Herstelprogramma helpt overprikkelde leider weer in de prestatiemodus en burn-out te voorkomen

Een derde tot twee derde van de leiders slaagt er niet in om de prestatiemodus te bereiken: de omstandigheden waarin ze kunnen presteren volgens de verwachtingen. Komen ze in die omstandigheden, dan is dat van korte duur. Die continue strijd om de verwachtingen waar te maken is een bron van burn-out bij leiders.

“Werknemers die minder tijd doorbrengen tussen collega’s raken gemakkelijk de verbinding kwijt met de organisatie waarvoor ze werken”

Dat wijst onderzoek uit van Susan Goldsworthy hoogleraar leiderschap, communicatie en organisatieverandering bij businessschool IMD in het Zwitserse Lausanne. Daar is ze tevens directeur van het IMD Executive Coaching Certificate en programmadirecteur van het Leading Sustainable Change-programma.

Voor haar onderzoek verzamelde Goldsworthy gedurende 2020 informatie van zesduizend leiders. Volgens Goldsworthy heeft het hybride werken met het vele thuiswerken daaraan bijgedragen. Werknemers die minder tijd doorbrengen tussen collega’s raken gemakkelijk de verbinding kwijt met de organisatie waarvoor ze werken. Onderzoek van Microsoft’s Human Factor Labs heeft aangetoond dat de vele virtuele vergaderingen gedurende een langere periode een stressfactor van belang vormen.

Herstel en ondersteuning

Zodra die stress doordringt tot het management, gaat de kwaliteit van besluitvorming en communicatie achteruit. Voldoende hersteltijd ontbreekt, zo stelt Goldsworthy. In plaats van sociale activiteiten te ondernemen, zonderen mensen zich af, geven zich over aan prikkels via internet of tv, drinken te veel koffie en alcohol en krijgen te weinig gezonde slaap.

Het is volgens Goldsworthy aan werkgevers om hun leiders te helpen om op een goede manier de prestatiezone te bereiken, zonder op de toppen van hun tenen te moeten lopen. Dit is in het belang van bedrijven zelf. Aan CHRO’s de taak om een andere organisatiecultuur te stimuleren die leiders overtuigt om gezonder gedrag te vertonen dat minder stress veroorzaakt en leidt tot betere besluiten en hogere prestaties.

Op vijf manieren kunnen organisaties dit productieve gedrag stimuleren:

1. Ruimte voor gevoelens

Het eerste advies van Goldsworthy is om veilige ruimtes te creëren waarin mensen vrijuit kunnen praten over hun gevoelens, zonder dat ze daarop worden afgerekend. Ze moeten daar kunnen praten over hun gevoelens van uitputting en moedeloosheid, zonder te worden tegengesproken of waarin hen meteen oplossingen worden aangereikt.

Oplossing van de problemen moet in deze ruimtes namelijk vooropstaan, aldus Goldsworthy. Het belangrijkste is dat mensen in staat worden gesteld om hun emoties te delen en zich daarbij veilig te voelen. Gehoord worden door en begrip van collega’s zorgen voor rust, een voorwaarde voor een betere concentratie op het werk. Dit soort gesprekken moet waar mogelijk regelmatig plaatsvinden, vooral in teams op afstand waar mensen via schermen verbinding maken.

2. Noteer de obstakels

Schrijf de dingen op die je niet kan veranderen, zo luidt de tweede tip van Goldsworthy Noteer alles wat in de weg zit, zoals grootse conceptie, geopolitieke spanningen of oorlogen met impact op de organisatie. Het kan echter ook gaan om spanningen in het eigen leven, zoals relatieproblemen of moeite met de opvoeding van kinderen. Alles op en buiten het werk waar een leider wakker van kan liggen.

Hang dit papier met problemen aan een whiteboard of een prikbord, zodat iedereen ze tot zich kan laten doordringen. De impact ervan is herkenbaarder dan leiders beseffen: iedereen worstelt met onoplosbare problemen op thuis en op het werk. De openlijke erkenning van deze overmacht ten overstaan van collega’s versterkt de teamdynamiek, stimuleert empathie en leidt tot wederzijds begrip.

Goldsworthy adviseert leiders om nog een stap extra te zetten: schrijf ook op waar je wel invloed op hebt. Dat geeft een gevoel van houvast en opluchting en geeft ruimte om weer over het werk na te denken.

3. Pauzeer tussen de vergaderingen door

Onderzoek van Microsoft laat zien hoe stress zich ophoopt als gevolg van opeenvolgende vergaderingen. Dit probleem laat zich eenvoudig verhelpen: plan korte pauzes tussen de vergaderingen door. Zelfs een onderbreking van tien minuten waarin mensen even afstand nemen van de professionele omgeving, volstaat om de geest weer fris te krijgen.

“Het heeft geen zin als de CHRO pauzes van tien minuten voorschrijft terwijl de CEO in die tijd op volle kracht doorgaat met overleg”

Let er wel op dat leiders het goede voorbeeld laten zien, zo waarschuwt Goldsworthy. Het heeft geen zin als de CHRO pauzes van tien minuten voorschrijft terwijl de CEO in die tijd op volle kracht doorgaat met overleg.

4. Zorg voor de goede ademhaling

Vergaderingen die beginnen met een paar minuten ademhalingsoefeningen zijn allang geen uitzondering meer. Adem kan een belangrijk medicijn zijn tegen stress. Het gaat om oefeningen om rustig in- en uit te ademen. Neurowetenschappelijk onderzoek toont aan dat we stress kunnen verlichten door het parasympathische zenuwstelsel te activeren door middel van gecontroleerde ademhaling.

Een goede oefening is is de 4, 7, 8-techniek: adem vier tellen diep in door de neus, houd zeven tellen vast en adem acht tellen uit door de neus of mond.

5. Verminder de schermtijd

Voer de regel in dat mensen hun mobiele telefoons niet meenemen naar een vergadering. Zo is er geen ontsnapping meer mogelijk via het scherm, maar richten mensen hun aandacht op de collega’s bij de bijeenkomst. Dat vergroot de mogelijkheid om relaties op te bouwen of bij te werken.

Het is wat langer bekend dat de digitale verbinding bijdraagt aan stress. Elke pauze wordt gebruikt voor scrollen en prikkels via het scherm. Elke vorm van ontspanning wordt daardoor ondermijnd. Er zijn al organisaties waarbij leiders hun telefoons niet meenemen naar huis.