Hoe je met veiligheid de basis legt voor een optimale employee experience

Door Sascha Becker, managing partner PROOF

Het investeren in de ontwikkeling van vaardigheden die nodig zijn om onder andere een veilige werkomgeving te creëren, levert een organisatie veel op: medewerkers die willen, durven en kunnen bijdragen aan het waarmaken van de ambities van een organisatie.

“Het wordt dan ook tijd dat we van praten over veiligheid naar doen gaan. Aan het doen ontbreekt het namelijk”

Ook het organiseren van gesprekken waarin ruimte is voor méér dan alleen werk en regelmatig feedback ophalen bij medewerkers, draagt bij aan het creëren van een waardevolle employee experience. Veiligheid is de basis om een oprechte dialoog met elkaar aan de kunnen gaan.

En daarom zo ontzettend belangrijk om als organisatie succesvol te zijn. Het wordt dan ook tijd dat we van praten over veiligheid de stap zetten naar doen. Aan het doen ontbreekt het namelijk.

Afgelopen jaar stonden de media met regelmaat vol over het ontbreken van veiligheid in organisaties. Over percepties en belevingen. En vooral over het gebrek aan empathisch leiderschap, duidelijke afspraken over kaders, rollen en verantwoordelijkheden van leidinggevenden.

Kloof tussen medewerker en leidinggevende

Volgens recent onderzoek heerst er een kloof in de perceptie tussen medewerker en leidinggevende: veel medewerkers voelen zich onveilig en zijn hierdoor ongelukkig, maar leidinggevenden kunnen of willen dit niet zien (How companies can make life better for their most important assets, Capgemini Research Institute, 2022).

“Juist nu we ons massaal afvragen hoe we collega’s kunnen behouden, is het aanstellen van de juiste leidinggevenden met de juiste vaardigheden en capaciteiten de sleutel tot succes”

Het ervaren van een onveilige werksfeer zorgt uiteindelijk voor vertrek van medewerkers. Zo laat onderzoek van Gallup zien dat de leidinggevende, die niet in staat is om onder andere een veilige werkomgeving te creëren, de belangrijkste reden is om ergens te vertrekken.

Hier liggen kansen die organisaties moeten benutten. Juist nu we ons massaal afvragen hoe we medewerkers kunnen behouden, is het aanstellen van de juiste leidinggevenden met de juiste vaardigheden en capaciteiten de sleutel tot succes.

Inzicht 1: Het effect van empathie – iedereen is ertoe in staat

Managers tonen te weinig empathisch gedrag. Onderzoek (Bron: Businessolver, State of Workplace Empathy) laat zien dat 31 procent van de medewerkers hun manager empathisch vindt. 90 procent van de medewerkers, HR-professionals en CEO’s vindt empathie een belangrijk thema op de werkvloer, aldus Gallup. Niet elke leidinggevende beschikt daarover en niet elke leidinggevende is empathisch.

Verandering is nodig. Em·pa·thie (een vrouwelijk woord) is het vermogen om zich in de gevoelens van anderen in te leven, zo valt te lezen in de Van Dale. Maar wat betekent dat precies? Empathie is op te delen in kleinere onderdelen, die te trainen of te organiseren zijn. Mijn advies: start daarmee, dat kan namelijk iedereen doen.

• 31 procent van de medewerkers vindt dat hun manager geeft om hen als persoon.
Geef medewerkers het gevoel dat ook niet-werkgerelateerde problemen of successen te delen zijn. Werk en privé zijn namelijk nooit echt gescheiden.

• 29 procent van de medewerkers vindt dat hun leidinggevende regelmatig naar hen luistert.
Dat is eenvoudig te verbeteren, door het inbouwen van regelmatige een-op-eengesprekken of op grotere schaal door het regelmatig te meten hoe het staat met het luistervermogen in de organisatie. Of het nu een gesprek of via een meting is: zorg voor ruimte. Vermijd suggestieve vragen en vermijd focus op de werkvloer alleen, laat het gesprek of feedback gaan over dat wat de medewerker bezighoudt. Luister zonder oordeel, vraag door, vat samen en reageer daarna.

