Kennis van SV-regelingen van essentieel belang

Alle compensatieregelingen hebben als doel specifieke doelgroepen aan het werk te helpen of te houden. Dit gebeurt door het beperken van de financiële risico’s van de werkgever, door bijvoorbeeld de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte te compenseren, subsidies te verstrekken of premiekorting te verlenen. Een beroep doen op zo’n stimuleringsmaatregel is vrij complex en omdat het een specifieke en daardoor kleine groep werknemers betreft, komt het maar weinig voor. Vandaar dat veel werkgevers niet de moeite nemen om de mogelijkheden te doorgronden, laat staan de compensatieregeling aan te vragen. En dat is jammer! Ondanks dat het een kleine groep werknemers betreft, gaat het om een relatief groot deel van het HR-budget. Afhankelijk van het personeelsbestand gaat het hier om zo’n 1 à 2 procent van de loonsom. Dus zeker de moeite waard om grip op te krijgen.

Salarisadministratie niet voldoende
Er zijn een kleine honderd SV-regelingen (Sociale Verzekering) in Nederland. Om alle mogelijkheden optimaal te benutten is kennis nodig van de complete actuele regelgeving, van de bijbehorende aanvraagprocedures en van de specifieke situatie van de medewerker. Het salarisadministratiesysteem biedt hier geen afdoende oplossing. Dit systeem werkt immers alleen perfect als de invoer volledig en juist is. De meeste fouten in de salarisadministratie worden gemaakt door het niet of verkeerd toepassen van wet- en regelgeving. Ook de systemen waarmee organisaties werken kunnen de kans op fouten vergroten, doordat er veel handmatige acties zijn vereist. Daarbij is het voor salarisadministrateurs niet altijd duidelijk welke regelingen en wijzigingen het systeem zelf doorvoert en welke aanpassingen handmatig moeten worden gedaan. Fouten variëren van onterecht betaalde premies tot een oud percentage dat in de salarisadministratie is blijven staan. Deze fouten komen bij een accountantscontrole niet aan het licht, omdat de accountant alleen de eindbalans controleert.
 
Compliancy
Een melding die een dag te laat binnenkomt bij het UWV kan leiden tot een fikse boete. Maar ook imagoschade ligt op de loer als later blijkt dat een organisatie onterecht gebruik heeft gemaakt van subsidies. Omdat de opvolging van de diverse SV-procedures niet tot de dagelijkse activiteiten van een HR-afdeling behoort, zijn vergissingen snel gemaakt. Met de gevolgen kan een organisatie heel lang geconfronteerd worden. Zo hebben loonsancties en boetes invloed op het horizontaal toezicht door de Belastingdienst.

Directe inkomsten en het beperken van financiële risico’s zijn belangrijke redenen om optimaal om te gaan met SV-regelingen. Daarnaast is het belangrijk om imagoschade en boetes te voorkomen. Echter, een gebrek aan kennis en een gebrek aan continuïteit in organisaties zorgen nog steeds voor problemen als het gaat om het optimaal benutten van de diverse subsidies. Het bijhouden van kennis is dan ook van essentieel belang, eventueel met hulp van een derden. 
 
Mick Netiv, directeur van HRControl dienstverlener Robidus