Door Peter Boerman

Net drie maanden. Bijna vier. Veel langer hebben de meeste Triodos-medewerkers nog niet kunnen genieten van het eind 2019 geopende, volledig duurzame, kantoor, gelegen op landgoed De Reehorst in Driebergen. Toen sloeg ineens corona toe, en kwam bijna iedereen min of meer volledig thuis te werken, iets wat vaak tot op de dag van vandaag voortduurt.

“Het is niet zomaar vierkante meters schrappen. Het gaat echt om een organisatieontwikkeling.”

Het leidde in december vorig jaar zelfs tot het principebesluit om de manier waarop de bank in Nederland werkt structureel te veranderen. Ook na de coronapandemie blijven alle medewerkers plaats-onafhankelijk werken, zo is het idee. Een besluit dat ertoe leidt dat per medewerker ook veel minder kantoorruimte nodig is. En ook veel minder standaard werkplekken, maar vooral meer ruimte om samen te werken op projecten en elkaar te ontmoeten. Een besluit met behoorlijke impact, vertellen Alied Nijdam en Robin Eman, die als respectievelijk hoofd HR Triodos Investment Management en hoofd facility management bij het project betrokken zijn. “Het is niet zomaar vierkante meters schrappen. Het gaat echt om een organisatieontwikkeling. Maar ik geloof wel dat we hierin weer een voorloperrol kunnen vervullen.”

Heb je een prachtig kantoor, mag je er niet in.

Eman: “Nou, zeg dat wel. Als facilitair manager prijs ik de dag als we weer met z’n allen op kantoor zijn. Ik mis de hectiek, de drukte.”
Nijdam: “Ja, het was gewoon erg. Zó’n mooi nieuw pand, en dan er zo weinig kunnen komen. Maar goed, dat komt straks wel weer. En het kón ook gewoon niet anders. We hebben meteen een heel strikte lijn gekozen. Iedereen werkte thuis, tenzij het echt niet anders kon. Die lijn hanteren we eigenlijk nog steeds.”

Eman: “In die tijd zijn we ook de voordelen gaan ervaren. Het feit dat je geen woon-werkverkeer hebt, dat vergaderingen op tijd beginnen, dat bepaalde vergaderingen veel functioneler zijn en korter. Gelukkig hadden we allemaal net nieuwe laptops gekregen. Het werkte eigenlijk feilloos, de operatie van de bank kon gewoon door.”

Alied Nijdam: “Het team en de klant zijn leidend, daarbinnen maak  je zelf afspraken. Maar blijkt dat in de praktijk lastig, dan kunnen we altijd nog met  regels bijsturen”

Vandaar het besluit dat het ook wel met minder meters kan?

Eman: “Ik ben sinds april 2019 werkzaam bij Triodos Bank, waar ik onder meer de verhuizing van vier locaties naar het pand op De Reehorst heb mogen meemaken. Vorig jaar hebben we onder alle medewerkers een uitvraag gedaan om mee te denken over besparingen. Toen kwam vanuit veel medewerkers de suggestie om ook een deel van het hoofdkantoor in Zeist te sluiten. Dat was voor ons een opsteker, want dat gebouw is verouderd en vraagt investeringen om het up-to-date te houden. Toen daar ook nog een keer corona overheen kwam, en het thuiswerken veel collega’s goed beviel, kwam dat mooi samen. Zo vonden we zowel vanuit het perspectief van besparing als vanuit het nieuwe werken steun dat het ook met minder kantoorplekken kan.”

 “Waren alle medewerkers meteen enthousiast? Nou nee. Maar we hadden in coronatijd natuurlijk geen keus.”

Nijdam: “Waren alle medewerkers meteen enthousiast? Nou nee. Maar we hadden in coronatijd natuurlijk geen keus. Voordat corona startte had niemand verwacht dat we zo massaal en zo snel deze shift zouden maken. Thuiswerken was hier vroeger gemiddeld een dag in de week. En voor  een aantal functies kon het niet, werd dan gezegd. Dat kun je je nu niet meer voorstellen.

Nu hebben we collega’s gevraagd: hoe zie je de toekomst? Mede op basis daarvan hebben we een breed gedragen besluit genomen, gericht op de nieuwe werkelijkheid. We hebben aan de executive board geadviseerd: we willen een besluit over flexibel werken, locatie onafhankelijk; een goede mix van thuiswerken en op kantoor, in combinatie met één locatie als uitvalsbasis voor iedereen. En dat kán allemaal op locatie De Reehorst. Maar daar hoort dan wel een andere manier van werken bij.”

Hoe ziet die manier van werken eruit?

