Drie manieren om de ‘war for talent’ te winnen

De eerste artikelen die in de media verschenen over de zogenoemde ‘war for talent’ dateren alweer van een jaar of vijftien geleden. Door de bankencrisis, de wereldwijde recessie en de daarmee gepaarde gaande werkloosheid leek de discussie heel lang minder relevant, maar volgens mij is de vraag hoe je schaars talent kunt binnenhalen, binden en boeien echter actueler dan ooit.

Zoals voor elk aanvalsplan geldt, is het ook voor de war for talent van groot belang om over de juiste informatie en technologie te beschikken. Snelheid maken en op tijd bijsturen zijn hierbij eveneens onmisbaar. Hoe verwerf je de beste uitgangspositie? Eigenlijk hoef je maar drie dingen goed te doen.
Stel het individu centraal
Mensen zijn geneigd de oplossing voor een probleem te zoeken buiten de eigen organisatie. Ze realiseren zich niet dat ze dichter bij huis moeten blijven. Dit geldt in sterke mate voor de verborgen talenten in de eigen organisatie. Het is voor organisaties van levensbelang om een goed en actueel inzicht te hebben in de capaciteiten, sterke punten, voorkeuren, carrièredoelen, salarissen en het arbeidsverleden van alle individuele werknemers. Alleen door dergelijke inzichten te verwerven, kun je als werkgever de human resources op een andere, effectievere manier inzetten. Dit alles natuurlijk gericht op het ultieme doel: het bereiken van de bedrijfsdoelen. Een personeelsinformatiesysteem dat geen systematische methode bevat om de individuele vorderingen van werknemers te volgen en hen tijdig feedback te geven, is een wassen neus. Aan de eis van goed werkgeverschap is niet voldaan en werknemers worden niet uitgedaagd om topprestaties te leveren. Managers zoeken de oplossing meestal in het automatiseren van het traditionele HR-proces, maar om te achterhalen wat voor vlees je echt in de kuip hebt, komt veel meer kijken. Je moet over een systeem beschikken dat op een continue basis inzicht en feedback geeft in het dagelijks functioneren van medewerkers. Hier komen de HR-teams in beeld. Zij kunnen het verschil maken door het individu wel écht centraal te stellen en verder te kijken dan hun neus lang is.
Is het niet vreemd dat de meeste ondernemingen wel heel gedetailleerd bijhouden hoeveel kantoormeubilair en computers ze in huis hebben, maar nauwelijks inzicht hebben in de intrinsieke motivatie van de mensen die de producten en diensten verkopen? Terwijl de controller nauwkeurig de afschrijvingstermijnen van de computers bijhoudt, missen lijnmanagers belangrijke signalen over het aanstaande vertrek van de topverkoper die elders een beter aanbod krijgt. Dit gebeurt simpelweg omdat cruciale gegevens ontbreken. Traditionele HR-systemen verwerken weliswaar de belangrijkste personeelsgegevens, maar zijn niet ontworpen om werknemers continu feedback te geven over hun prestaties of carrièredoelen. Laat staan dat ze de managers in staat stellen om de talenten tijdig op te sporen en te volgen.
Het verkrijgen van dit soort inzichten is slechts mogelijk met een personeelsinformatiesysteem dat is ontworpen vanuit het perspectief van de betrokken medewerkers en niet vanuit de invalshoek van de personeelsmanager. Managers zijn naarstig op zoek naar een gebruiksvriendelijker alternatief, een systeem dat niet alleen gegevens verzamelt over de capaciteiten en sterke en zwakke punten van medewerkers, maar managers en medewerkers ook handige analytische tools in handen geeft. Alleen op die manier kom je er achter of je de juiste mensen voor de juiste posities in huis hebt. Als je
vervolgens in staat bent het toptalent op het juiste moment te belonen met een interessante promotie, sla je twee vliegen in één klap. Je hebt een veelbelovende medewerker behouden voor de organisatie en je hoeft niet hals over kop op een gespannen arbeidsmarkt te zoeken naar kandidaten om de ontstane vacature op te vullen.
Maak van personeelsplanning een continu proces
De oorlog om talent zul je nooit winnen met een personeelsplanning die is ontwikkeld aan het begin van het jaar en die slechts periodiek wordt geëvalueerd aan de hand van de oorspronkelijke doelen. 
