Jolanda Denis, Directeur HR Rotterdam: “Ook HR-medewerkers moeten weten wat er in de stad speelt”

Op het visitekaartje van Jolanda Denis staat dat ze directeur HRO én Communicatie is. Een hele mond vol. Wat heeft communicatie eigenlijk te maken met HRO, Human Resource Ontwikkeling? Voor Denis is die combinatie vanzelfsprekend.

“Buiten leer je hoe het is te leven in een stad met meer dan 180 nationaliteiten”

Zij werkte eerder bij de Belastingdienst, waar ze CHRO én Chief Communication Officer is geweest. Ze is dus goed in staat de twee te combineren. En die combinatie heeft juist in Rotterdam zin. De gemeente Rotterdam – met circa 12.000 medewerkers – streeft naar meer burgerparticipatie.

Centraal staat het idee dat de kwaliteit van het beleid en vooral de uitvoering ervan gebaat zijn bij samenwerking tussen overheid en Rotterdammers. Dus zo min mogelijk een top-down benadering waarbij de overheid via afstandelijke maatregelen zaken voor de burger regelt.

In dialoog met burger

Doel van de gemeente is een overheid die in dialoog gaat met de burgers, en als het even kan samen met hen bepaalt wat het beleid wordt om de dienstverlening zo laagdrempelig mogelijk aan te bieden. “Dat kan alleen met maatwerk”, volgens Denis.

“Op Zuid spelen toch echt heel andere zaken dan in het Kleiwegkwartier of Hillegersberg”, zegt Denis. “Daarom gaat de overheid naar de mensen toe. Echt communiceren, de dialoog aangaan met de Rotterdammers, luisteren en hen zo veel mogelijk op maat bedienen.”

Hub, de wijk in

Ruim een jaar geleden besloot de gemeenteraad dat Rotterdam 39 wijkraden krijgt. Hiermee krijgen Rotterdammers meer zeggenschap over de benodigde plannen in hun wijk, waar het geld aan wordt besteed en welke initiatieven van medebewoners worden uitgevoerd. Bewoners praten mee over plannen die de wijk overstijgen. Daarom werken ambtenaren vanuit kleinschalige ontmoetingsplekken in de wijk. Inmiddels zijn er 20 van deze wijkhubs.

“Het is nu eenmaal niet meer vanzelfsprekend dat mensen bij je solliciteren”

In zo’n wijkhub kan een Rotterdammer makkelijk in contact komen met ambtenaren, wijkagenten en jongerenwerkers. Ook collega’s van Denis’ afdeling kun je er aantreffen, vooral communicatieadviseurs. “In de wijken draait heel veel om communicatie. Het is belangrijk om de communicatieprofessionals in te zetten waar zij meerwaarde bieden. Bijvoorbeeld door wijkraden op weg te helpen bij het opstarten van participatie en bij het maken van wijknieuws voor de digitale nieuwsbrief en de Stadskrant. Uiteindelijk zijn zij het die precies weten welke communicatievragen in de wijken leven.”

Werken voor Rotterdam

De toenemende burgerparticipatie betekent voor die medewerkers wel een verandering.

“Werken vanuit de behoefte van de Rotterdammers en de stad: dat is de kern van ons werk, ook al is het voor collega’s soms even zoeken. Vooral vakmensen denken weleens dat ze weten wat goed is voor de burger. En uiteraard zijn zij bij uitstek deskundige op hun terrein. Daarom is het soms zoeken naar aansluiting bij dat wat de Rotterdammers echt willen.”

Kortom: ambtenaren zoeken naar een passende mindset om goed aan te sluiten op burgerparticipatie.

Jolanda Denis probeert daarom ervoor te zorgen alle ambtenaren voeling krijgen met wat in de stad leeft. “Een deel van onze organisatie zit in het prachtige gebouw De Rotterdam van architect Rem Koolhaas. Maar ik zeg altijd: Rotterdam is niet De Rotterdam, maar begint daarbuiten. Daar kom je in aanraking met wat er echt speelt.

“In de wijken draait heel veel om communicatie”

“Daar leer je ook hoe het is te leven in een stad met meer dan 180 nationaliteiten en behoorlijke armoede; daar krijg je pas echt inzicht in de grootstedelijke problematiek. Als collega’s niet in wijkhubs werken, moedig ik ze aan om de stad in te gaan en met mensen te spreken over wat ze bezighoudt. Maak werkafspraken buiten kantoor.”

Iedere dag iets beter

Dat blijkt behoorlijk succesvol. “Mensen vinden het in elk geval na een eerste aarzeling meestal hartstikke leuk. Collega’s hebben allemaal echt iets met Rotterdam, anders zouden ze hier niet werken. Door naar buiten te gaan, krijgen ze nog eens bevestigd wat een prachtige stad het is – en dat stimuleert om eraan bij te dragen Rotterdam iedere dag een stukje beter te maken.”

Ook het HR-beleid is steeds beter afgestemd op de eisen die een stad met een hoge mate van burgerparticipatie stelt. Denis noemt het traineeprogramma waaraan jaarlijks tientallen pas afgestudeerden met een mbo-, hbo- of wo-opleiding deelnemen. Trainees krijgen drie opdrachten, waarvan eentje – de populairste – in een wijk.

“Maar liefst 70 procent van de trainees blijft bij de gemeente werken”

Betere afspiegeling

“Voor de traineeships zijn altijd meer aanmeldingen dan plaatsen. En maar liefst 70 procent van alle trainees blijft bij de gemeente werken. Daarna is het aan ons samen om hen ook te behouden. Vaak gaat het om jonge mensen, met een heel diverse sociale achtergrond. Het draagt ertoe bij dat het ambtelijke apparaat een betere afspiegeling wordt van de Rotterdamse bevolking, en beter begrip krijgt van wat er leeft in de stad.” Ook blijft een deel van de ruim duizend stagiairs en stagiaires die de gemeente jaarlijks ontvangt na hun studie werken voor Rotterdam.

Dat neemt niet weg dat de gemeente Rotterdam wel enige moeite heeft om aan de juiste mensen te komen, zeker als het gaat om ICT’ers, bijzondere vakspecialisten en toekomstige collega’s met een veelgevraagd functieprofiel. “Het is nu eenmaal niet meer vanzelfsprekend dat mensen bij je solliciteren”, aldus Denis.

Klussenplein

De gemeente probeert het personeelstekort te ondervangen door het werk aantrekkelijker te maken. Zo zijn er trainingsprogramma’s voor bestaande medewerkers. De gemeente hoopt dat werknemers hun werk aantrekkelijk blijven vinden als ze de mogelijkheid krijgen een leven lang te leren. Bovendien houden ze dan hun kennis op peil. Ook wordt gekeken naar de mogelijkheid om personeel te laten doorstromen naar functies waar tekorten bestaan.

Tijdens de coronacrisis heeft de gemeente een ‘klussenplein’ in het leven geroepen, zodat werknemers die hun werk even niet op locatie konden uitvoeren, tijdelijk elders aan de slag konden. Dat beviel; de gemeente werkt nu aan een vervolg op dat klussenplein, om job rotation en interne doorstroming te bevorderen.

“En er is meer, zoals een vitaliteitsprogramma waar medewerkers leren om te gaan met onder andere stress, dit om een balans in het werk te vinden. Ook is er het plaats- en tijdonafhankelijk werken, afhankelijk van wat het werk van je vraagt en waar jij jezelf goed bij voelt.”