Jezelf gelukkig vergaderen? Het kan!

Door: Wouter Boonstra

‘Vergader jezelf gelukkig, zelfhulpboek voor vergaderslachtoffers’, dat is de titel van een met humor gevuld boek dat drie ervaringsdeskundigen schreven uit hun ‘nimmer aflatende verbazing over hoe we met elkaar omgaan als we samenwerken’. ‘Niets is leuker dan met elkaar te kletsen, totdat we het vergaderen noemen’, aldus een van de auteurs, organisatieadviseur Rik Nijkamp.

We zitten middenin de nieuwe digitale vergadercultuur. Waarom moest dit boek van u, en uw medeauteurs Ernst van Dam, directeur Cap Gemini Academy, en Bart Groenewoud, learning & development specialist, er nu komen?

‘Uit onze nimmer aflatende verbazing over hoe we met elkaar omgaan als we samenwerken. We zitten alledrie in de organisatieontwikkeling en vroegen ons af wat we nu eens zouden moeten oplossen waar iedereen een hekel aan heeft. Dat is vergaderen. Niets is leuker dan met elkaar te kletsen, totdat we het vergaderen noemen. Dan wordt het ineens heel moeilijk. Daar wilden we iets aan doen en vooral bekijken of het ook een haalbare kaart is.

En is dat zo?

‘Er is al veel over geschreven, maar dat gaat vooral over hoe je moet vergaderen. Maar ons gaat het erom: waarom moet je vergaderen en wanneer en met wie? Dat zijn we gaan onderzoeken door te bellen met bestuurders en ondernemers. Hoe bepalen jullie eigenlijk wanneer jullie vergaderen en wie daarbij moeten staan? Toen stuitten we op een kleilaag. Niemand had zich dat ooit afgevraagd. Ik heb het ook in mijn eigen organisatie gevraagd: waarom vergaderen we nu eigenlijk? En waarover? We zitten hier toch niet te vergaderen om het vergaderen? Wat is het doel? En als dat doel helder is, waarom moeten we dan vergaderen?’

‘Dat hebben we getoetst en we kunnen hier echt iets aan doen. Ook in bepalen wie er bij een vergadering moeten zijn. Wist je dat 47 procent van de werknemers vergaderen ziet als de grootste tijdsverspilling op het werk? Dat is bijna de helft! Ze weten vaak ook niet waarom ze er zijn. Bijna driekwart zit weleens wat anders te doen tijdens een vergadering. Maar dan zit je op de verkeerde plek op het verkeerde moment. Ik durf te stellen: als het onderwerp niet interessant is voor jou, dan hoef jij er niet bij te zijn. Vink maar eens tijdens een vergadering welke punten jij belangrijk vindt en zet ook de onnodige punten er ook bij. Het is geen bezigheidstherapie.’

Is er een wezenlijk verschil in beleving tussen fysiek en digitaal vergaderen?

‘We zijn allemaal een beetje aan het hobbyen met online vergaderen. Twee van ons drieën deden dat al, maar 99 procent van Nederland nog niet. En dan begint het geklooi. Niemand heeft er verstand van, je zit te kijken naar kruinen en de neusharen van je collega. We zijn overal op getraind, maar niemand kan fatsoenlijk met dit systeem omgaan.’

‘Deel 4 in het boek gaat daarover. Kijk naar hoe snel applicaties als Teams, Zoom, Meet, Skype, Hangout en FaceTime zich hebben ontwikkeld. Maar we hebben er weinig tijd aan besteed om ons dat eigen te maken. Dat zou toch eens moeten ophouden na meer dan een half jaar? En dan gaat het alleen maar om de techniek. Denk aan je achtergrond. Wil je echt graag die jaren ’30 woning van je laten zien? Hoe zie je er zelf uit? Wist je dat je online aardiger bent dan in een fysieke vergadering? Dat komt omdat je jezelf ziet. Je moet rechtop zitten, niet onderuitgezakt. Als je geen zin hebt, doe dan ook niet mee.’

Waar lopen mensen tegenaan in het digitale vergaderen?

‘Je kijkt elkaar niet echt aan, je ziet niet alle bewegingen, dus  je moet enorm goed letten op non-verbale communicatie. Online vergaderen is harder werken dan offline en dus ook vermoeiender. Doe het daarom niet in te grote groepen. Als dat wel moet, dan is er niet goed nagedacht over het waarom van de vergadering en wie erbij moeten zijn. Na mijn teamtrainingen over gelukkiger vergaderen, merk ik dat het aantal vergaderingen direct naar beneden gaat. Breng elke vergadering in kaart, hoe belangrijk is die vergadering voor jou en voor de ander en hoe gelukkig word je er van?’

‘Stel je wordt niet zo blij van een vergadering met een collega en je wilt dat overbrengen, maar een andere benadering kiezen dan: ik vind je een eikel. Begin dan op deze manier met opschonen: je wordt er blijer van, want onderwerpen gaan je aan en bij andere onderwerpen ben je niet. Dit vergroot het werkgeluk en de zingeving. Vergaderen moet zinvol zijn en je moet er wat kunnen vinden.’

