Leidinggeven aan thuiswerkers: vertrouwen, informatie én contact
In de 1,5 meter-economie zullen de spelregels ingrijpend veranderen, zowel voor werkgevers en leidinggevenden als voor werknemers. Thuiswerken en leidinggeven aan medewerkers die thuiswerken vraagt om ander gedrag aan beide kanten.
Via een speciaal ontwikkelde app volgt TNO werknemers tijdens de coronacrisis om te zien hoe zij hun werk op dit moment organiseren en waar ze tegenaan lopen en wat dit betekent voor de leidinggevenden. Daaruit blijkt onder meer dat deelnemers vinden dat de taken en procedures onduidelijk zijn en dat de werkrelatie onder druk staat.
Drie psychologische basisbehoeften
Dit is volgens de hoogleraren Fred Zijlstra en Paul Jansen goed te verklaren. In Trouw schrijven zij dat de nieuwe manier van werken “een forse sociale uitdaging” wordt. Bij het maken van plannen voor nieuwe werkwijzen moet rekening worden gehouden met drie psychologische basisbehoeften: de behoefte aan autonomie, de behoefte om erbij te horen en de behoefte om je competent te voelen.
Het Nieuwe Werken 1,5 kan volgens Zijlstra en Jansen alleen een succes worden, als er ook voldoende vaardigheden voor zelfmanagement aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het leren maken van werkschema’s met voldoende ingebouwde rust- en (digitale) contactmomenten en het stellen van haalbare en (zelf)afrekenbare doelen. Leidinggevenden moeten leren beoordelen op basis van output, empathie en vertrouwen, in plaats van op aanwezigheid, controle en daadkracht.
TNO adviseert op basis van de onderzoeksresultaten met name aandacht te besteden aan drie thema’s. Die adviezen ogen op papier betrekkelijk eenvoudig, maar zullen in de praktijk van de leidinggevende de nodige discipline en een lange adem vragen.
1. Vertrouwen geven
Voor leidinggevenden zijn medewerkers die thuiswerken ‘uit beeld’, wat het lastig te controleren maakt of ze wel goed aan het werk zijn. Een aantal deelnemers aan het onderzoek geeft aan dat ze een gebrek aan vertrouwen van hun leidinggevende ervaren. Als leidinggevende steun je medewerkers volgens TNO vooral door ze duidelijk te maken dat je vertrouwen hebt in hun vaardigheden, deskundigheid en betrokkenheid.
Verder is het van belang begrip te tonen voor het feit dat werk en privé wat meer door elkaar lopen. Het vertrouwen dat je medewerkers nu geeft en het begrip dat je nu toont, zullen zich op langere termijn uitbetalen in minder stress en een hogere betrokkenheid.
2. Duidelijke informatie
Als medewerkers thuiswerken en je als leidinggevende niet even kunt lopen, is duidelijke informatie over wat er van ze wordt verwacht, essentieel om op een prettige manier te kunnen werken. Drie punten zijn daarbij van belang: sturen op resultaten, nagaan of de opdrachten duidelijk zijn en de haalbaarheid checken.
Leidinggevenden moeten volgens TNO meer dan anders goed met de medewerkers bespreken welke resultaten er van ze worden verwacht en actief checken of het echt duidelijk is wat de bedoeling is. Daarbij geldt niet ‘wie zwijgt stemt toe’. Hetzelfde geldt voor het bepalen van de haalbaarheid van taken. Medewerkers en het team waar zij deel van uitmaken moeten de werkverdeling onderling kunnen bespreken.
3. Houd contact
TNO adviseert actief contact te houden, niet alleen per email, maar ook door geregeld te bellen om te vragen hoe het gaat. Leidinggevenden moeten ervoor waken helemaal in beslag te worden genomen door het managen van de crisis en daardoor niet meer beschikbaar te zijn voor de medewerkers. Organiseer naast inhoudelijke overleggen ook af en toe een informele online bijeenkomst, een gezamenlijke koffiepauze of het online vieren van een verjaardag. Achterliggende gedachte is dat medewerkers zich verbonden blijven voelen met de organisatie en met het team.
Wil het thuiswerken tot een optimaal resultaat leiden, wordt ook van de medewerker een bepaalde inzet en discipline verwacht. Als advies aan de medewerkers stelde TNO onderstaande vuistregels op. Die komen tegemoet aan de bovengenoemde basisbehoefte aan autonomie, de behoefte om erbij te horen en de behoefte om je competent te voelen.