• 29 procent van de medewerkers vindt dat hun leidinggevende om hun mening geeft.
Dat percentage kan omhoog door input van medewerkers serieus te behandelen en er niet alleen naar te luisteren maar daarna er ook naar te handelen. Te vaak zien we organisaties die regelmatig surveys uitsturen en vervolgens geen terugkoppeling geven of concrete veranderingen implementeren op basis van de ontvangen onderzoeksresultaten. Dat zorgt ervoor dat medewerkers zich niet gehoord voelen en hun betrokkenheid afneemt.

“Empathie is trainbaar, maar alleen als je begrijpt waarom het nodig is”

Door consistent en consequent empathisch te handelen, werkt de leidinggevende aan de betrokkenheid en productiviteit van de medewerker en het hele team. Daarnaast weet de leidinggevende de reacties binnen het team beter te voorspellen omdat hij medewerkers en hun sentiment beter kent.

Inzicht 2: Empathie is geen trucje – empathie verankeren in de organisatie is essentieel

Empathie is geen trucje dat een leidinggevende soms wel en soms niet kan toepassen. Empathie is maakbaar en te verankeren, door onder andere het trainen van verschillende vaardigheden. Maar vaardigheden leer je alleen als je begrijpt waarom het nodig is.

Het begint dus met bewustwording van leidinggevenden: “Wat zijn mijn blind spots? Waarom doen we wat we doen? Hoe kan ik bijdragen? Wat is het effect van mijn handelen?” Te beginnen bij bewustwording bij de top van de organisatie. De board en directies zijn hierin sleutelfiguren.

Wanneer de top het gewenste gedrag laat zien dat nodig is om een veilige werkomgeving te creëren en de effecten gevoeld worden door leidinggevenden, schept dit de condities om ook dat gedrag te vertonen. Empathisch leiderschap bestaat uit empathie, authenticiteit en transparantie. Laten zien dat je iets nieuws probeert, wat je belangrijk vindt en dat je hierin aan het oefenen en leren bent is wat een sterke leider deelt.

“HR moet wat mij betreft een veel meer sturende rol gaan hebben in de toekomst. Gebaseerd op feiten en cijfers”

HR is uiteraard in de lead als het gaat om het signaleren en investeren in de verbetering van empathische leiderschapskwaliteiten. Het is dus niet alleen zaak om te praten over wat goed en slecht leiderschap is, maar een kwestie van bewust aan de slag gaan om de vaardigheden te verbeteren. Doen dus, en daarin moet HR wat mij betreft een veel meer sturende rol gaan hebben in de toekomst. Op basis van feiten en cijfers.

Inzicht 3: Niet alles los je op met een luisterend oor

Richting geven op basis van een duidelijke visie, structureel en vooral oprecht luisteren naar medewerkers, de verbinding maken met elkaar en elkaar vertrouwen, iets doen met de ontvangen input, ruimte maken voor méér dan dat wat er op de werkvloer gebeurt: dat alles draagt bij aan het creëren van een veilige werkomgeving en dus een optimale employee experience.

Maar mind you: de V van veiligheid is niet voor niets maar één van de vijf V’s van Leiderschap, volgens Prof. dr. Leen Paape, (emeritus) hoogleraar Corporate Governance aan Nyenrode Business Universiteit. De overige 4 V’s: visie, vertrouwen, verbinding en verantwoordelijkheid, zijn minstens zo belangrijk om succesvol leiderschap te organiseren. Werk aan de winkel dus.

Aan de slag: dus doen

Om een succesvolle en vooral veilige omgeving te creëren, stimuleert de top het belang van empathie bij leidinggevenden en zo in alle teams. HR staat hiervoor aan de lat met het verzorgen van effectieve interventies, trainingen voor vaardigheden, heldere afspraken en KPI’s.

“Van praten naar luisteren. Van luisteren naar doen. Want veiligheid staat op één”

Met een-op-eengesprekken waarin ruimte is voor de medewerker als mens, in combinatie met periodieke metingen over relevante onderwerpen, krijgt de organisatie een goed beeld van wat er leeft. En aan welke knoppen de organisatie moet draaien om een veiligere werkomgeving te creëren. Van praten naar luisteren. Van luisteren naar doen. Want veiligheid staat op één.