Ik zag dat 39 procent weleens in slaap sukkelt tijdens een bespreking, maar dat vergaderen ook steeds vaker in verband wordt gebracht met toename van stress of zelfs burn-outs. Zijn daar cijfers van?

‘Daar zijn heel veel cijfers van. Ik was zelf directeur van twee arbodiensten, dus hield me bezig met de mentale en fysieke beleving van werk. Ik zag stress van steeds achter de computer te zitten, stress van het aantal vergaderingen. En vergaderen is nu nog gemakkelijker, maar waarom eigenlijk? In het boek staat een brown paper, waar je kunt invullen waarom de vergadering is en wie erbij moet zijn. Het doel moet collectief zijn. Je moet erover nadenken wie erbij is en waar en hoe je vergadert.’ 

‘Als je goed nadenkt over een vergadering, denk je ook na over hoe je wilt dat mensen uit een vergadering komt: hun mindset. Daar moet je tijd aan besteden in de voorbereiding van een vergadering en ook tijdens het overleg. Vergader niet te lang en niet over teveel onderwerpen, anders is er geen focus. Bij 20 agendapunten kom je loom uit een overleg. Laat mensen excelleren op de paar punten die hen interesseren. Zo krijg je meer focus in vergaderingen. Als je een lezing wilt houden, prima, maar dan noem je het ook zo. Sta stil bij het vergaderverloop: zijn de juiste mensen er, wat is de agenda en hoe zorgen we dat we niet uitlopen? Dat laatste noemen we ‘vergaderterrorisme’: punten opperen die niet op agenda staan of niet relevant zijn.’

Hoe ga je daar dan mee om?

‘Zij kapen de agenda. Maar je kunt niet zeggen: sodemieter op! Trucje: introduceer de parkeerplaats. Stel je zit met vier mensen en iemand noemt een punt dat niet op de agenda staat, terwijl jij wilt dat de vergadering niet langer duurt dan 45 minuten. Dan werkt respectvol benaderen: ik wil het even parkeren en dan kom ik er op het eind op terug. We maken eerst de agenda af.’ 

‘Een andere tip: als je aan het begin vaststelt wat het doel is van de vergadering, zeg dan tien minuten voor tijd: is het ook gelukt? En zorg voor een duidelijke aanjager aan het eind van de agenda, zodat mensen de acties ook gaan uitvoeren. Als iets gaaf is om op te pakken, dan doen mensen het ook.’

Hoeveel vergaderingen per dag is zinvol?

‘Willlem van Rhenen, voorzitter Arbo Unie pleitte laatst voor een richtlijn voor een maximaal aantal online vergaderingen per dag. Zij zien dat dit stress oplevert. Beperk het tot een dagdeel. En je kunt je afvragen waarom mensen op een dag alleen maar in vergaderingen zitten en verder niets doen. Dat noemen wij de vergadertoerist. Vraag die persoon eens: waarom ben jij hier eigenlijk?’

Klopt het dat bij de overheid meer wordt vergaderd dan in het bedrijfsleven?

‘Ja, de financiële noodzaak is minder, in het bedrijfsleven is men doelgerichter. Maar het speelveld is ook lastiger bij de overheid, er zijn meer spelregels. Soms worden die teveel aangedikt. In het laatste deel van het boek staat een manifest. Wat spreken we af? De actiepunten, maar ook: zoveel per dag, op bepaalde tijden en tussen elke vergadering een half uur ruimte om even je acties op te schrijven en jezelf voor te bereiden op de volgende vergaderingen. Dat heeft te maken met focus. Je kunt niet hele dag aan staan. Je moet afstand nemen en focus behouden.’

Is er een maximale lengte?

‘Voor online is dat 45 minuten en voor offline 60 minuten. Het kan wel langer, maar neem dan tien of vijftien minuten pauze tussendoor. En niet meteen er opnieuw vergaderen. Vaak zijn vergaderingen automatismen, vaker bij de overheid dan in het bedrijfsleven. Bij de overheid is het meer verankerd, het bedrijfsleven is wendbaarder. Het vergt ook lef om daarnaar te kijken. Een gemeentesecretaris zei laatst: ik wil ernaar kijken. Dan schrijft hij op waar hij gelukkiger van wordt. Je moet focussen op waar je gelukkiger van wordt. Niet op dat de ander moet veranderen. Gelukkiger zijn wil iedereen.’

Wat zijn alternatieven voor vergaderen?

‘Nou, bijvoorbeeld: je had me ook een mailtje kunnen sturen. Ik zag eens een agenda met zes punten. Dat viel mee. Maar een punt was: mededelingen. Dat bleek een stapel van elf documenten met mededelingen! Het ging die wethouder om zijn rechtvaardiging van besluiten. Doe dat met een filmpje op Zoom, dan kunnen we daarnaar kijken. Kortom, probeer niet alles in de dialoog te doen.’

Bron: Binnenlands Bestuur