Directieteams matig te spreken over eigen effectiviteit

Hoewel de manier waarop een organisatie wordt geleid sterk bepalend is voor de performance, de slagvaardigheid en het vermogen om in te spelen op crises en ontwikkelingen, zien veel organisaties mogelijkheden voor verbetering. Veel directies scoren matig of slecht op corporate governance en beslissingsvaardigheid.

Daarbij zijn respondenten uit bedrijven die hoog scoren op efficiëntie en effectiviteit meer tevreden over de behaalde bedrijfsresultaten in termen van omzet, groei en winst.  Dat is althans de conclusie van een benchmarkonderzoek door Diligent naar de efficiëntie van directiemeetings en de effectiviteit van de directievoering in organisaties met gemiddeld 700 medewerkers.

Minder faciliteren, meer regisseren

Er is aan de deelnemers van de benchmark gevraagd hoe tevreden zij zelf zijn over de effectiviteit van hun directieteams. Hoewel met een 7,3 het gemiddelde redelijk is, geeft wel ruim de helft een 7 of lager. Opvallend is ook dat hoe dichter men bij het vuur zit, hoe ontevredener men is – met name het directiesecretariaat en de directieleden zijn matig te spreken over de effectiviteit.

Daarnaast heeft het grootste deel van de respondenten op dit moment een faciliterende rol. Deze groep zou graag meer regie willen hebben en meer willen sturen om de effectiviteit van het team te vergroten. Juist de respondenten met een regisserende rol zijn meer tevreden over de effectiviteit van het directieteam. Taken als het voorbereiden van de meetings en het uitwerken van notulen en besluiten kosten veel tijd, geven de respondenten aan. Hoewel de respondenten minder tijd zouden aan deze faciliterende taken zouden willen besteden, weten zij niet hoe ze dat voor elkaar zouden moeten krijgen.

Uitdagingen op optimaler te functioneren

Het merendeel van de respondenten vergadert wekelijks. Dat is in de handel en retail zelfs twee keer per week. Vaker dan deze frequentie vergaderen, zal de effectiviteit van vergaderingen niet ten goede komen. Daarentegen kan het gebruik van digitale hulpmiddelen wél leiden tot effectievere directievoeringen.

Waar kostenverlaging in 2017 op de vierde plaats in de lijst van prioriteiten van directieleden stond, staat dit nu op de eerste plek. Het verlagen van bedrijfskosten staat zelfs hoger dan bedrijfsinnovatie en klanttevredenheid. Een mogelijke verklaring hiervoor is de verslechterende economie ten gevolge van COVID-19. In onzekere tijden als de huidige zetten bedrijven in op het vergroten van hun buffers.

Vandaag de dag is er een aantal uitdagingen om het directieteam beter te laten functioneren. Uit de benchmark komen een aantal opvallende bevindingen naar voren: de noodzaak om optimaler te functioneren wordt onvoldoende gevoeld en de concrete vertaling van besluiten naar concrete projecten ontbreekt. Maar de allergrootste uitdaging is dat de waan van de dag regeert. De focus op dagelijkse zaken wordt namelijk als de grootste belemmering gezien om het directieteam (nog) beter te laten functioneren.

Gebruik technologische hulpmiddelen

Bijna alle ondervraagde bedrijven gebruiken technologische hulpmiddelen – zoals Teams, Slack, Skype en Dropbox – om directievergaderingen te ondersteunen. Er is meer nodig dan alleen voldoende actuele gegevens voor het kunnen nemen van de juiste beslissingen. Directieteams hebben ook technologische hulpmiddelen nodig om die gegevens te analyseren en presenteren.

Dat is één van de stappen die gezet moeten worden voor de digitale transformatie van het directieoverleg. Een mogelijke belemmering bij het creëren van de hiervoor benodigde tech-culture bij de directie is dat directieleden vaak van gevorderde leeftijd zijn. Uit de benchmark blijkt tevens dat directies niet voorop lopen bij het omarmen van nieuwe technologie.