HR-leadteam RDW Karin Disselen, Jessica van Zon en Celest Latumalea: “We doen het sámen en zijn kritisch op elkaar”

In alle vijf divisies van de organisatie zit een senior HR-adviseur in het managementteam, die meepraat over de bedrijfsvoering. En Karin Disselen heeft als manager HR een plek in het overkoepelende MT van de RDW.

“Veel uitdagingen pakken we aan in samenwerkingsverbanden, en ook HR draait daarin mee”

Logisch, die zware vertegenwoordiging van HR in de business, vindt zij. “Want mensen zijn de crux van een organisatie. De RDW staat voor steeds complexere opgaven. Bijvoorbeeld door alle nieuwe technologie in auto’s en alle data die daarmee gemoeid gaat.

Grote uitdagingen waar de RDW in de dienstverlening en bedrijfsvoering op moet inspelen. Veel pakken we aan in samenwerkingsverbanden, en ook HR draait daarin mee. Het is leuk om in te zoomen op die verschillende kanten van de organisatie.”

Strategische plek

Die samenwerkingsgedachte komt ook tot uiting in haar stijl van leiderschap. Karin Disselen heeft veel ruggenspraak met haar afdelingshoofden. Een interview over HR bij de RDW is prima, maar wel samen met Jessica van Zon (afdelingsmanager Specialisme) en Celest Latumalea (afdelingsmanager Advies).

Van Zon knikt instemmend. “We doen het samen en zijn kritisch op elkaar.” De werkwijze van HR sluit ook helemaal aan bij die van de organisatie, merkt Celest Latumalea daarbij op.

De strategische plek van HR toont het belang van HR binnen de organisatie, vindt ze. “Dat onderschrijft vanuit de organisatie dat medewerkers een belangrijk kapitaal zijn en dat de organisatie daarin investeert. Overigens is HR altijd een belangrijke pijler geweest binnen de RDW.”

Complex takenpakket

De RDW is sinds 1996 een zelfstandig bestuursorgaan van de overheid (een ZBO) en moet daardoor zelf de broek ophouden. De volledige naam Rijksdienst voor het Wegverkeer werd vanaf toen niet meer gebruikt. De organisatie heeft kantoren in Zoetermeer, Zwolle, Veendam en Groningen, een testcentrum in Lelystad en vele keuringsstations verspreid over het land.

“De RDW ken je van de APK-brief, maar er is zoveel meer… Het is veel complexer dan ik dacht.”

De RDW is bij het grote publiek vooral bekend van de brief in de bus dat het tijd is voor de APK-keuring. De medewerkers voeren steekproefsgewijs controles uit bij die keuringen. Maar er is zoveel meer, viel ook Karin Disselen al snel op toen zij hier zes jaar geleden begon.

Ze somt summier op: “Registratie en informatie van voertuigen, ICT, het testen en toelaten van nieuwe voertuigen en sinds kort hebben we ook een tolheffingstak. Het is veel complexer dan ik dacht. Er is daarnaast nu zoveel gaande. De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel, onder meer met autonome voertuigen. En er zijn effecten van de hoge inflatie en de oorlog in Oekraïne.”

Gevulde gereedschapskist

Het personeel is honkvast. Gemiddeld werkt een medewerker zestien jaar bij de RDW. De gemiddelde leeftijd is 47 jaar en kent een dalende trend. “Nu is het zaak de continuïteit op peil te houden”, merkt Celest Latumalea op, die acht jaar bij de RDW werkt. “We moeten in dit dynamische speelveld als landelijke organisatie de innovatieslag maken en een kundige en betrouwbare partner zijn voor onze stakeholders.”

“We investeren heel veel in leren en ontwikkelen. Kennis is de corebusiness van de RDW.”

Die innovatieslag voltrekt zich grotendeels op technologisch gebied, op alle IT in de auto. Om hun taken uit te kunnen voeren en vast te kunnen stellen of dat allemaal wel veilig is, moeten de medewerkers van de RDW continu bijgeschoold worden.

“We investeren heel veel in leren en ontwikkelen”, benadrukt Karin Disselen. “Kennis is de corebusiness van de RDW. Bij de divisies halen we op welke opleidingen nodig zijn. Daar maken we een opleidingsplan van, met leerlijnen in de vorm van een keuzemenu. De medewerker is wel zelf verantwoordelijk voor de eigen loopbaanplanning, wij zorgen ervoor dat de gereedschapskist is gevuld.”

Goed landen

Die ontwikkelmogelijkheden is ook een aantrekkende factor voor nieuw talent. Jessica van Zon: “Je wilt uitstralen dat je veel gave dingen doet, en daarmee mensen blijven trekken. We zijn die slag aan het maken, en dat lukt goed. We hebben over het algemeen geen langdurig openstaande vacatures.”

“Omdat we partner aan tafel zijn van de business kunnen we goed inzoomen op hoe het met de personeelsbehoefte zit”

De onboarding van nieuwe collega’s heeft veel aandacht, vertelt ze. “We hebben daar afspraken over. Nieuwe mensen moeten goed landen binnen een afdeling of bijvoorbeeld een klantteam. Het groepje directe collega’s spreken we aan om goed te zorgen voor de nieuwe medewerker. In de praktijk zien we dat dat ook gebeurt.”

Strategische personeelsplanning

HR faciliteert ook strategische personeelsplanning, merkt Celest Latumalea op. “Omdat we partner aan tafel zijn van de business kunnen we goed inzoomen op hoe het met de personeelsbehoefte zit. We krijgen vroegtijdig, aan de voorkant, input van de business over wat er speelt.”

