‘Technologie is instrument om HR strategisch te maken’

Ten Brinke is zich terdege bewust van de intensieve periode waar HR-afdelingen doorheen gaan. Ook als er geen reorganisatie gaande is, vraagt de organisatie steeds meer van HR. Dat de vacaturedruk op de arbeidsmarkt hier en daar misschien wat afneemt maakt het vinden en binden van nieuw talent nog niet eenvoudig. Er liggen grote uitdagingen, nu de AI-revolutie veel werkzaamheden, vaardigheden en banen gaat beïnvloeden.

Ten Brinke: “Om daar voldoende aandacht, tijd en energie voor vrij te kunnen maken, moet je zorgen dat je uit de operatie stapt, door HR-processen te digitaliseren. Contractwijzigingen, indiensttredingen, verzuimregistraties en het beheer van arbeidsvoorwaarden zijn processen waar HR zich niet meer mee bezig zou moeten houden. Dat moet gewoon goed geregeld zijn.”

De strategische waarde van HR

Jarenlang heeft HR moeite gedaan om er in organisaties toe te doen, zegt Ten Brinke. “Dat is gelukt. HR doet ertoe, en juist in deze uitdagende periode kan de functie haar strategische waarde laten zien. Maar niet door zich bezig te houden met operationele en administratieve taken. Dit is het moment om ook dat tactische en strategische niveau te pakken. Daarvoor moeten de HR-processen wel volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden. De technologie om dat te doen bestaat.”

De salarisadministrateur is in de ogen van Ten Brinke een interessant voorbeeld. “Salarisadministrateurs zijn schaars, maar hun werkzaamheden zijn relatief eenvoudig heel goed te automatiseren. Dat betekent dat je daar minder fte’s voor nodig hebt. Een ander voorbeeld is een AI-assistent, die in staat is 70% van alle HR-gerelateerde vragen van medewerkers naar tevredenheid te beantwoorden. Die hoeven HR niet meer te bellen over hun loonstrook, geboorteverlof of vakantiedagen. Je kunt selfservice voor medewerkers en managers introduceren, die HR veel werk uit handen neemt. Dat is moderne technologie waarmee HR zichzelf kan ontlasten en focussen op wat écht telt.”

Smart Triggers

De technologie is ook in staat om op basis van de aanwezige data allerlei besparingen voor te stellen, waar HR-medewerkers misschien niet meteen aan denken. De kosten van het collectieve verlofstuwmeer in een organisatie nemen evenredig toe als de salarissen van de medewerkers stijgen. Via een geautomatiseerde Smart Trigger kan HR medewerkers wijzen op het hoge verlofsaldo en daardoor kosten besparen. Dat geldt ook voor het eerder omzetten van een dure tijdelijke arbeidsovereenkomst naar een contract voor onbepaalde tijd. Als de leidinggevende na twee maanden helemaal tevreden is over de nieuwe medewerker, waarom dan nog maanden wachten? Dat zijn kostenbesparingen die door digitalisering inzichtelijk en realiseerbaar worden.”

Strategisch momentum pakken

Volgens Ten Brinke is digitalisering geen IT-investering maar de belangrijkste hefboom om kosten te beheersen en HR strategisch te positioneren. “De tijd die je wint door veel minder met administratieve afhandeling van HR-processen bezig te zijn, kan gebruikt worden om daadwerkelijk waarde voor de organisatie toe te voegen. Enerzijds door kosten te besparen, anderzijds door te focussen op strategische workforce planning, datagedreven besluitvorming, talentontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.”

“Met inzichten verkregen uit data- en people analytics kan een CHRO niet alleen de huidige situatie in kaart brengen, maar ook een stip op de horizon zetten”, zegt Ten Brinke. “Verschillen tussen organisatieonderdelen op thema’s als verzuim en retentie worden daarmee zichtbaar. Die informatie gaat helpen om in de boardroom op tactisch en strategisch niveau de juiste beslissingen te nemen. Projecteer als CHRO de tijd drie of vijf jaar vooruit en kijk vanuit HR-perspectief hoe daarop geanticipeerd kan worden. En wat dat betekent voor de organisatie en haar medewerkers. Vertaal dit naar de ontwikkeling die medewerkers moeten doormaken, de HR-inspanning die daarvoor nodig is en de bredere rol van HR in dit proces. Ik ben ervan overtuigd dat technologie een katalysator is om de rol van HR strategischer te maken.”