief aan om te voorkomen dat er een gevoel van ongelijke behandeling ontstaat, zo adviseren Delanoeije en Verbruggen.

Tegelijk zijn er nu ook banen die thuis uitgevoerd kunnen worden waar dat vroeger onmogelijk leek, bijvoorbeeld administratieve functies. Het vraagt volgens de Belgische wetenschappers creativiteit en flexibiliteit om hybride werken evenwichtig te faciliteren, zoals het herverdelen van taken binnen teams.

Cultuur van vertrouwen

Daarnaast bepaalt de organisatiecultuur het effect van thuiswerk Volgens Delanoeije en Verbruggen is een cultuur van vertrouwen een belangrijke voorwaarde om van werken op afstand een succes te maken. Het ondermijnen van deze autonomie door bijvoorbeeld strikte controle op de geleverde werktijd toe te passen, werkt averechts en ondermijnt de voordelen van telewerk. In dat geval is naar kantoor gaan toch de beste optie, concludeert het duo van de KU Leuven.

Ook de verwachtingen rond bereikbaarheid na de werkuren kunnen telewerkers beïnvloeden. Bij thuiswerk vervagen de grenzen tussen werk en privé en blijven werknemers na de werkuren bezig met het werk. Dit is niet altijd onwenselijk. Sommige werknemers werken lievere buiten kantoortijd om overdag iets meer tijd voor eigen zaken te kunnen vrijmaken. Maar al te grote eisen stellen aan bereikbaarheid buiten werktijd kan ten koste gaan van vitaliteit en productiviteit van werknemers.

Evenwicht tussen vrijheid en beperkingen

Dan is er nog de vraag wat de taak moet zijn van het kantoor. Het thuiskantoor als plaats voor individueel en geconcentreerd werk en het kantoor als een ruimte voor ontmoeting en innovatie: zo zal het nieuwe normaal er waarschijnlijk uitzien, aldus Delanoeije en Verbruggen. Een hybride werkvorm waarin beide locaties hun eigen rol spelen zal voor veel organisaties een betere manier van werken zijn. Vul de werklocatie dus niet rigide op één plek, maar wel flexibel in.

Maar pas op voor onbedoelde nadelen, zo klinkt de waarschuwing. Krijgen werknemers de vrije hand om te werken waar ze willen, dan komt er bijna niemand meer naar kantoor, zo wijst onderzoek uit. Ook niet de werknemers die dat graag willen, want hun collega’s zijn er toch niet.

Denk dus goed na hoe het hybride werken eruit gaat zien, zo is de wijze raad van Delanoeije en Verbruggen. Bij teveel vrijheid gaat de samenhang in de organisatie verloren, terwijl teveel beperkingen geen recht doen aan de behoeften van werknemers.