“Strategie-ontwikkeling: betrek HR én communicatie vanaf de tekentafel”

Strategie is in organisaties een veel gebezigde term. Wie zich bezighoudt met de strategie ontleent daar een zekere status aan. Het management zal zeggen dat de strategie belangrijk is voor het voortbestaan van de organisatie. Uit onderzoek en onze eigen ervaring blijkt daarop in de praktijk nog wel het een ander op af te dingen.

Strategie draait niet om ‘mooie voornemens’ op papier zetten, maar om verandering binnen de organisatie teweeg te brengen

Veel managers lijken de principes van het ontwikkelen van een goede strategie onvoldoende onder de knie te hebben en zich weinig te bekommeren om de realisatie ervan. De strategie komt nog wel ‘op papier’ maar vaak niet ‘van het papier’. Daarmee blijft het een ‘papieren tijger’.

Een onduidelijke (maar ook het ontbreken van een) strategie heeft vervelende effecten voor de organisatie. Het leidt tot verwarring en inertie, evenals tot gebrekkige samenwerking in organisaties. In een eerder artikel is aangegeven dat gebrek aan richting (lees strategie) leidt tot minder betrokkenheid en eigenaarschap van medewerkers [1]. Als medewerkers niet worden meegenomen in de keuzes die de organisatie maakt, is het lastig voor hen zich ermee verbonden te voelen en eraan bij te dragen.

Wazige strategische richting

Dit blijkt een wereldwijd euvel, want in het merendeel van de organisaties is de strategie onduidelijk of bevat deze te veel en vaak ook nog onderling conflicterende doelen [2]. Het merendeel van de ondervraagde topmanagers geeft zelf aan de strategie onvoldoende te kennen en niet uit te kunnen leggen.

Het mag duidelijk zijn wat dat betekent voor de realisatie van de strategie! Een Harvard-hoogleraar verzuchtte hoe het kan dat zoveel status wordt ontleend aan je bezighouden met strategieontwikkeling en dat zoveel hooggekwalificeerde én goed betaalde managers, staffunctionarissen en consultants daar heel veel tijd in steken, met zo weinig rendement [3].

We zien strategieën die gaan over ‘een lerende of wendbare organisatie worden’, ‘een aantrekkelijk werkgever zijn’ of ‘de klant zo goed mogelijk bedienen’. Zulke strategieën zijn niet alleen vaag, het ontbreekt ook aan handelingsperspectief voor degenen die een cruciale rol spelen in het realiseren ervan. De vraag is hoe het dan wel moet.

HR en afdeling communicatie als facilitators van organisatiesucces

Een nieuwe strategie heeft veelal impact op de producten en diensten van een organisatie en daarmee op het dagelijkse werk van de medewerkers die deze producten en diensten leveren. Om de strategie te kunnen realiseren, is het daarom een eerste vereiste om hen zo vroeg mogelijk in de strategieontwikkeling mee te nemen en hen te faciliteren in de veranderingen die dit voor hen met zich meebrengt.

Daarin ligt een spilfunctie voor HR en afdeling communicatie. Wij pleiten er dan ook voor dat deze spelers vanaf het begin aan tafel zitten in de bestuurskamer. Samen vormen zij belangrijke strategische partners voor het management.

HR en communicatie helpen het management om:

• Duidelijke en haalbare doelen te stellen, die ze aan de rest van de organisatie kan uitleggen;
• De strategie door te vertalen naar kennis en kunde van medewerkers en het gewenste gedrag (handelingsperspectief);
• Een strategische personeelsanalyse en -planning te maken om de strategie te laten slagen (o.a. training en ontwikkeling van management en medewerkers, werven van nieuwe mensen met passend profiel en herplaatsing);
• De organisatie op aansprekende en laagdrempelige wijze stap voor stap mee te nemen in de strategieontwikkeling (waarom, wat, hoe en wanneer) en waar mogelijk te laten participeren.

Te vaak nog worden HR en communicatie in een te laat stadium betrokken, waardoor bovenstaande zaken eerder een noodgreep worden dan het fundament om de strategie te realiseren. Strategie draait niet om ‘mooie voornemens’ op papier zetten, maar om verandering binnen de organisatie teweeg te brengen.

Dat vraagt om het begrijpen van de noodzaak tot verandering, de impact op ieders eigen werkzaamheden (en soms zelfs het privéleven) zien en de eigen verantwoordelijkheid in de verandering kunnen en willen nemen. Dit gebeurt niet vanzelf. Hiervoor zul je medewerkers een duidelijk (handelings)perspectief moeten bieden en ondersteunen waar dat nodig is.

Succesvol strategie ontwikkelen en realiseren

HR en communicatie zijn zowel de kritische gesprekspartners voor het management als de facilitators van een succesvolle veranderstrategie. Niet alleen tijdens de strategieontwikkeling, ook tijdens de ‘implementatie’, om iedereen in de organisatie mee te kunnen blijven nemen in de veranderingen en aanvullende interventies in te zetten als onvoldoende beweging ontstaat.

Dit betekent in praktijk:

• Doorlopend duidelijk en consistent via alle beschikbare kanalen communiceren over de strategie, gedifferentieerd naar doelgroep;
• De dialoog tussen management en medewerkers faciliteren, zowel in bijeenkomsten voor iedereen als kennissessies voor specifieke groepen;
• Leidinggevenden faciliteren om de strategie aan hun medewerkers uit te leggen in relatie tot hun dagelijkse werk;
• Middels gedragsbeïnvloeding gedrag stimuleren dat past bij de strategie;
• Managementstijlen daarop aan te passen en medewerkers daarin te trainen en coachen;
• Gewenst gedrag erkennen en waarderen, door bijvoorbeeld storytelling door medewerkers en praktijkverhalen;
• Met regelmaat de betrokkenheid en het begrip van medewerkers met betrekking tot de strategie onderzoeken. Dat genereert (anonieme) feedback over de strategie en de ‘implementatie’ daarvan, en helpt het management waar nodig bij te sturen.

Kijkend naar de grote veranderingen in de buitenwereld waar organisaties mee worden geconfronteerd en de impact daarvan op het voortbestaan van de organisatie, is het zaak dat iedereen in de organisatie de strategie begrijpt, deze naar het eigen dagelijkse werk kan vertalen en ernaar kan én wil handelen.Dit slaagt alleen als het management, HR en communicatie de krachten bundelen. We zijn ervan overtuigd dat het organisaties die dit beseffen en doen helpt om succesvol te zijn en blijven.

[1] CHRO juli 2022; Een betrokken werknemer vraagt om een betrokken werkgever – en dat kan beter

[2] Column Ben Tiggelaar NRC oktober 2022.

[3] Harvard Business Review mei/juni 2021; Eliminate Strategic Overload door Felix Oberholzer-Gee, Harvard Business School.