Full time thuis werken vraagt veel meer van de flexibiliteit van medewerkers dan een dag of twee dagen per week. Het maakt verschil, zo ondervinden ze ook bij Aon – toonaangevend adviseur op het gebied van risico-, pensioen- en gezondheids oplossingen – deze dagen. 

“Sinds 16 maart werken onze 2.600 medewerkers thuis en dat gaat best goed”, zegt Director Human Resources van Aon, Michiel van Meer. “Wij hebben vanaf het begin veel energie gestoken in het zo goed mogelijk begeleiden en adviseren van onze medewerkers over de fysieke en mentale uitdagingen die het gevolg zijn van de coronacrisis. 

Uitstekende IT-oplossingen

“Iedereen kan meedoen aan het online gezondheidsprogramma dat wij via een partner aanbieden. Voorop staan nu veiligheid en gezondheid van medewerkers, van klanten en relaties. We hebben voor uitstekende IT-oplossingen gezorgd om het thuiswerken zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Want wij vragen flexibiliteit van de mensen, maar geven dat omgekeerd ook zoveel mogelijk.”

Medewerkers hebben geen reistijd, dus beweeg, ga – waar dat kan – naar buiten

Waarborgen van de productiviteit en bedrijfscontinuïteit moet het resultaat van die Aon-missie zijn. “Dit is geen sprint, dit is een marathon”, stelt Michiel van Meer. “Medewerkers hebben geen reistijd, dus beweeg, ga – waar dat kan – naar buiten. Zorg ervoor dat je voldoende verlof opneemt.”

Crisismanager deelt kennis

Het crisismanagement-team van Aon vergadert dagelijks om half negen in de ochtend, fysieke vergaderingen hebben plaatsgemaakt voor videoconferences. Tijdens die online vergaderingen worden de overheidsmaatregelen getoetst. 

Waarbij Marco Zannoni, de eigen crisismanager van Aon, zijn vak nu ook intern beoefent, zijn kennis met collega’s deelt. Van Meer: “Hij heeft de lijntjes, weet hoe je dit aanpakt, wat je moet organiseren. Denk aan een digitaal platform, aan utiliteitsprogramma's. Wie moet ik waarvoor bellen?”

Eén oud vooroordeel is na bijna vier weken coronacrisis wel uit de lucht: thuiswerkers zijn dus géén luilakken die de kantjes er vanaf lopen. “Wat flexibel en tijd- en plaats onafhankelijk werken betreft waren we al best ver in Nederland”, aldus Van Meer. 

Vindingrijkheid rondom het thuiswerken

“Mensen op output in plaats van op aanwezigheid beoordelen… Bij Aon zien wij een enorme veerkracht en vindingrijkheid rondom het thuiswerken. Mensen zijn zo loyaal, dragen creatieve oplossingen aan. Thuiswerken volgens een bepaald systeem, bijvoorbeeld als het om scannen en printen gaat. Geholpen door hun ook thuis zittende ‘digitale’ kinderen? Vast wel!”

Aanvankelijk groeide vooral het verzuim bij de vestigingen in Breda en Eindhoven, logisch gezien het aantal besmettingen toen in Brabant

Het ziekteverzuim houdt bij Aon gelijke tred met de landelijke ontwikkelingen; het aantal ziekmeldingen groeide met 26 procent. “Wij hadden in maart meer zieken dan ‘normaal’”, zegt de CHRO. “Aon zit op meerdere plekken in Nederland, aanvankelijk zagen we vooral bij onze vestigingen in Breda en Eindhoven groei, logisch gezien het aantal besmettingen toen in Brabant.”

Geen beroep op NOW

Aon doet vooralsnog geen beroep op de compensatieregeling van de overheid. Omdat het omzetverlies minder dan de daarvoor vereiste 20 procent bedraagt. “Maar dat we omzet gaan verliezen, is duidelijk”, zegt Van Meer. 

“Wij zijn immers risicoadviseur en broker voor álle bedrijfstakken en segmenten. En als er onder onze klanten klappen vallen, voelen wij dat natuurlijk ook.” Of dat uiteindelijk banen gaat kosten? “We kijken zeker naar consultants en naar zzp’ers, houden in de werving rekening met terugloop.” 

De impact van die confrontatie met onze kwetsbaarheid is enorm

Die ‘andere wereld’ waarin we nu leven, zal niet gauw meer ‘terug transformeren’, verwacht de de CHRO. “Dit had niemand kunnen voorspellen, de impact van die confrontatie met onze kwetsbaarheid is enorm. 

“Ik heb veelvuldig contact met onze wereldwijde HR community en wordt veelvuldig geïnformeerd door ons hoofdkantoor in Londen. Om dichtbij te blijven, om best practices te delen. 

“In de Verenigde Staten hebben mensen soms drie banen om rond te komen. Op het moment dat het werk wegvalt, zonder dat er een sociaal vangnet is, betekent dat een enorme impact. Armoede en gezondheid gaan vaak arm in arm.”

Bedrijfscontinuïteit is key 

Lessons learned aldus Michiel van Meer: “De bonus van plaats- en tijdonafhankelijk werken! Voor mens én milieu betekent dat natuurlijk een grote winst; niet elke ochtend en middag in de file staan of tijd verliezen in het openbaar vervoer. 

“Waar je duidelijk zag dat bij het begin van de crisis de focus voor het overgrote deel op gezondheid en well-being lag, zie je die steeds meer verschuiven naar een bedrijfs economische crisis. Waarbij bedrijfscontinuïteit key is en de focus veel meer ligt op het beschermen van de werkgelegenheid en financiële gezondheid van de organisatie.”  

Begeleiden met huiswerk maken 

Zowel Michiel van Meer als zijn vrouw werken sinds bijna drie weken fulltime thuis. Best ‘een ding’, met twee jonge kinderen. “We starten de dagen op dezelfde tijd. Mijn vrouw en ik leggen in de weekends onze agenda’s naast elkaar. Wie gaat er die week wanneer met de meiden naar buiten? Wie begeleidt bij het huiswerk maken?

De dagen zijn door het thuiswerken langer geworden

“De dagen zijn door het thuiswerken langer geworden, ik ben vanaf de crisismanagement-vergadering om half negen ‘s ochtends, vaak tot ’s avonds 10 uur online. Ik zorg er wel voor dat ik op een dag voldoende afwisseling heb. Want ook daarin moet je een nieuw ritme vinden.”