Behandeling klachten grens-overschrijdend gedrag mag heel wat beter – de do’s en de don’ts…

Door: Joost van Ladesteijn

Arib, Van Dijk, Ali B, Gündogan, Spijkers, Van Nieuwkerk, Overmars, Borsato, Van Drimmelen en Darmoni. Met alle krantenkoppen mag bekend zijn dat een adequate en zorgvuldige klachtbehandeling bijzonder belangrijk is voor alle betrokken partijen. Maar wat is dat precies? Clichés passeren de revue in commentaren. De belangrijkste grondslag wordt zelden genoemd: artikel 7:611 BW.

Een onderzoek dient geen ‘fishing expedition’ te zijn om naar een ontslaggrond te werken voor een van beide partijen…

Artikel 7:611 BW regelt het goed werknemer- en werkgeverschap. Het is de arbeidsrechtelijke variant van de ‘redelijkheid en billijkheid’. Artikel 7:611 BW kent verschillende plaatsen en functies in het arbeidsrecht. Nog tamelijk recent overwoog de Hoge Raad dat artikel 7:611 BW geldt bij individuele en collectieve wijzigingen van arbeidsvoorwaarden. Minder bekend is dat artikel 7:611 BW geldt als norm voor de toetsing van het handelen van werkgevers, waaronder in klachtenprocedures.

6 beginselen

Ter invulling van het goed werkgeverschap worden in dit verband de volgende beginselen onderscheiden:

1. Het gelijkheidsbeginsel: gelijke gevallen dienen gelijk te worden behandeld. Bij ontbreken van een wettelijke grondslag kan de norm van artikel 7:611 BW dienst doen. Dit betekent onder andere dat klachten, meldingen en/of soortgelijk consistent en coherent dienen te worden opgepakt.

2. Het evenredigheidsbeginsel: de nadelige gevolgen van een besluit van de werkgever voor de werknemer mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het (de) met het besluit te dienen doel(en). Dit kan spelen bij het formuleren van een onderzoeksvraag in verhouding tot een grondrecht op privacy of het al dan niet opleggen van een sanctie.

3. Het vertrouwensbeginsel: gewekte verwachtingen door de werkgever bij een werknemer mogen niet worden beschaamd. Kondigt de werkgever bijvoorbeeld aan dat enige klacht eerst zal worden getoetst op ontvankelijkheid, dan zal een werknemer daarop mogen vertrouwen.

4. Het motiveringsbeginsel: besluitvorming van de werkgever dient te berusten op een kenbare motivering die op feitelijk juiste gronden berust en die het besluit kan dragen. De functie van het motiveringsbeginsel is vooral de werknemer in staat te stellen de aangevoerde gronden die tot een bepaald besluit hebben geleid te toetsen op redelijkheid en/of (on)waarheid.

Dit betekent dat de beklaagde onverwijld, in een taal die hij verstaat en in bijzonderheden, op de hoogte dient te worden gesteld van de aard en de reden van de tegen hem ingebrachte beschuldiging analoog aan artikel 6 EVRM. Beperkte of gedeeltelijke inzage en toegang tot bewijs zullen niet snel de toets der kritiek kunnen doorstaan. Het EHRM stelt hoge eisen aan anonieme getuigenverklaringen.

5. Het zorgvuldigheidsbeginsel: de werkgever dient bij het nemen van beslissingen zoveel mogelijk rekening te houden met alle betrokken belangen en zich daaromtrent goed te laten informeren. Hier bevindt zich ook een informatieplicht en onderzoeksplicht voor de werkgever, alsmede zaken als hoor- en wederhoor, naast meer algemeen het recht op verdediging. Enige schijn van belangenverstrengeling dient te worden vermeden. Het is verdedigbaar dat onder omstandigheden strafrechtelijke beginselen gelden als het zwijgrecht.

6. Het verbod van détournement de pouvoir: bevoegdheden moeten worden uitgeoefend overeenkomstig het doel waarvoor zij zijn gegeven. Een onderzoek dient geen fishing expedition te zijn om naar een ontslaggrond te werken voor een van beide partijen.

Het is de omgang met de klacht, welke voor werkgevers de werkelijke lakmoesproef vormt

Nuchter risico’s beschouwen

Werkgevers schieten geregeld in een kramp uit angst door een van beide partijen aansprakelijk te worden gesteld. Daarom gaat het frequent mis. Werkgevers dienen nuchter risico’s te beschouwen. Het komt aan op de kwaliteit van besluitvormingsprocessen, en vooral het actiegericht nemen van verantwoordelijkheid.

Reeds dat verklaart waarom een vastgelegde procedure helpt. Het stelt in staat afstand te nemen voor adequaat verzamelen en analyseren van informatie en zorgvuldig besluiten hierover. Het is de omgang met de klacht, welke voor werkgevers de werkelijke lakmoesproef vormt. Die bepaalt de reputatieschade en zegt alles over identiteit en cultuur.

Joost van Ladesteijn is partner en advocaat bij Vertex Legal B.V., een boetiekkantoor in juridisch, cultureel en strategisch managementadvies.