Nijdam: “Dat zal per team verschillen. Het draait om de behoefte van het team, wat het team te doen heeft en de klant. We hebben wel een aantal principes vormgegeven. En we zijn gaan kijken: welke condities heb je nodig om die nieuwe manier van werken te ondersteunen? Welke ruimtes op kantoor horen daarbij? Welke ict-voorzieningen? Het gaat ook over HR-beleid: thuiswerkvergoedingen, woon-werkregelingen. Maar het belangrijkste is nog wel: met elkaar nieuw gedrag aanleren . Daar heeft ons management natuurlijk ook een heel belangrijke rol in.. Wanneer vergader je hier met z’n allen op kantoor? En wanneer doe je dat hybride, of volledig virtueel? De hybride vorm is wellicht niet de meest ideale vorm, maar geeft  wel flexibiliteit. Het is de kunst om dat te leren gebruiken. De bewustwording daarover moet nog groeien.”

Eman: “De zogenoemde werkplekfactor is een beetje een ouderwetse eenheid. Ik denk zelf dat die eenheid niet past bij de toekomst van het flexwerken. Maar goed: de werkplekfactor was op het hoofdkantoor in Zeist tegen de 0,9. Hier op de Reehorst was hij bij opening al tussen 0,6 en 0,7. Maar we gaan dus nu met z’n allen naar 0,5 arbo-goedgekeurde werkplek voor elke fte. Dat is een serieuze beweging, zeker voor de mensen die vanuit het hoofdkantoor hierheen komen. Maar we moeten elkaar ook de ruimte geven om dit te leren. ”

Wat betekent zo’n beweging naar minder kantoor per medewerker?

Eman: “Ik hoor wel van collega’s in de financiële sector: die willen dan flexibel gaan werken, en dan richten ze de vloer wat anders in. Ja, dat vind ik zelf niet zo spannend eigenlijk. Wij doen hier nu de spannende variant.”

Nijdam: “We willen het liever niet meer over arboplekken hebben. De belangrijkste reden om straks naar kantoor toe te komen is om samen te leren en om te ontmoeten. Dat zijn bij uitstek dingen die je niet doet achter een bureau met twee schermen en een koptelefoon op je hoofd. We moeten met z’n allen dus echt een andere taal aanleren. Daar zitten we nu middenin. We willen het bijvoorbeeld ook niet meer hebben over thuiswerken. Het hoeft immers helemaal niet thuis te gebeuren. Daarom hebben we het nu liever over remote working, of plaats- onafhankelijk werken. En daarbij hebben we natuurlijk het geluk dat het gebouw al is ontworpen en voor een heel groot deel is ingericht op dat samenwerken en elkaar kunnen ontmoeten.”

“We gaan hier flexibel werken. Maar ook de weg ernaartoe is flexibel. En ook de inrichting moet flexibel zijn.”

Eman: “We gaan hier flexibel werken. Maar ook de weg ernaartoe is flexibel. En ook de inrichting moet flexibel zijn. Om een praktisch voorbeeld te noemen: op het hoofdkantoor staan nog 6 modulaire belcellen. Moeten die mee verhuizen? We hebben nu gezegd: bewaar ze maar even. Misschien bedenken we er nog een nieuwe functie voor in het nieuwe kantoor. Het gaat om de functiemix: eten, bellen,  bewegen, ontmoeten, leren, samenwerken. Dat willen we allemaal faciliteren. En in de nieuwe situatie, als het hoofdkantoor erbij intrekt, zal die mix weer net een beetje anders worden.”

Waar zit de grote uitdaging nog?

Eman: “In bewustwording. In te ontwikkelen gedrag. Mensen meenemen in het verhaal, het gesprek met elkaar voeren..”

Nijdam: “Het uitleggen en uitdragen is de basis,. Voor mij zit het straks echt  in de uitvoering: het ook echt gaan doen. Hoe gaan we ervoor zorgen dat het maandag, dinsdag en donderdag niet te vol wordt op kantoor? Hoe vinden we de balans? Hoe ga je om met individuele behoeftes versus het belang van het team en de klant? Hoe ga je hierover de dialoog aan met elkaar? Het gaat hierbij niet over mij, maar over ons. Als je een nieuwe medewerker in je team hebt, en je bent er nooit, kan die ook niets van jou leren. Je bent onderdeel van een groter geheel. Dat moet je in ogenschouw nemen in de afweging om naar kantoor te komen of niet, en wat je daarover met elkaar afspreekt.”

Eman: “Het is uiteindelijk geen huisvestingstraject, het is veel meer een organisatie-ontwikkelingstraject. Ja, we hebben vierkante meters. En daar moeten we het mee doen. Maar dat is uiteindelijk niet waar dit om draait.”

Nijdam: “We hebben daarmee natuurlijk wel urgentie gecreëerd. De fysieke ruimte hebben we straks gewoon niet meer. Dus het móét ook wel. Het is niet langer alleen maar willen, het is ook moeten geworden.”

Maar dus wel via de dialoog, niet via dwingende regels.

