Hoe HR en IT samen zorgen voor een digital employee experience: “Laat beide afdelingen één aanspreekpunt hebben”

In een recent artikel in AG Connect, vakplatform voor IT-professionals, sprak Eveline Meijer met Boyd de Ruiter, Head of IT & Service Development bij Telindus en Anuradha Tikai, hoofd HR bij Devoteam over hoe zij de uitdagingen aanpakken die samenwerking met zich meebrengt: ‘Goede communicatie is cruciaal’

IT en HR zijn op het oog heel verschillend, maar dienen eenzelfde doel: het ondersteunen van de werknemers in hun werk. HR is daarbij echter ook afhankelijk van IT, bijvoorbeeld bij de onboarding van nieuwe werknemers. Kan een nieuwe werknemer niet bij de juiste data, informatie of heeft de werknemer nog geen laptop of e-mailadres op zijn eerste werkdag, dan heeft dat direct effect op het enthousiasme en de productiviteit.

Harmen Hoogwout, Regional Sales Director Northern Europe bij OutSystems

“Er ontstaat een enorm scharnier tussen HR en IT”

En ook bij andere HR-taken is IT onmisbaar, van het recruitmentproces tot aan de systemen voor de persoonlijke ontwikkeling van nieuw personeel, vertelt Harmen Hoogwout, Regional Sales Director Northern Europe bij OutSystems (zie kader onderaan). Bovendien is het voor HR ook belangrijk dat werknemers hun taken goed kunnen uitvoeren met ondersteuning van technologie, dus dat de zogeheten ‘digital employee experience’ goed is. De kans bestaat anders immers dat een werknemer snel weer vertrekt. “Dus er ontstaat een enorm scharnier tussen HR en IT, waarbij ze moeten samenwerken om ervoor te zorgen dat de juiste tools en apps gekozen worden.”

Afdelingen weten elkaar meer en meer te vinden

De samenwerking tussen HR en IT wordt steeds hechter en gelukkig weten de beide afdelingen elkaar tegenwoordig goed te vinden zo merken Boyd de Ruiter, Head of IT & Service Development bij Telindus en Anuradha Tikai, hoofd HR bij Devoteam. Beiden werken regelmatig met collega’s van de IT- of HR-afdeling samen. De Ruiter denkt dat het ook cruciaal is dat je elkaar vindt: “Wat mij betreft is het bestaansrecht van de IT-afdeling de tevredenheid van de gebruikers, dus de tevredenheid van de rest van de organisatie. Zij staan klaar om onze klanten elke dag weer te helpen, te ontzorgen. Als wij ons werk niet goed doen, dat loopt dat niet. Dus die samenwerking is hecht en wordt steeds hechter.”

Boyd de Ruiter, Head of IT & Service Development bij Telindus

“Wat mij betreft is het bestaansrecht van de IT-afdeling de tevredenheid van de gebruikers, dus de tevredenheid van de rest van de organisatie”

Hoe leer je elkaar begrijpen?

Toch ervaren beiden drie concrete uitdagingen in deze samenwerking, te beginnen met het feit dat IT en HR compleet verschillende werelden zijn. Elkaar weten te vinden, kan dan dus best lastig zijn, zeker als je niet altijd veel kennis hebt over het domein van de ander.

Het eerste instinct is misschien om HR dan maar te laten vertellen wat ze nodig hebben, zodat IT dat kan bouwen. Maar dat is niet altijd de beste oplossing, vindt De Ruiter. Want ook binnen HR kunnen verschillende visies bestaan, waardoor er verschillende – en soms zelfs tegenstrijdige – wensen bij IT terecht kunnen komen. Wordt aan alles gehoor gegeven, dan bestaat de kans dat de resulterende tool niet gebruiksvriendelijk of überhaupt bruikbaar is.

IT of HR leidende rol?

Moet IT dan een leidende rol nemen? Waarschijnlijk ook niet, want IT weet niet precies wat HR nodig heeft. Maar IT heeft wel inzicht in wat de markt aan nieuwe, nuttige innovaties te bieden heeft, waar HR ook weer zijn voordeel mee kan doen. “De truc is om de middenweg te vinden en daarin te investeren”, stelt De Ruiter. En dat begint met het leren spreken van dezelfde taal, vult HR-directeur Tikai aan. “En dat gaat met vallen en opstaan.” Zij maakt het zichzelf en de IT-afdeling gemakkelijker door te zorgen dat beide afdelingen één aanspreekpunt hebben.

“Zij kunnen functioneel gaan uitvragen bij HR. Dus wat zoek je nu eigenlijk? Wat is de echte vraag, die achter je vraag zit?”, legt De Ruiter uit. De analisten zijn dus eigenlijk een soort vertaalmachine: ze verzamelen bij HR de informatie die IT nodig heeft om in de aanwezige behoeften te voorzien en vertalen dat voor IT naar taken en inzichten waar zij verder mee aan de slag kunnen.

Anuradha Tikai, hoofd HR bij Devoteam

“Als je van elkaar weet dat dit een verbetering is van het landschap of dat we onszelf er efficiënter mee maken, dan is het de moeite waard om daar ook tijd in te steken.”

