Mededelingen aan werknemer gedaan via intern HRM-platform kunnen rechtskracht missen

Regelmatig dient zich in mijn praktijk een zaak aan die gaat over de aanzegging van een arbeidsovereenkomst. Een aanzegging is kort gezegd een aankondiging van de werkgever aan de werknemer over het verlengen of het eindigen van het lopende tijdelijke arbeidscontract. Hiervoor is in de wet een verplichting tot aanzegging opgenomen.

De werknemer stelde dat die mededeling hem niet had bereikt en claimde de aanzegvergoeding

Aanzegging moet uiterlijk 1 maand voor het einde van het contract schriftelijk plaatsvinden. Aanzeggen is niet hetzelfde als opzeggen. Opzeggen is het dienstverband (indien voldaan is aan de wettelijke vereisten) tussentijds beëindigen. Een werkgever dient te beschikken over toestemming van UWV om de arbeidsovereenkomst te kunnen opzeggen (tenzij bijvoorbeeld sprake is van ontslag op staande voet of een proeftijdontslag).

Los van het onderscheid tussen aanzeggen en opzeggen, geldt in beide gevallen dat het van belang is te controleren of de inhoud van de mededeling de werknemer daadwerkelijk heeft bereikt. Dit speelde recent bij de kantonrechter Utrecht. De werkgever in die zaak had de aanzegging van het einde van de arbeidsovereenkomst gedaan via AFAS Insite. De werknemer stelde dat die mededeling hem niet had bereikt en claimde de aanzegvergoeding (een maandsalaris).

AFAS Insite

Werknemer was met ingang van 1 september 2023 bij werkgever in dienst getreden voor de duur van één jaar. De arbeidsovereenkomst is na 31 augustus 2024 niet voortgezet. Werkgever maakt binnen zijn organisatie gebruik van AFAS Insite, een systeem waarin HRM-gerelateerde onderwerpen worden gecommuniceerd met de werknemers. Bij brief van 29 juli 2024 is het einde van de arbeidsovereenkomst van werknemer aangezegd.

Deze brief is door de afdeling HRM via AFAS Insite aan werknemer gestuurd. Werknemer heeft bij e-mail van 1 september 2024 aan werkgever bericht dat het niet verlengen van de arbeidsovereenkomst hem niet is aangezegd. Hij was op die datum niet op de hoogte van de aan hem verzonden brief via AFAS Insite.

Tussen partijen is in geschil of werkgever heeft voldaan aan de aanzegverplichting. Vaststaat dat werknemer de via AFAS Insite verzonden brief niet heeft geopend en gelezen. Daarmee heeft de inhoud van de brief werknemer niet bereikt, terwijl dat op grond van de ontvangsttheorie wel vereist is om haar werking te hebben. De inhoud van de brief heeft ook werking als deze de persoon niet heeft bereikt, maar dat het gevolg is van het handelen van die persoon of van een omstandigheid die voor risico komt van de persoon zelf.

Geen melding ontvangen

Volgens de kantonrechter had de werknemer niet hoeven te begrijpen dat AFAS Insite het communicatiemiddel was. Daarnaast staat vast dat werknemer geen melding ontving dat er een document voor hem klaar stond in AFAS Insite, als hij AFAS Insite niet opende. Er zijn daarom geen omstandigheden die ertoe leiden dat het niet ontvangen van de aanzegging voor risico moet komen van werknemer.

Het blijft dus voor rekening en risico van werkgever dat de inhoud van de brief werknemer niet heeft bereikt. Dit betekent dat werkgever niet tijdig heeft aangezegd en dat hij daarom de aanzegvergoeding aan werknemer is verschuldigd.

Deze uitspraak onderstreept het belang van controle nadat een aanzegging is gedaan, dat de aanzegging de werknemer ook daadwerkelijk heeft bereikt. Better safe than sorry!