Dit komt doordat alle externe omstandigheden voortdurend aan verandering onderhevig zijn. De economie, wet- en regelgeving, marktomstandigheden, vraag en aanbod op de arbeidsmarkt en concurrentieverhoudingen veranderen aan de lopende band. Pas als je kunt beschikken over accurate gegevens die zich op elke moment kunnen aanpassen aan de personeelsbehoefte, kom je in de buurt van het ideaal plaatje waarin  je op het juiste moment kunt beschikken over de juiste mensen. En is dat niet waar die hele war for talent om begonnen is?
Om continue personeelsplanning in de praktijk te brengen en het grote vraagstuk van talentmanagement adequaat te kunnen oplossen, moeten de managementteams wel kunnen beschikken over relevante gegevens over hun talenten. Als ze daarnaast ook nog eens in staat zijn deze gegevens te combineren met externe informatie over de arbeidsmarkt en salariseisen en operationele gegevens die afkomstig zijn van de verkooppunten en CRM-systemen, dan zijn ze spekkoper. Het juiste HR-systeem is in staat om alle gegevens te combineren en te analyseren en wel direct vanuit het basissysteem.
Cultiveer een gemeenschappelijke wervingsstrategie 
De meest voor de hand liggende uitbreiding van personeelsplanning is sourcing. Met andere woorden, wie zijn de belangrijkste toeleveranciers van de veelbelovende nieuwe talenten die onze onderneming op een hoger plan kunnen tillen? We weten allemaal dat samenwerking de sleutel tot succes is. Hiring managers en externe recruiters moeten intensief samenwerken om de juiste beslissingen te nemen en de felbegeerde talenten zo snel mogelijk vast te leggen.
Met de traditionele legacy applicant tracking systemen (ATS), een softwaretoepassing die gebruikt wordt door recruiters om een gedeelte van de werving- en selectieprocedure te structureren en deels te automatiseren, winnen we de war for talent helaas niet. Dergelijke geïsoleerde systemen zijn volledig losgekoppeld van alle andere HR-disciplines. Deze systemen zijn vooral ontworpen met het oog op compliancy en ondersteunen managers bijvoorbeeld niet bij het checken van referenties of het evalueren van interne kandidaten. 
De ATS-systemen zijn meestal te complex en niet gebruiksvriendelijk. Dit verklaart wellicht waarom veelbelovende kandidaten eerder worden aangetroffen in spreadsheets en in de e-mailboxen van de lijnmanagers dan in het ATS-systeem. Het echte werven moet vanuit het basis HRM-systeem plaatsvinden, waardoor de hele cyclus van personeelsplanning, inhuren, aannemen en afscheid nemen van werknemers op een centrale en overzichtelijke plaats gebeurt.
De zoektocht naar de meest getalenteerde werknemers is een gezamenlijk en continu proces dat moet meegroeien met de technologische ontwikkelingen. Het raadplegen van de gegevens op mobiele systemen zoals smartphones en tablets is net zo belangrijk als de toegang via laptops en desktop computers, omdat het hele werving- en selectieproces een dynamisch proces is en zich niet afspeelt vanaf een statische werkplek. Het werven en selecteren van kandidaten en zelfs het doen van een aanbod gebeurt tegenwoordig “on the fly”. We leven immers in een tijdperk waarin  “always on” de norm is. Last but not least, de snelheid van handelen is cruciaal. Het komt in de praktijk te vaak voor dat dat de perfecte kandidaat voor de functie op het allerlaatste moment laat weten dat hij of zij net een ander, beter, aanbod heeft geaccepteerd en zich daarom terug trekt uit de procedure.
Pas als ondernemingen bereid zijn om voortaan het individu centraal te stellen en een gebruiksvriendelijk realtime systeem van personeelsplanning op te zetten dat wordt gekoesterd door iedereen in de organisatie, kunnen ze een concurrentievoordeel op de arbeidsmarkt ontwikkelen. Alleen op die manier maken ze kans om de war for talent te winnen. Er is volgens mij geen tijd te verliezen, omdat ik denk dat deze war for talent permanent woedt.
Dit artikel is geschreven door: Leighanne Levensaler, Vice President, Human Capital Management Products, Workday

Gerelateerde artikelen