Maak een dagplanning
– Plan blokken om te werken, te ontspannen, te zorgen en te bewegen.
– Het zal vast niet altijd lukken, maar probeer tijdens werktijd zoveel mogelijk alleen met werk bezig te zijn, en tijdens zorgtijden alleen met zorg.
– Deel je planning met collega’s (bijvoorbeeld via je agenda).
– Maak een overzicht van de werkzaamheden die je in de werkblokken wil doen, wees daarbij realistisch.
– Bespreek de verdeling van werkzaamheden met collega’s, zodat verwachtingen over en weer duidelijk zijn.
– Plan koffie- en lunchpauzes in en ga dan even van de werkplek af.
– Evalueer aan het eind van de dag en de week hoe het is gegaan en pas je planning voor de volgende week daarop aan.
Zorg voor afwisseling en voldoende beweging
– Kijk hoe je je werkplek zo goed mogelijk kunt instellen: werk je op een laptop, maak dan gebruik van een los toetsenbord en muis, en eventueel een los beeldscherm.
– Zet het beeldscherm recht voor je, stel bureau en stoel zo op elkaar af dat je met ontspannen schouders kan werken, of ondersteun de armen zo goed als dat lukt. Zorg dat de ellebogen dicht bij het lichaam blijven bij muisgebruik. Wees creatief: met kussens kun je de hoogte van de stoel aanpassen en met boeken of een pak papier het beeldscherm op de juiste hoogte krijgen. Zo kun je ook een alternatief voetenbankje maken.
– Onderbreek beeldschermwerk regelmatig; afwisseling is nòg belangrijker bij meer dan 6 uur per dag beeldschermwerk. Neem vaak korte pauzes (20 seconden is al goed). Sta bijvoorbeeld op om wat te drinken te pakken, de kat te aaien of loop de tuin in of het balkon op. Je kunt ook een paar oefeningen doen. Maak eventueel gebruik van oefeningen in een app.
– Vind je het lastig om regelmatig te pauzeren? Stel voor de gelegenheid pauzesoftware in.
– Ontlast je ogen bij beeldschermwerk: kijk af en toe even weg van het beeldscherm.
– Verander regelmatig van werkhouding. Kijk of je zittend werken kunt afwisselen met staand werk of lopen. Wees creatief: van een plank die nog ergens in de schuur staat is wellicht een sta-werkplek te maken? Sta op en loop tijdens het bellen. Kijk of je kunt staan tijdens virtueel overleg.
– Wissel van werkhouding. Ga voor de verandering een half uurtje op een kruk zitten of een uurtje in een luie stoel werken met de laptop.
– Wissel typen en muizen af met taken waarbij je veel moet lezen. Heb je veel leeswerk: maak dan een print en ga in een lekkere stoel zitten.
– Wissel moeilijke en makkelijke taken af.
– Maak een wandeling tijdens wat langere pauzes, zoals de lunchpauze.
– Plan tijd in voor sport: veel sportverenigingen bieden online alternatieven aan voor het normale sporten. Betrek eventueel gezinsleden
Plan momenten van ontspanning
– Stop op een zeker moment met werken en zet je computer uit, zodat je los kunt komen van je werk.
– Beperk de tijd achter een beeldscherm in privétijd. Hoewel telefoon en sociale media nu belangrijke communicatiemiddelen zijn, is het ook goed om even helemaal ‘uit te schakelen’. Zet je telefoon uit, of zet hem op stil en leg hem weg. Doe dit sowieso een half uur voordat je naar bed gaat.
– Maak eventueel gebruik van een app voor ontspanningsoefeningen.
Blijf in virtueel contact met collega’s
– Zoek contact met collega’s die in dezelfde situatie zitten. Informeer of je collega alles geregeld krijgt en het werk aankan en help elkaar indien nodig.
– Wissel tips met elkaar uit.
– Wissel contact per email af met telefoon of videobellen. Dat zorgt voor een persoonlijker contact.
– Praat ook over andere onderwerpen dan alleen werk.
– Trek bij je leidinggevende aan de bel als je knelpunten ervaart in je werk.
– Organiseer een online koffiemomentje of een vrijdagmiddagborrel.
Personalia
Whitepapers
Markt Update
Vragen over adverteren?
Kan ik u van dienst zijn met een toelichting of advies over alle mogelijkheden? Bel of mail gerust. Ik neem graag de tijd voor u.
CHRO.nl is onderdeel van Sijthoff Media, dé partner voor HR professionals. Benut de vele advertentiemogelijkheden.
Anna-Bo Bouwens
Community Manager