“Dan kunnen we ook helpen bij het beantwoorden van vragen als: ‘Hebben we de juiste mensen aan boord, of moeten we specialisten van buiten halen?’ RDW wil bijvoorbeeld groeien als dataspecialist. Dan moeten we als HR zorgen dat we daarop inspelen zodat we de business goed kunnen ondersteunen.”

Systeemwissel

De HR-afdeling heeft een flinke transformatie doorgemaakt de afgelopen jaren. “Toen ik vijf jaar geleden binnenkwam ging alles nog handmatig”, memoreert Jessica van Zon. “We hebben een enorme ontwikkeling in digitalisering gehad, versneld door corona. Daardoor hebben we veel meer regie op ons vak.”

“We spreken elkaar erop aan als de resultaten niet goed genoeg zijn, want we willen de beste blijven”

Een belangrijke stap in de transformatie van de HR-dienstverlening is de wissel van het personeelsinformatiesysteem. Dat was een arbeidsintensieve periode voor HR, de stofkam ging overal doorheen.

De wissel maakt dat HR, maar ook de business zelf, beschikt over een grotere set aan data die wordt gebruikt voor analyses en sturingsinfo. ”Bijdragen aan besluitvorming en bedrijfsvoering door datagedreven analyses is door de systeemwijziging toegankelijker geworden”, ervaart Latumalea. “Deze stap was onmisbaar in het verder professionaliseren van de HR-dienstverlening.”

Plezier

Nieuwe tijden brengen ook zorgen met zich mee. Bijvoorbeeld over de bureaucratisering. “Die is enorm toegenomen”, vertelt Karin Disselen. “Ik zie veel strakkere inkoopprocedures. Dat vergt heel veel tijd. Daarnaast moeten we alert zijn met het inhuren van zzp’ers en of iets wel of niet mag in verband met de aangescherpte privacywet. Met al die regelgeving moeten we opletten dat het wel werkbaar blijft.”

Het is een complex werkveld, ervaren de drie HR-professionals. Dat weerhoudt hen er niet van ‘heel veel plezier’ te hebben in hun werk. Karin Disselen: “Dat zit hem in het samenwerken, het elkaar aanspreken om eens op een andere manier te denken en het samen vieren. Dat laatste is ook cruciaal.”

Trots

“Ik vind oprecht dat de RDW zich onderscheidt in persoonlijke betrokkenheid”, merkt Celest Latumalea daarbij op. “Iedere RDW’er is zo trots op het werk dat hij of zij doet. Ik denk dat dat echt uniek is. De trots is het DNA van de organisatie.”

Karin Disselen: “We hebben ook een divers , interessant werkpakket en zitten in allerlei netwerken. Van medewerkers horen we dat ze het hier veel leuker vinden dan ze dachten. Ze zijn trots op hun werk en op hun vak.”

“We staan aan de voorkant van innovatie, en hebben daarmee een unieke plek in de voertuigketen”

Die trots komt mede voort uit de autoriteit die de RDW is op het gebied van technologische ontwikkelingen in de voertuigbranche. “Onze mensen die van die techniek houden en daarover gaan, willen de beste zijn”, zegt de manager HR.

“En we spreken elkaar daar ook op aan als de resultaten niet goed genoeg zijn, want we willen de beste blijven”, vult Jessica van Zon aan. “We staan aan de voorkant van innovatie, en hebben daarmee een unieke plek in de voertuigketen.”

Uitdagingen

De HR-afdeling telt 35 fte’s, op een totaal personeelsbestand van bijna 2000 medewerkers bij de RDW. Op HR-vlak zijn er de nodige uitdagingen, zoals het duurzaam inzetbaar blijven van medewerkers en het meegaan in kennis rond alle technologische ontwikkelingen.

Een andere grote uitdaging ligt in het werven van nieuw personeel. De aantrekkelijke werkomgeving van de RDW behoeft nog de nodige ruchtbaarheid. Tijdens lezingen en samenwerkingsprojecten op hogescholen en universiteiten wordt getracht contact te maken met jonge talenten en ze te verleiden tot een toch nog wat ongebruikelijke stap.

Celest Latumalea: “We proberen ze over die drempel te bewegen en te vertellen hoeveel leuker en toffer het werk is dan we zelf dachten. Als afdeling staan we altijd klaar om de organisatie te faciliteren, zaken zo in te richten dat het voor leidinggevenden en medewerkers mogelijk is hun eigen regie te pakken.”

Eigen regie

Niet alle medewerkers nemen uit eigen beweging die regie in handen, stelt Jessica van Zon vast. “Dat geeft wel een spanningsveld, want vooral leidinggevenden vinden het wel eens fijn om extra ontzorgd te worden. Het schuurt soms en dat is goed. Zonder wrijving geen glans.”

“Eigenaarschap bij de medewerkers en verantwoordelijkheid laag in de organisatie zijn essentieel om wendbaar en slagvaardig te kunnen zijn”

Er is nog werk aan de winkel, beseft ze. “We moeten goed nadenken over onze eigen dienstverlening. Wat verwachten we van de leidinggevenden en de medewerkers? En wat verwachten zij van ons?

Hoe kunnen we in samenwerking ervoor zorgen dat ieder in de eigen rol verantwoordelijkheid neemt? Eigenaarschap bij de medewerkers en verantwoordelijkheid laag in de organisatie zijn essentiële zaken om een wendbare en slagvaardige organisatie te kunnen zijn in een dynamische omgeving.”