Onboarding: 5 best practices

Het aannemen en inwerken van nieuwe medewerkers is voor bedrijven een grote kostenpost. Als een nieuwe medewerker besluit om binnen zes maanden weer te vertrekken, dan is deze investering verloren.

Een goed opgezet onboardingprogramma voorkomt voortijdig vertrek. Met deze vijf best practices wordt uw onboardingprogramma een succes.

Dit artikel is geschreven door: Talentsoft

1. Pre-boarding: start op dag 0

Het is een maar al te bekend scenario. De nieuwe werknemer is aangenomen, het contract getekend en de startdag rood omcirkeld in de HR-agenda. Maar dan stopt de communicatie. Er is geen contact meer tot de dag waarop hij voor het eerst op zijn werk verschijnt.

Een gemiste kans, zeggen experts. Houd ook in de dagen voor de start contact. Benut deze tijd en geef nieuwe medewerkers informatie hoe ze zich kunnen bereiden, wat ze de eerste weken kunnen verwachten en neem zoveel mogelijk zorgen en onzekerheden weg.

Tip

Stuur een week van tevoren een e-mail met het programma van de eerste dagen, zoals kledingvoorschrift, inlogcodes, gedragsregels, flexibelwerkenbeleid, voorstelrondes et cetera.

Volg de e-mail telefonisch op, doorloop het onboardingproces en laat de nieuwe werknemer al zijn vragen stellen zodat hij vol enthousiasme en zelfvertrouwen aan de eerste werkdag kan beginnen.

Pre-boarding van je talenten laat zien dat u zich ervan bewust bent dat ze een grote stap maken én dat u ze wilt begeleiden. 

2. Definieer wat succes inhoudt: geef medewerkers een roadmap

Laat nieuwe werknemers niet ‘zwemmen’. Gek genoeg zijn er nog veel bedrijven die denken dat nieuw personeel wel meteen weet wat er van hen wordt verwacht.

Help ze slagen door een roadmap to success op te stellen. Hierin staan belangrijke KPI’s beschreven, zodat het succes ook echt meetbaar wordt. 

Tip

Maak een stappenplan dat in de eerste 30, 60 en 90 dagen aangeeft welke mijlpalen er bereikt moeten zijn. Hierdoor krijgt de werknemer meer grip op de eerste drie maanden in zijn nieuwe baan en voelt hij zich verantwoordelijk voor zijn eigen succes.

Het resultaat? New hires weten in welke mate ze een bijdrage leveren aan hun eigen succes en die van de organisatie. En dat is cruciaal voor werknemerstevredenheid.

3. Onboarding-buddy: zorg voor een persoonlijke mentor

Tegenwoordig kunnen veel onderdelen binnen het onboardingproces worden geautomatiseerd Dat is natuurlijk erg handig, maar maak altijd ruimte voor persoonlijke interactie.

Match elke nieuwe werknemer met een onboarding-buddy. Het liefst iemand in soortgelijke functie en die er al langere tijd werkt.

Begeleiding van een peer zorgt ervoor dat hij zich eerder op zijn gemak voelt, eerder vragen zal stellen (die ze liever niet aan een manager stellen) en uiteindelijk sneller integreert. 

Tip

Laat de nieuwkomer kennismaken met iedereen binnen het team, ook de diverse managers. Het is namelijk belangrijk dat hij begrijpt hoe verschillende afdelingen met elkaar samenwerken.

Een persoonlijk welkom zorgt er verder voor dat de werknemer zich eerder onderdeel zal voelen van de organisatie en het laat zien dat iedereen benaderbaar is. 

Lees ook: Zo overleeft de HR peoplemanager in het digitale tijdperk
Lees ook: Gevraagd: ervaren Chief Culture Officer

4. Blijf contact houden, ook na de eerste werkdag

Het is een voor de hand liggende valkuil: uw werknemer voldoet aan de kwalificaties en aan het einde van de eerste werkweek informeert u hoe het gaat.

Dat is een goed begin, maar daar stopt het niet! Sterker nog, wilt u ervoor zorgen dat de onboarding een blijvende impact heeft? Dan moet u regelmatig contact houden. 

Tip

Volgens Google zijn nieuwe medewerkers het meest succesvol als managers elke maand persoonlijk contact hebben gedurende de eerste zes maanden van hun job.

Vergeet ook de een-op-eengesprekken niet. Ze vormen een belangrijke bron van informatie voor beide partijen om te checken of u nog steeds op dezelfde golflengte zit. Doe dit regelmatig en stuur tijdig bij. 

5. Proefperiode met vertrekbonus: ‘No hard feelings-beleid’

Deze best practices zijn geen garantie dat de onboarding altijd 100 procent succesvol is. Het kan gebeuren dat u tot de conclusie komt dat uw organisatie niet de juiste match is voor deze werknemer.

Het beste is om dan vroegtijdig afscheid te nemen. Doet u dit niet, dan krijgt het bedrijf later alsnog de rekening gepresenteerd: een ontevreden werknemer en nieuwe acquisitiekosten. 

Tip

Het bedrijf Zappos vond hiervoor een unieke oplossing. Het biedt alle nieuwkomers aan het einde van de eerste maand een vertrekbonus aan.

Het bedrijf vindt het belangrijk dat mensen bewust kiezen om daar te werken. Als mensen zich om welke reden dan ook toch niet op hun plek voelen, dan zijn ze vrij om te vertrekken met een bonus.

Zodra duidelijk is dat het voor beide partijen niet gunstig gaat uitpakken, is deze vertrekpremie een goedkope en tevens elegante oplossing om het tot een goed einde te brengen.

Meer onboardingtips vindt u in de checklist voor onboarding.