Communicatie zorgt voor betere adoptie

Communicatie tussen de beide afdelingen – al dan niet via een tussenpersoon – is dus van enorm belang. Niet alleen om te zorgen dat daadwerkelijk in de behoeften van HR wordt voorzien, maar ook bij de verdere adoptie van nieuwe tools en functies. “Het grootste probleem van ieder IT-project is adoptie. Je vergeet de gebruiker gewoon terwijl je het project draait. We letten op budget, we letten op de tijd en op de rest van de implementatie, maar niet op de gebruiker”, aldus De Ruiter.

Dat terwijl de eindgebruiker er natuurlijk uiteindelijk mee aan de slag moet. Een gebruiker – dus de HR-afdeling of andere eindgebruikers in het bedrijf – meenemen in het ontwikkelproces kan dus helpen om betrokkenheid te creëren en de adoptie te vergemakkelijken. Maar niet iedereen heeft daar behoefte aan of voldoende IT-kennis voor. “Daarom vragen wij gebruikers in een vroeg stadium of ze mee willen denken of niet. Zo ja, dan ligt de rode loper voor ze uit. Zo niet, dan vragen we welke criteria voor hen het meest cruciaal zijn en om het daarna los te laten.”

Daarnaast kan het helpen om samen te overleggen over de adoptie van nieuwe tools en functies, merkt Tikai. “We gaan dus echt met elkaar zitten en bespreken wat er nodig is en hoeveel tijd wij of zij eraan kwijt denken te zijn. Die tijd ruimen we dan in. Want als je van elkaar weet dat dit een verbetering is van het landschap of dat we onszelf er efficiënter mee maken, dan is het de moeite waard om daar ook tijd in te steken.”

Wie stelt prioriteiten?

Een grote uitdaging voor zowel IT als HR is tot slot dat de techwereld al jaren met een enorm personeelstekort kampt. Er zijn dus lang niet altijd voldoende mensen om projecten ook snel en goed af te ronden. Het managen van verwachtingen is dus enorm belangrijk. Communicatie speelt daarin opnieuw een belangrijke rol, merkt Head of IT De Ruiter. “We doen barometers op de schermen, lunchsessies, zetten filmpjes in de nieuwsbrief, hangen posters op en we hebben inloopuren. Op die manier proberen we anderen continu te wijzen op de uitdagingen die er liggen en managen we de verwachtingen.”

Tegelijkertijd is het niet alleen HR die behoeften heeft waar IT in moet voorzien. “Mensen denken al snel: als je dit nou even voor mij doet, ben ik geholpen. Maar wat ze vergeten, is dat jij dit nu vraagt, maar drie of vier van je collega’s ook vragen hebben. Samen wordt dat dan een veel groter ding.”

“Je merkt natuurlijk wel dat wij niet de enige zijn die aandacht van IT vragen en nodig hebben. Dus het is af en toe wel even schipperen”

“Je merkt natuurlijk wel dat wij niet de enige zijn die aandacht van IT vragen en nodig hebben. Dus het is af en toe wel even schipperen, zeker voor IT, om tijd vrij te maken”, beaamt HR-directeur Tikai.

Het stellen van prioriteiten is dus ook essentieel. En daarin hebben Devoteam en Telindus twee heel verschillende aanpakken. “Uiteindelijk is het aan IT om uit te vogelen wat als eerste moet.

Maar je kan het natuurlijk wel makkelijker maken voor ze. We weten bij HR bijvoorbeeld dat er aan het begin van de maand een x-aantal werknemers gaat starten. Dan kunnen wij zorgen dat IT op tijd ingelicht is, zodat zij op hun gemak hun eigen workload kunnen inrichten. Maar die open communicatie moet er dan natuurlijk wel zijn”, vertelt Tikai bijvoorbeeld.

Bij Telindus is het echter aan de businesszijde van het bedrijf om te besluiten wat prioriteit heeft. “En dat kan dus betekenen dat HR en finance met elkaar in gesprek moeten over wie als eerste mag. Pas als de business er echt niet uitkomt of ze het echt niet willen beslissen, maken wij de keuze. Maar dat is pas helemaal aan het einde van de lijn”, verklaart De Ruiter. Wel brengt IT in kaart hoe lang bepaalde projecten duren, zodat er een geïnformeerde beslissing genomen kan worden. “Communicatie is dus gewoon echt heel belangrijk.”

Luister ook: De HR Podcast afl. 78 – Met een multidisciplinair team werken aan naadloze medewerkersreizen. Hierin vertelt Janine Vos, groepsdirectielid & CHRO van Rabobank de organisatietransformatie die moet leiden tot naadloze medewerkersreizen. Bijzonder hieraan is dat dit een nieuwe manier van werken vraagt, waarbij collega’s met een facilitaire, HR-, IT-, marketing & communicatie-achtergrond in multidisciplinaire teams ernaar streven om deze medewerkersreizen van A tot Z te verzorgen.

Bron: AG Connect