De eerste corona-golf kwam als een schok en werkgevers volgden, uiteraard, massaal de voorschriften op en vroegen iedereen thuis te werken. Google constateerde op 19 maart (een week na de aankondiging van de lockdown) maar liefst 61% minder mensen in het openbaar vervoer dan normaal.

Gauw genoeg daarna ontstond de behoefte van werkgevers om een vinger aan de pols te houden bij hun medewerkers. Het thuiswerken, de maatregelen, het fluctuerende aantal besmettingen: wat doet dat met hen?

Sinds afgelopen maart zagen we inderdaad een opvallende daling in de bevlogenheid

Taalgebruik in e-mails

VWE Automotive is waarschijnlijk een van de weinige werkgevers in ons land die dit echt real-time heeft kunnen volgen. VWE werkt als sinds 2018 enthousiast met een interessante tool waarmee je de bevlogenheid van medewerkers kunt monitoren. “Het algoritme meet van iedere zin in de (interne) mail het spanningsniveau. Daar komt een score uit” vertelt Erwin Brik.

“Door die scores bij elkaar op te tellen, ontstaat een patroon: de KeenCorp-index. Die index meet positieve en negatieve spanning versus persoonlijke betrokkenheid. Wij monitoren de tendens die we daarin zien en we vergelijken de patronen met andere Nederlandse en internationale organisaties.”

‘Geweldige ontmoeting’

Een voorbeeld. Een werknemer zegt in zijn mail: ‘De vergadering wordt ingepland tussen A en B.’ Hij kan ook mailen: ‘Wil jij de vergadering plannen tussen A en B?’ In dat 2e geval is de persoonlijke betrokkenheid hoger. Of hij mailt: ‘Ze zouden geen vervolg moeten geven aan dit soort vergaderingen’. Dan ligt het negatieve spanningsniveau een stuk hoger dan als hij zou zeggen: ‘We vervolgen deze geweldige ontmoeting zo snel mogelijk’. Dan is de positieve spanning én de persoonlijke betrokkenheid hoog.

Sinds VWE de tool gebruikt, ziet de organisatie keer op keer het effect van bepaalde gebeurtenissen terug. Brik: “We zijn met het managementteam bijvoorbeeld een paar keer de hei op gegaan om ons als team verder te ontwikkelen. Na zo’n heidag zagen we keer op keer een opleving in de grafieken, dat kan haast geen toeval zijn.”

Daling bevlogenheid

De coronacrisis had ook bij VWE z’n weerslag op de medewerkers. Je kunt je voorstellen dat de bevlogenheid van je werknemers daalt als ze ineens thuis moeten werken, vooral als de kinderen ook thuis zijn. “Sinds afgelopen maart zagen we inderdaad een opvallende daling in de bevlogenheid”, vertelt Brik. Als hij verder inzoomt op het patroon ziet hij zelfs dat belangrijke momenten een duidelijke piek of daling in de grafiek veroorzaken.

“Zo daalde de bevlogenheid flink nadat het 1e coronaslachtoffer bekend was gemaakt en ging de bevlogenheid weer omhoog nadat werd aangekondigd dat de basisscholen op 11 mei weer open zouden gaan.”

Wat doe je ermee?

Confronterende resultaten, vindt Brik: “Je kunt er niet altijd actie op ondernemen. In dit geval konden we corona niet wegnemen, het thuiswerken niet veranderen en de kinderen van onze werknemers niet opvangen. We konden alleen begrip opbrengen en rust geven. En we namen het mee in ons crisisteam: hier moesten we aandacht aan besteden.

Zo gaven en geven de resultaten nog steeds altijd stof tot praten met elkaar, het is een vast onderdeel van onze MT-agenda.” Bovendien ziet Brik de resultaten als een validiteitstest. “Het bevestigt keer op keer dat onze metingen lijken te kloppen. De toevalligheden zijn te groot. Dat geeft vertrouwen in onze tooling.”

Brik merkt dat de betekenis van de meting nu normaliseert. “We bekijken de resultaten steeds meer zoals het weer. Het is zoals het is: de zon schijnt of het regent. Dat is veranderlijk, soms zelfs per dag. Maar het is wel handig om van te voren te weten wat je ongeveer kunt verwachten, want dan kun je je daarop kleden. Zo is het ook met bevlogenheid: de metingen geven ons een actueel inzicht en vaak ook een voorspelling voor de komende dagen.”

