Als u een reorganisatie overweegt, kunt u ter voorbereiding in elk geval uw gedachten ordenen aan de hand van de volgende handreikingen.

* Bedenk wat voor organisatie u kunt en wilt zijn. Waar bent u van, waar wilt u zich op richten. Wie of wat is daarvoor nodig en wie of wat mogelijk minder of niet. Dit gaat over de visie ten aanzien van uw organisatie.
 
* Zorg voor een heldere businesscase.

* Overweeg alternatieven en bepaal waarom deze minder geschikt zijn dan het scenario dat u voor ogen heeft. Uiteindelijk zult u dit moeten kunnen toelichten. Denk bijvoorbeeld aan de Ondernemingsraad (OR) in het kader van het adviestraject op grond van artikel 25 van de Wor, maar ook aan de eventuele ontslagprocedure bij UWV. U zult moeten uitleggen waarom een beroep op de NOW-regeling niet gedaan kon worden of waarom deze maatregel niet voldoende is (geweest). UWV toetst dit niet uitgebreid, maar kijkt in ieder geval tijdens de NOW periode of u in redelijkheid tot een ontslagprocedure heeft kunnen komen ondanks het bestaan van de steunmaatregel van de overheid. 

* Breng het huis op orde. Hiermee bedoel ik dat u uw personeelsbestanden naloopt en op orde brengt en waar nodig ook de dossiers. Zijn de dossiers compleet? Kloppen functies en beschrijvingen nog?

* Zorg dat u weet wat op dit moment de relevante wet- en regelgeving is. Baseer u op actuele informatie. Denk hierbij vooral aan het Burgerlijk Wetboek, de Ontslagregeling, de UWV uitvoeringsregels die gelden bij ontslag om bedrijfseconomische redenen, de Wet Melding Collectief Ontslag, de Wet op de ondernemingsraden en eventueel de SER Fusiegedragsregels. Denk ook aan de regelingen omtrent de wettelijke transitievergoeding en de NOW-regeling inclusief de eerder genoemde boete die ten laste komt van de subsidie indien u gaat reorganiseren.

* Wees u ervan bewust dat de term ‘bedrijfseconomische redenen’ breed is. Hier kunnen verschillende redenen onder liggen. Denk aan de wens de organisatie anders in te richten, maar ook een slechte financiële situatie, werkvermindering, afstoten van bepaalde activiteiten of zelfs een algehele bedrijfssluiting. Ga goed na wat er bij u speelt. Eén van deze redenen of een combinatie? Dat maakt uit voor de onderbouwing van uw stukken. UWV vereist bijvoorbeeld andere bijlagen afhankelijk van de gekozen ontslaggrond(en).

* Weet wat er in Nederland en/of in uw branche gebruikelijk is als het gaat om sociale plannen. AWVN beschikt over veel data om u te kunnen voorzien van deze informatie. Dergelijke benchmarks zijn handig bij uw voorbereiding en kunnen helpen in het overleg met de OR, vakbonden en andere stakeholders. 

* Ga na of er op grond van de eventueel toepasselijke cao bepaalde verplichtingen gelden richting de medezeggenschap en/of vakbonden en wat de cao zegt over reorganisaties en uw verplichtingen richting werknemers. Sommige cao’s kennen uitgewerkte regelingen die iets zeggen over het proces of aanspraken bij reorganisaties, zoals ontslagvergoedingen.

* Zorg dat u weet wanneer wet- en regelgeving van u vraagt de medezeggenschap en vakbonden te betrekken. En zijn er nog andere stakeholders waar rekening mee moet worden gehouden?

* Informeer de OR zo vroegtijdig mogelijk en betrek hen in het proces. Dat is belangrijk voor het begrip en draagvlak. De OR is ook een belangrijke schakel richting medewerkers.

* Zodra het mogelijk is: informeer medewerkers, op hoofdlijnen. U mag nog geen individuele gesprekken voeren voordat het adviestraject met de OR is afgerond en er een uitvoeringsbesluit is genomen.

* Zoek een deskundige adviseur en betrek deze tijdig! Dat is relevant om te voorkomen dat in een vroeg stadium cruciale zaken over het hoofd worden gezien of onjuist worden ingestoken. 

* Vorm een kernteam dat snel met elkaar kan schakelen. Als dat niet live kan, dan via een online faciliteit.

* Zorg voor adequate berekeningen of het nu gaat om afvloeiingsregelingen of de toepassing van het afspiegelingsbeginsel.

* Denk ook aan het inschakelen van (externe) deskundigheid op het gebied van interne- en crisiscommunicatie. 

* En wat na de reorganisatie? Een reorganisatie geeft druk op de arbeidsverhoudingen. Zorg voor de achterblijvers is ook essentieel.