HR in 2022: hybride werken vereist beleid en communicatie

Werkgevers moeten de arbeidsvoorwaarden goed doornemen en eventueel herzien, nu het hybride werken niet meer weg te denken is. Doordat vanaf 2022 de thuiswerkvergoeding onbelast uitgekeerd mag worden en ook de reiskostenvergoeding anders wordt gedefinieerd, is het aan de werkgever om duidelijkheid te scheppen over wat wel en niet wordt vergoed. Het formuleren van (nieuw) beleid en heldere communicatie naar medewerkers zijn hiervoor onontbeerlijk. Dit blijkt uit een analyse van HR- en salarisdienstverlener ADP, die jaarlijks de belangrijkste wijzigingen voor werkgevers op een rij zet.

Nu bij veel werkgevers hybride werken gemeengoed is geworden en zeer waarschijnlijk ook blijft, moeten werkgevers hun arbeidsvoorwaarden goed doornemen en eventueel aanpassen aan deze nieuwe situatie. Vanaf 1 januari 2022 mag een thuiswerkvergoeding onbelast worden gegeven, tot een maximum van € 2,- per dag. Vergoed een werkgever meer, dan is het gedeelte boven € 2,- wel belast. Het inrichten van een arbotechnisch verantwoorde thuiswerkplek kan eveneens belastingvrij.

Onbelast

Vanaf 2022 wordt op een andere manier bepaald in hoeverre een vaste reiskostenvergoeding per periode onbelast blijft. Waar deze vergoeding tot en met 2021 op basis van het arbeidspatroon werd bepaald, gebeurt dit vanaf 2022 op basis van het reispatroon. Reist iemand in 2021 ten minste 128 dagen per jaar naar kantoor, dan kan de werkgever een reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer geven, alsof deze persoon 214 dagen per jaar naar kantoor zou reizen.

Iemand die voltijd werkte, kreeg hierdoor de ruimte om gemiddeld twee dagen per week thuis te werken en nog steeds de reiskostenvergoeding voor 214 dagen te krijgen. Dit verandert in 2022, wanneer naar de werkelijke reisdagen wordt gekeken. Reist iemand drie dagen per week naar kantoor, dan wordt de reiskostenvergoeding gebaseerd op 3/5 * 214 dagen. In de praktijk zal dit veelal tot een lagere vergoeding leiden.

Andere aandachtspunten

Ook op het gebied van de premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds, WW-premie, het ouderschapsverlof en de Inkomstenverhouding moeten werkgevers in 2022 actie ondernemen door wijzigingen in de wet- en regelgeving.

– Premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds: In 2022 wordt de premie die werkgevers betalen voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) gedifferentieerd. Er komt een onderscheid tussen kleine en (middel)grote werkgevers. Voor de bepaling van de categorie waarin een werkgever valt, wordt gekeken naar de premieloonsom over 2020. Is de loonsom lager dan € 882.500 (25 * € 35.300), dan betaalt de werkgever de lage Aof-premie van 5,49%. Is de premieloonsom over 2020 hoger dan € 882.500 dan betaal je de hoge premie van 7,05%. Daar bovenop komt nog de opslag voor de kosten van uniforme opslag kinderopvang van 0,50%. Al is de loonsom over 2020 maar één euro hoger dan de grens van € 882.500, dan ben je de hoge premie verschuldigd. Het is voor werkgevers daarom verstandig om de loonsom over 2020 goed te controleren. Het verschil in premie per jaar per werknemer kan oplopen tot maximaal € 931.

– Herzien van de WW-premie: Bij de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) is bepaald dat een werkgever voor een werknemer met een vast contract, dat schriftelijk is vastgelegd en geen oproepovereenkomst is, de lage WW-premie betaalt. Voor alle andere contracten is de werkgever de hoge WW-premie verschuldigd. Voor 2022 bedraagt de lage WW-premie 2,70% en de hoge premie 7,70%.

Om te voorkomen dat werkgevers de lage WW-premie betalen bij een vast contract met minder dan 35 uur per week en werknemers vervolgens alsnog variabel overwerken, is geregeld dat de werkgever alsnog de hoge premie moet betalen als de werknemer meer dan 30% meer uren krijgt verloond dan contractueel overeengekomen. Deze 30% herzieningsregel was in verband met de coronacrisis in 2020 en 2021 buiten werking gesteld, omdat met name in de zorg werkgevers dan geconfronteerd zouden worden met hogere werkgeverslasten door de toegenomen werkdruk. Vanaf 2022 treedt deze 30% herzieningsregel echter weer in werking. Werkgevers moeten dus gedurende het jaar goed in de gaten houden of de grens van 30% wel of niet wordt overschreden.

– Recht op betaald ouderschapsverlof: Op 2 augustus 2022 treedt de Wet betaald ouderschapsverlof in werking. Met de inwerkingtreding van de wet krijgen zowel moeder als partner een wettelijk recht om in het eerste levensjaar van het kind betaald ouderschapsverlof op te nemen voor een periode van negen weken. De werknemer krijgt een uitkering van UWV die 50% van het (maximum) dagloon bedraagt. De maximale duur van ouderschapsverlof blijft 26 weken. De kans is groot dat meer werknemers ouderschapsverlof op zullen nemen, wat tot tekorten kan leiden bij sommige werkgevers. Zij moeten hiermee rekening houden in hun planning.

– Codificatie begrip Inkomstenverhouding (IKV): Het begrip IKV is tot nu toe een administratief begrip dat in de aangifte loonheffingen wordt gebruikt. In de loonaangifte worden gegevens niet per dienstbetrekking maar per IKV uitgevraagd.

Vanaf 2024 wordt de beschrijving in de gegevensspecificatie omgezet in officiële regelgeving. Werkgevers moeten vanaf dat jaar in meer situaties een nieuwe IKV of een afzonderlijke inkomstenverhouding in de aangifte opnemen. Deze wijziging, die een jaar is uitgesteld door de overheid, heeft grote gevolgen voor werkgevers, met name in de manier waarop de gegevens voor de loonaangifte in het HR- en salarispakket worden vastgelegd. Informatie om een IKV aan te kunnen maken, te bepalen wanneer een nieuwe IKV moet worden aangemaakt én correct aan te leveren in de loonaangifte doorloopt in de praktijk vaak meerdere organisatiesystemen en -lagen. HR- en salarisprofessionals moeten daarom nu al goed kijken welke informatie beschikbaar is en welke stappen gezet moeten worden om dit vanaf 2024 goed op orde te hebben.