“Had je me een jaar geleden gevraagd of meer dan tienduizend medewerkers van achter een scherm al hun werk goed konden uitvoeren, dan zou ik gezegd hebben van niet”, zegt Joke Nijhoff, directeur HR Dairy Essentials van FrieslandCampina. 

We gaan besparen op real estate, want we doen hetzelfde werk met minder vierkante meters

“Maar het gebeurt wel. Medewerkers blijken thuis zelfs productiever te zijn. We zagen ook verbeteringen op het gebied van de work-lifebalans, er waren minder reisbewegingen, minder verkeer tussen landen en locaties. En we gaan besparen op real estate, want we doen hetzelfde werk met minder vierkante meters. Uiteraard mist iedereen wel het persoonlijke contact.”

Niet ongewild

Vorig jaar werd FrieslandCampina ondergedompeld in het digitale werken, zoals zoveel bedrijven. Onverwachts weliswaar, maar niet ongewild. “Begin vorig jaar gingen we ons oriënteren op digitaler werken in onze internationale omgeving. Hoe brengen we dit als een natuurlijke manier van werken? We twijfelden of mensen dit prettig zouden vinden. Nog voor we het antwoord hadden, volgde de pandemie en werkte iedereen opeens in Microsoft Teams.”

“Daarin werken mensen op afstand samen aan projecten. Het is een gedeelde Microsoft Teams-ruimte waar ze asynchroon samenwerken en co-creëren. Ook met klanten werken onze medewerkers op afstand, ook internationaal. Ze wisselen informatie uit waarvoor ze vroeger in het vliegtuig zouden zijn gestapt. Medewerkers hebben zich deze manier van werken eigen gemaakt.”

Hybride werken is niet zo bijzonder, alle organisaties gaan daartoe over

Volledig terug naar kantoor gaat niet gebeuren bij de zuivelcoöperatie, vertelt Nijhoff. De organisatie rolt wereldwijd beleid uit voor hybride werken na de pandemie, waarbij medewerkers afwisselend de helft van de tijd thuiswerken en op kantoor zijn. Dit betreft meer dan tienduizend medewerkers, ongeveer de helft van de 24.000 mensen tellende organisatie, verspreid over 38 landen. 

Ongeveer de helft werkt in de productie, die komen voor thuiswerken niet in aanmerking. De andere helft werkte op kantoor, tot de lockdown de organisatie dwong om over te schakelen op thuiswerken. Uitzonderingen daargelaten, want niet bij alle landen past deze manier van werken in de cultuur, persoonlijke leefomgeving of wetgeving.

Creatief raakt achterop

“Hybride werken is niet zo bijzonder, alle organisaties gaan daartoe over”, zegt Nijhoff. “Teveel thuiswerken is niet goed voor het welbevinden van medewerkers en de connectie met FrieslandCampina. Er is minder direct contact met collega’s. Creativiteit, innovatie en werkplezier raken achterop. En achter een scherm houd je niet meer op, je gaat door en door.”

“De vraag is hoe je mensen gezond en in balans houdt als je kiest voor remote werken. Wij noemen onze aanpak ’Our way of working’, een hybride manier van werken die is gebaseerd op vijftig procent thuis en vijftig procent op kantoor werken. Hoe we dat willen aanpakken hebben we al uitgedacht, alle disciplines hebben daaraan meegewerkt, van real estate en talent management tot IT.”

Het biedt ons de mogelijkheid mensen aan te nemen voor wie de reisafstand vroeger te groot zou zijn

“We onderscheiden drie vormen van werken: focus, samenwerken en verbinding.  Concentratie en samenwerking kunnen vanuit huis, voor de verbinding kom je naar kantoor. Daarnaast kijken we wat medewerkers op hun bordje hebben aan taken en waar die het beste uitgevoerd kunnen worden, mede afhankelijk van individuele omstandigheden. Dit is de flexibiliteit die de nieuwe generatie werkenden verwacht. Het biedt ons de mogelijkheid om mensen aan te nemen voor wie de reisafstand vroeger te groot zou zijn.”

Niet bepaald een verandering die je top-down oplegt, gaat Nijhoff verder. “We hebben medewerkers gevraagd hoe zij willen werken na de pandemie. Het merendeel wil thuis blijven werken, vanwege de gunstige balans tussen werk en privé, het digitale werken en de focus die ze thuis op hun werk kunnen houden. Maar ze willen niet continu thuiswerken, want dan missen ze hun collega’s. Zodra de coronamaatregelen worden opgeheven, verwachten we dat medewerkers eerst massaal naar kantoor komen, maar dat die piek daarna afzwakt.”

Workplace analytics

Nog niet alles is uitgedacht. Hoe bewaakt FrieslandCampina bijvoorbeeld productiviteit van medewerkers die thuiswerken? “Met het duidelijk sturen op output en workplace analytics”, zegt Nijhoff. “Niet om individuele voortgang te meten, wel om het gedrag achter de computer te monitoren van grote groepen. We zijn daar een pilot over aan het opzetten, zodat we kunnen leren waar en hoe we moeten bijsturen.”

Mijn grootste zorg is de uitrol

Of het hybride werken bij FrieslandCampina straks functioneert zoals het is uitgedacht, moet nog blijken. Het model is gebaseerd op onderzoek en aannames, de praktijktoets moet nog plaatsvinden. “Mijn grootste zorg is de uitrol”, zegt Nijhoff. “De regel is dat je straks daar werkt waar je hebt afgesproken, maar er komen altijd situaties voor waarbij mensen thuis en op kantoor in dezelfde meeting zitten. Dat is geen prettige manier van samenwerken, dat wordt de grootste frustratie.”

“Een ander punt van zorg is dat leidinggevenden toch weer gaan eisen dat medewerkers vijf dagen per week op kantoor zijn. Er zijn leidinggevenden die nog moeten wennen aan hun voorbeeldrol, die vinden dat zij niet in Microsoft Teams hoeven te werken. We willen dat ook zij deze manier van werken omarmen. Dat is een kwestie van cultuur- en gedragsverandering die we niet zomaar even doorvoeren.”

Flexibel leiderschap 

“Maar we kunnen niet iets verlangen wat mensen nog niet hebben geleerd. Daarom is het aan ons de rol om goede leerprogramma’s aan te bieden. We zetten een ambassadeursnetwerk in die de mogelijkheden laten zien die Microsoft Teams biedt. We helpen bij het inrichten van de werkplek, hoe je pauzes inlast. Ondanks dat zijn er toch mensen bij wie deze manier van werken niet past. Het is een kwestie van flexibel leiderschap hoe om te gaan met individuele situaties, maar we sturen wel op de brede visie van het hybride werken.”

We vertrouwen erop dat medewerkers de nieuwe balans gaan omarmen

Wat als het niet werkt zoals bedoeld? “Dan gaan we er niet rigide aan vasthouden”, zegt Nijhoff. “Maar de richting staat vast, daar is behoefte aan, we verwachten dat iedereen zich hierop gaat instellen. Pakt het anders uit, dan achterhalen we de oorzaak en stellen we bij wat beter kan. Het meest extreme wat kan gebeuren, is dat iedereen straks weer op kantoor gaat werken. Maar we weten dat dit niet gaat gebeuren, omdat we erop vertrouwen dat medewerkers de nieuwe balans gaan omarmen.”