Hoe een “zero-email”-bedrijf de productiviteit verhoogt

Cijfers van de Radicati Group, dat wereldwijde gebruikscijfers verzamelt van onder meer e-mail, sms, sociale netwerken en beveiliging, tonen aan dat werknemers dagelijks gemiddeld 112 e-mails verzenden en ontvangen. De effecten daarvan liegen er niet om. In 2001 onderzocht professor Thomas Jackson van de Engelse Universiteit van Loughborough het gebruik van e-mail door medewerkers van de Danwood Group. De resultaten staan in het rapport “The Cost of Email Interruption”.

Forse afbreuk aan de productiviteit

Daaruit blijkt dat de onderzochte medewerkers net zo vaak waren afgeleid door hun email als door inkomende telefoongesprekken. 85% van de medewerkers reageerde binnen 2 minuten op een ingekomen e-mail, 70% zelfs binnen 6 seconden. Gemiddeld duurt het vervolgens 64 seconden voor de medeweker zijn aandacht weer volledig heeft gericht op zijn eigenlijke taak. Afhankelijk van het aantal e-mails per werkdag kan dat de productiviteit fors ondermijnen.

 

De impact daarvan moet niet onderschat worden. Volgens het CBS-rapport “Welvaartsgroei en productiviteit” uit 2008 is de toename van de arbeidsproductiviteit altijd een belangrijke motor geweest achter de welvaartsgroei. En voor individuele bedrijven is productiviteitstijging de belangrijkste factor om de winstgevendheid te vergroten. Het gaat daarbij om meer dan alleen arbeidsproductiviteit, maar het zal duidelijk zijn dat een verminderde arbeidsproductiviteit de winstgevendheid niet helpt.

Monitoren van het email-gedrag

Steeds meer werkgevers erkennen dit probleem. Uit een onderzoek door het Amerikaanse Careerbuilder blijkt dat 1 op de 4 werkgevers emailverkeer als een hoofdoorzaak ziet van taakonderbrekingen door werknemers. Evenveel werkgevers monitoren het email-gedrag van medewerkers dan ook.

Het brengt David Burkus, auteur van het boek Under New Management, in de Harvard Business Review tot de constatering dat je e-mail inmiddels kunt beschouwen als een vorm van kennisvervuiling. Burkus haalt Thierry Breton aan, CEO van de Franse vestiging van Atos Origin. Breton zag dat zijn medewerkers voortdurend afgeleid leken te zijn door de stroom van e-mails, die ze elke dag ontvingen. Dus nam hij stappen om de vermeende negatieve effecten hiervan op de productiviteit van het bedrijf te ondervangen.

Ombouwen tot een “zero-email”-bedrijf

Begin 2011 kondigde Breton een verbod aan op e-mail en zei Atos in drie jaar te willen ombouwen tot een “zero-email”-bedrijf. Zelf was Breton al vijf jaar daarvoor gestopt met het gebruik van e-mail, omdat het zijn productiviteit hinderde. Blijkbaar vond de voormalige Franse minister van Financiën en oud-hoogleraar aan de Harvard Business School het tijd om de hele organisatie ervan te laten profiteren.

Atos voerde geen volledig verbod in op elektronische communicatie. In plaats daarvan bouwde het bedrijf voor de hele onderneming een sociaal netwerk rond de circa 7500 interne gemeenschappen die aan verschillende projecten samenwerken. De leden van deze gemeenschappen moeten zelf initiatief nemen om te participeren in de groepsdiscussie. Zo daalde het gemiddelde e-mailgebruik van circa 100 e-mails per week per werknemer tot minder dan 40.

Spectaculaire daling van het stressniveau

Daarnaast heeft het inperken van e-mailgebruik ook nog indirecte effecten. Onderzoekers van de University of California rapporteerden in 2012 een spectaculaire daling van het stressniveau bij medewerkers, nadat deze geen toegang meer hadden tot e-mail. De betrokken medewerkers hadden een lagere gemiddelde hartslag, voelden zich meer ontspannen, waren beter geconcentreerd en productiever dan onder hun normale werkomstandigheden.

Natuurlijk moeten werkgevers het gebruik van online media door medewerkers niet domweg afschaffen, als dat al haalbaar zou zijn. Maar het ontwikkelen van een alternatieve communicatievorm of tenminste het vaststellen richtlijnen om de “open-ratio” van e-mails te verlagen, zou wel eens positieve effecten kunnen hebben.

En dan hebben we het nog niet eens gehad over de effecten van 24/7 online zijn, sms-verkeer en sociale media…

Toine Al

HR-specialist, publicist, vakjournalist en spreker