Hoe samenwerkingstress tegen te gaan en overbelasting te voorkomen

De tijd die wordt besteed aan samenwerking – via instant messaging, bijvoorbeeld, e-mail of vergaderingen – is in de afgelopen 12 jaar met ongeveer 50% toegenomen. De voordelen zijn aanzienlijk: zo leidt het tot meer innovatie, snellere besluitvorming en een groter reactievermogen op de markt. Maar het leidt er ook toe dat werknemers worden overweldigd en uitgeput raken.

Daar is wat aan te doen, blijkt uit het recente artikel How to Fix Collaboration Overload in de Harvard Business Review van Rob Cross, Michael Arena, Greg Pryor, Rebecca Hinds en Tim Bowman. Rob Cross, Michael Arena en Greg Pryor zijn verbonden aan onderzoeksconsortium Connected Commons. Rebecca Hinds en Tim Bowman werken bij de denktank Work Innovation Lab van softwarebedrijf Asana.

Uiteraard kunnen werknemers zelf veel doen om overbelasting tegen te gaan. Maar ook organisaties hebben hier een verantwoordelijkheid, schrijven de auteurs. Zij onderscheiden vier manieren waarop intelligentere samenwerking mogelijk is.

1. Investeer gericht in tools en platforms

Samenwerkingstechnologieën moeten niet concurreren om de aandacht van werknemers. Organisaties moeten investeren in B2B-tools en -platforms, zoals workflow automation platforms en tools waarmee werknemers hun focus kunnen beschermen.

2. Rust werknemers uit met collaboratieve intelligentie

Organisaties moeten werknemers uitrusten met collaboratieve intelligentie. Denk aan dashboards waarmee werknemers hun activiteiten kunnen vergelijken met die van anderen. Dit kan ertoe leiden dat mensen na gaan denken over de manier waarop ze hun tijd besteden. Hieruit kan bijvoorbeeld blijken dat iemand slechts een klein deel van zijn tijd besteedt aan een samenwerkingsproject en daardoor de voortgang belemmert – wat een stimulans kan zijn om zijn beter te gaan managen en zich vaker bezig te houden met het project.

3. Stel organisatiebrede samenwerkingsnormen vast

Organisaties moeten strategisch te werk gaan bij het vaststellen van samenwerkingsnormen op het werk. Zij moeten het equivalent van een snelwegsysteem ontwikkelen, zodat hun werknemers de verkeersregels kennen om totale chaos te voorkomen. Denk aan een regel om één enkel, door het bedrijf goedgekeurd samenwerkingsinstrument te gebruiken, zodat afleidende e-mailtjes en appjes kunnen worden vermeden.

4. Doe desnoods een reset

Soms moeten organisaties een complete reset uitvoeren en samenwerkingspraktijken van de grond af aan opnieuw opbouwen. Dit dwingt medewerkers na te denken over de manier waarop zij hun tijd besteden. Zeker als het gaat om vergaderingen: het zorgt ervoor dat ze hun vergaderingen opnieuw plannen, en de structuur van elke vergadering (aantal deelnemers, lengte, ritme, aantal deelnemers) beter kan worden afgestemd op het doel ervan.