Nijdam: “Ja, maar dat is ook heel erg passend bij wie we zijn als Triodos, en hoe wij graag met elkaar willen omgaan. We hebben nu gezegd: het team en de klant zijn leidend, daarbinnen maak  je zelf afspraken. Maar blijkt dat in de praktijk lastig, dan kunnen we altijd nog met  regels bijsturen.”
Eman: “In ons concept zit niet 5 dagen thuis werken, noch 5 dagen op kantoor. Het kan zijn dat de medewerker 3 dagen wil thuiswerken, maar als organisatie mikken we op gemiddeld 1 of 2 dagen. Daar moet je dan samen uitkomen.”

Nijdam: “De vraag is: is het goed voor het team als jij  nooit op kantoor bent? Tijdelijk kan het misschien, maar niet voor langere tijd. Het gaat om het teamverband, en dat je daarbinnen kijkt naar maatwerk. Zeker als je nieuw bent bij Triodos is het echt van belang dat je mensen leert kennen, dat je een netwerk opbouwt, en dat je dus ook toevallig mensen ontmoet – en dat doe je toch voornamelijk hier op kantoor.”

Maar die vierkante meters komen er dus niet meer bij.

Eman: “Nou, we hebben natuurlijk wel een beetje geprobeerd in de toekomst te kijken, hoe moeilijk dat ook is. En we hebben tot nu toe bewezen altijd te groeien, ook dit jaar. Daarom moeten we ook wel nadenken over wat de volgende stap zou zijn. Hier op De Reehorst doet zich bijvoorbeeld een mogelijkheid voor om nog een gebouw dat leegstaat en gerestaureerd moet worden om dat te restaureren. En het kan zomaar zo zijn dat wij dat gaan doen, zodat we nog wat faciliteiten kunnen toevoegen aan De Reehorst.”

Wanneer is dit project voor jullie geslaagd?

Eman: “We hadden afgesproken: we gaan het hoofdkantoor in oktober verhuizen. Dan begint de periode 100 dagen niet klagen. Daarna kijken we waar we nog moeten aanpassen. Aan het eind van het eerste kwartaal van 2022 moeten we wel een beeld hebben van hoe goed het werkt.”

Nijdam: “Echte KPI’s zijn hiervoor lastig te geven. We zullen gebruik maken van polls om ervaringen te meten. We zien dat heel veel bedrijven aan het pionieren zijn. En dat geldt voor ons ook. Zelf weten we het allemaal ook niet precies, maar dit is natuurlijk ook bij uitstek een goed project om ervaringen met elkaar te delen. We hoeven het niet allemaal alleen uit te vinden gelukkig. En het hoeft ook niet van de ene op de andere dag. Stap voor stap werken we steeds verder toe naar deze manier van werken. Daarom zetten wij het ook niet vast in beton.”

Robin Eman: ‘In oktober verhuisden we het hoofdkantoor. Toen begon de periode 100 dagen niet klagen. Daarna kijken we waar we nog moeten aanpassen’

Hoe groot is de technologische uitdaging hierbij?

Eman: “Corona heeft een enorme versnelling in digitalisering gegeven. Voorheen zetten we bijvoorbeeld nog handtekeningen met de pen, dat is nu in no-time gedigitaliseerd. Zelfs essentiële functies als treasury doen steeds meer digitaal. Dit gaat nu zelfs nog een stap verder dan we eerder bedacht hebben.”
Nijdam: “Je ziet het bijvoorbeeld ook bij klantbezoeken. Ook daar zie je steeds meer verandering in het oude denken. Als je helemaal niet meer langs kunt is het ook niet goed. Maar ook hier denken we dat we  niet meer terug naar hoe het was. Ook daar zie je steeds meer overleggen digitaal en dat zal deels zo blijven.”

“Bij alle business units hebben we zogeheten weekstarts. Dat waren altijd fysieke bijeenkomsten. Nu is dat allemaal digitaal.”

Eman: “Bij alle business units hebben we zogeheten weekstarts. Voorheen waren dat altijd fysieke bijeenkomsten. Nu is dat allemaal digitaal. Maar dat opent ook nieuwe mogelijkheden. Nu zijn daar bijvoorbeeld ook wel eens klanten bij, of collega’s uit het buitenland. Voor mij persoonlijk is dat heel leuk. Voorheen ontmoette ik eigenlijk nooit een klant, want ik ben van facilitair. Maar nu komt dat dus wel dichterbij, dat waar we het samen voor doen.”

Hoe past dit bij het duurzaamheidsideaal van de bank?

Eman: “Wij pretenderen vaak een frontrunner te zijn. Dat gaat vaak om de duurzaamheidskant. Ik denk dat we dat nu ook aan de organisatorische kant zijn. Volgens mij zijn we hier iets unieks aan het doen, en lopen we best een beetje voor.”

Nijdam: “Maar dat hangt natuurlijk 100 procent met elkaar samen. Duurzaamheid zit hier zó in alles, het is geen apart iets, het zit in hoe we met elkaar omgaan, en dus ook in hoe we willen werken. Daar past het heel goed bij om deze beweging te maken. Ook bijvoorbeeld in de afweging om minder reisbewegingen te maken. Dat gaat  positieve impact hebben.”