Tweede golf

Ook nu zitten we in een gedeeltelijke lockdown en is zoveel mogelijk thuiswerken weer de norm. Maar momenteel is het aantal reisbewegingen volgens Google maar 24% minder dan normaal. Net als vele organisaties is ook VWE in september begonnen met het organiseren van een terugkeer naar de werkvloer: hybride werken. Op zoek naar een balans tussen de voor- en nadelen van thuiswerken. En de bevlogenheid?

Die is net zo hoog als, of zelfs hoger dan net voor de start van de corona crisis. Na de zomer is de bevlogenheid begonnen aan een herstel ondanks de stijging van het aantal besmettingen en het aantal nieuwe coronapatiënten in de ziekenhuizen. Daar waar de eerste golf een algehele schrikreactie teweegbracht, zien we nu een veel geringer effect op de stijgende bevlogenheid, hooguit een afvlakking.

Onderscheid tussen groepen

Voor iemand met jonge kinderen zal het niveau van persoonlijke betrokkenheid en spanning anders zijn dan voor een vijftigplusser die thuis het rijk alleen heeft. Ook dat ziet Brik terug in de resultaten van zijn metingen. “We kunnen onderscheid maken tussen groepen binnen de organisatie. Denk aan een afdeling, een groep specialisten, een projectteam of recruiters. Die groepen kun je zelf samenstellen en een werknemer kan binnen meerdere groepen vallen.

“Zo kun je dus ook onderscheid maken in leeftijd of geslacht. Dan zie je bijvoorbeeld dat de grafiek van de, voornamelijk eind twintigers er nu heel anders uitziet dan die van de 50+ groep. Opvallend, want dat verschil was er vóór corona niet.” Interessant daarbij is met name het verschil in reactie op de eerste en nu in de tweede golf.

Wat betekent dit voor de lange termijn?

Maar de langetermijneffecten van ‘massaal’ thuiswerken hebben we nog weinig echt goed kunnen onderzoeken uiteraard. Wetenschappers zien voordelen zoals minder files en minder kosten voor kantoorruimtes, maar verwachten ook de nodige risico’s, zoals afnemende netwerkmogelijkheden, verminderd welzijn van medewerkers en negatieve gevolgen voor creativiteit en innovatie.

Daarom doen steeds meer bedrijven en organisaties hun best om beter inzicht te krijgen in wat er in hun werknemers omgaat. Écht proberen te begrijpen en te doorgronden wat een medewerker bewust of onbewust ervaart in de organisatie.

Geef je werknemers altijd de kans om voor een opt-out te kiezen

Dat betekent medewerkers zo frekwent mogelijk monitoren. Vooral in deze tijd, waarin werk en omstandigheden voortdurend in ontwikkeling zijn. Als je ziet dat er wat verandert, kun je meteen ingrijpen, ze een oppepper geven, verrassen of ondersteunen. Of achterhalen wat er speelt, als je zelf niet weet waar die dip of piek vandaan komt.

Privacy

Wie wil starten met een programma als KeenCorp, moet een doel voor ogen hebben. “Je moet echt willen weten wat er speelt”, geeft Brik aan. Nog een belangrijke tip: wees transparant. Brik: “Ik ben vanaf het begin heel transparant geweest als het gaat over deze metingen en de resultaten daarvan. Elke medewerker heeft persoonlijk zijn akkoord gegeven om hier aan mee te doen. En alle resultaten staan op Sharepoint, toegankelijk voor iedereen binnen het bedrijf.”

Die resultaten zijn anoniem. De  metingen worden namelijk geïndexeerd aan de hand van anonieme codering. Alle namen in de mail worden weggehaald en de inhoud van de mails verlaat nooit het pand van de organisatie. En de software voldoet volledig aan alle wettelijk gestelde eisen.

Opt-out

Medewerkers kunnen ook aangeven dat ze niet mee willen doen met de metingen. Dan hebben we het over de persoon die de mails stuurt. Zijn of haar mails worden dan niet meegenomen in de metingen. Kiest iemand daarvoor, maak daar dan vooral geen issue van.

Brik: “Geef je werknemers altijd de kans om voor een opt-out te kiezen. Je moet natuurlijk wel een bepaald volume hebben om een betrouwbare meting te kunnen doen. Als 65% van het bedrijf meewerkt, kom je daar denk ik al in de buurt. Bij ons heeft maar 1 werknemer voor de opt-out gekozen.”

Tot slot geeft Brik de tip om gewoon te beginnen. “Ga niet heel hard je best doen om betrouwbaar over te komen, laat de methode voor zichzelf spreken. Creëer vertrouwen door betrouwbaar te handelen.”