Hoe een betere leider te zijn en om te gaan met volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit

Van alle leiders kunnen degenen die over visionaire kwaliteiten beschikken het beste omgaan met volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit. Dat was de conclusie van het U.S. Army War College in de late jaren 80, dat met een VUCA-framework kwam nadat de val van de Sovjet-Unie een piek in wereldwijde instabiliteit had veroorzaakt. ‘Visionair’, dat wil zeggen: met een visie op de toekomst die algemeen genoeg was om te worden aangepast aan veranderende omstandigheden, maar toch nauwkeurig genoeg om concurrentievoordeel op te leveren.

In de nasleep van de wereldwijde financiële crisis van 2008 publiceerde de Harvard Business Review een vierdelige serie over VUCA waarin de belangrijkste kenmerken van visionair leiderschap nader werden uitgewerkt: flexibiliteit, samenwerking, vooruitziendheid, actief luisteren, duidelijke communicatie.

Een tekortkoming van deze theorieën is alleen dat ze beter zijn in het beschrijven van leiders dan in het produceren ervan: ze maken duidelijk wat goede leiders deden, maar leggen niet uit hoe anderen zich dat gedrag eigen kunnen maken. Dat schrijven Angus Fletcher (professor in ‘story science’), Thomas L. Gaines (militaire trainer) en Brittany Loney (hersenwetenschapper) in een nieuw artikel in de Harvard Business Review. Zij hebben samengewerkt met het Amerikaanse leger om nieuwe technieken te ontwikkelen om effectieve plannen en strategieën te initiëren in snel veranderende en onzekere omstandigheden.

In het artikel leggen ze uit hoe het vermogen om goed te kunnen functioneren als leider in VUCA-situaties kan worden ontwikkeld en getraind.

Nieuwe mindset

De sleutel tot goed leiderschap in een VUCA-omgeving is besluitvorming op basis van weinig data. Om deze kracht te activeren, is het belangrijk om te focussen op ‘uitzonderlijke informatie’. Hiervoor is wellicht een andere mindset nodig, die lijkt op die van een kind. “Om terug te keren naar die mindset van vroeger, dien je de vooringenomenheid van je volwassen brein ten opzichte van abstract redeneren achter te laten. Richt je in plaats daarvan op het identificeren van wat uniek is aan elke persoon die je ontmoet en elke plaats die je bezoekt – zoals hoe een bedrijfsaccountant zijn avonden besteedt aan het bestuderen van Nigeriaanse poëzie, of hoe een lokale chef twee specerijen mengt zoals niemand anders dat doet. Je zult merken dat je uitzonderlijke informatie oppikt wanneer je die kinderlijke kracht ervaart om nieuwe toekomstdromen te creëren en je voor te stellen wat er daarna zou kunnen gebeuren.”

Drie technieken

Vervolgens geven ze ‘nu je je mindset hebt verschoven, drie technieken om jezelf te trainen om beter leiding te geven in een VUCA-omgeving’:

1. Stel actieve vragen. In VUCA-situaties is het effectiever om actieve vragen te stellen die uitzonderlijke informatie naar voren brengen. Dit omvat het stellen van vragen zoals “Wat, Wie, Wanneer, Waar, Hoe” in plaats van “Waarom.” Het doel is om verrassende antwoorden te krijgen die nieuwe perspectieven bieden. Door vragen te stellen als “Wat doe je in het weekend?” kunnen ze diepere inzichten krijgen in de behoeften en zorgen van hun teamleden.

2. Optimaliseer niet het plan, maar optimaliseer de planner. In plaats van te vertrouwen op een enkelvoudig plan, moeten leiders zich voorbereiden op alle mogelijke scenario’s, met name de extreme en ongekende. Dit helpt leiders zich aan te passen en dynamisch te reageren wanneer plannen falen. Dit vereist het ontwikkelen van planners die dynamisch kunnen herzien en aanpassen.

3. Gebruik ‘emotie reset’ om met angst en woede om te gaan. In plaats van angst en woede te onderdrukken, moeten leiders deze emoties gebruiken als waarschuwingssignalen voor de aanwezigheid van VUCA-omstandigheden. Door herinneringen aan succesvolle aanpak van vergelijkbare situaties op te roepen (een ‘emotie reset’), kunnen leiders hun reactie op deze emoties beheren en effectiever handelen. “Het helpt je om snel te beoordelen of je reactie van vechten of vluchten in overeenstemming is met de werkelijke situatie. Als je merkt dat je angst en woede verminderen wanneer je deze emotie-reset toepast, is het mogelijk dat je overdreven reageert. In dat geval is het verstandig om vast te houden aan je bestaande plannen en informatie te blijven verzamelen. Als je echter merkt dat je angst en woede niet afnemen wanneer je deze emotie reset toepast, is urgentie geboden. In dit geval is het van essentieel belang om snel te reageren door je plannen te herzien en doortastend op te treden.”