Peter Pluk, CHRO Hendrix Genetics: “Implementeer je global HRIT-systeem stap-voor-stap met een dedicated team”

Door: Ester Schop

Hendrix Genetics begon ooit als lokaal familiebedrijf in legkippen en groeide de afgelopen decennia uit tot een wereldwijde speler op het gebied van diergenetica. Na verschillende fusies en overnames telt het bedrijf uit Boxmeer inmiddels zo’n 3000 medewerkers en is het operationeel in 25 landen. Naast Nederland is het onder meer actief in Frankrijk, Brazilië, Spanje, Amerika, Canada en Oost-Europa. Inmiddels levert Hendrix Genetics genetisch fokmateriaal voor legkippen, kalkoenen, traditioneel pluimvee, varkens, zalm, forel en garnalen.

“Data zijn belangrijk voor ons en we willen alle onderdelen volgens standaardprocessen laten samenwerken”

Met name tussen 2005 en 2015 lag de focus van Hendrix Genetics op bedrijven opkopen en integreren in de organisatie. “Door onze buy & build-strategie hebben we schaalgrootte en kunnen we meer uit onze R&D-investeringen halen. Bovendien ontstaat er op deze manier een betere geografische spreiding, zodat bij virusuitbraken en andere dierziekten er voldoende back-up locaties zijn in andere regio’s. Zo kunnen wij onze klanten altijd blijven bedienen”, legt Peter Pluk, Director of HR uit.

IT belangrijke enabler

Vanaf 2015 kwam de focus meer te liggen op investeren in de eigen organisatie om meer synergie te krijgen en professionalisering van de interne organisatie. Zo werd in visiedocumenten onderkend dat IT een belangrijke enabler is voor Hendrix Genetics. Vervolgens zijn een aantal initiatieven gestart, waaronder de outsourcing van het eigen datacenter en de wereldwijde implementatie van ERP- en CRM-systemen.

“Data zijn belangrijk voor ons en we willen alle bedrijfsonderdelen volgens standaardprocessen laten samenwerken”, vertelt Pluk. Datzelfde geldt voor de HR-processen en -systemen: de lokale HR-verantwoordelijken zijn verspreid over 25 landen, iedereen werkte tot voor kort met eigen systemen en tools. Daar wil Pluk graag meer lijn in brengen.

Zo’n vier jaar geleden kwam hij via een wederzijds relatie, die had gehoord over de uitdagingen waar Pluk en zijn collega’s voor stonden, in contact met SuccessDay. “Het klikte en zij hebben voor ons een HR-scan uitgevoerd. Op basis van de uitkomsten hebben zij ons geadviseerd over onze HR-organisatie en ons HR-beleid.”

“Een van de belangrijkste aanbevelingen was: ‘Investeer in een global HRIT-systeem’. Ik had die discussie hier intern al eerder aangezwengeld, maar de directie was destijds nog terughoudend. Ook de IT-afdeling had aangegeven er niet nog een groot IT-project bij te kunnen hebben, omdat ze hun handen vol hadden aan de wereldwijde implementatie van het CRM- en ERP-systeem.”

Hulp bij business case en vendorselectie

Uiteindelijk heeft de HR-scan van SuccessDay geholpen om groen licht te krijgen voor het bouwen van de business case voor de implementatie van een global HRIT-systeem. Ook bij het maken van die business case heeft SuccessDay geholpen. Pluk: “Met een HRIT-systeem is het lastig om de exacte return on investment in kaart te brengen. Het resultaat is vaak niet zo tastbaar. Bovendien is kostenreductie vaak niet de belangrijkste insteek.”

Hendrix Genetics zet deze stap vooral om de HR-processen te stroomlijnen en standaardiseren en om efficiënter te kunnen werken. “Standaardisatie is bij Hendrix Genetics lastig, omdat ze behoorlijk gedecentraliseerd georganiseerd zijn. Door die voordelen hiervan goed op een rijtje te zetten creëerden we draagvlak binnen de organisatie”, vertelt Drago Savic, business consultant bij SuccessDay.

“Doordat SuccessDay platform-agnostisch is kunnen wij erop vertrouwen dat we de meest geschikte leveranciers te spreken krijgen tijdens de vendorselectie”

Toen eenmaal besloten was dat er een global HRIT-systeem moest komen, heeft SuccessDay Hendrix Genetics geholpen bij de vendorselectie. Dit was een zorgvuldig traject dat behoorlijk wat tijd in beslag heeft genomen. “Met een HRIT- of HCM-systeem wil je een goed aantal jaar vooruit kunnen. Daarom is het belangrijk bij de leverancierselectie eerst de juiste vragen te stellen. Wat is het doel van het te kiezen HCM-systeem? Wat is de business impact ervan? Welke requirements zijn er, en welke tellen het zwaarst?”

Platformagnostisch

SuccessDay helpt bij het formuleren van de juiste vragen en gaat samen met de klant op zoek naar de antwoorden. “Doordat wij platform-agnostisch zijn kunnen onze klanten erop vertrouwen dat zij de meest geschikte leveranciers te spreken krijgen”, licht Savic toe. Verschillende leveranciers werden benaderd voor een demo en het uitwerken van een use case en er werden her en der referenties opgevraagd.

Uiteindelijk viel de keuze op Talentsoft (tegenwoordig Cegid). “We hebben hier echt niet de Rolls-Royce onder de HCM-systemen nodig en willen dat prijskaartje ook niet betalen. Belangrijk is dat je een platform kiest dat de behoeften van de organisatie kan waarmaken. Een goede basis was alles wat we nodig hadden. Talentsoft biedt dit en is zeer gebruiksvriendelijk”, aldus Pluk.

Zo’n anderhalf jaar geleden werd gestart met de implementatie van Talentsoft, waarbij fase 0 en fase 1 deels door elkaar heen liepen. Er werd besloten om niet te gaan voor een big bang, maar voor een stapsgewijze uitrol per module. Wel worden de verschillende modules in één klap in alle landen uitgerold.

Strakke deadline

Er is gestart met de uitrol van de module voor beoordeling (Appraisal). Omdat er sprake was van een strakke deadline – Hendrix Genetics wilde meteen vanaf de start van het nieuwe jaar gebruik maken van deze module omdat dan de beoordelingsgesprekken plaatsvinden – werd ervoor gekozen de module eerst alleen voor de white collar professionals in te voeren. Dit betreft wereldwijd ongeveer een derde van het personeelsbestand.

In een later stadium is dit verder uitgebreid naar alle medewerkers. “Op deze manier konden we snel onze high performers en high potentials in beeld krijgen en beter bedienen met opleiding- en ontwikkelprogramma’s, zodat de kans groter is dat we ons talent kunnen behouden”, legt Pluk uit.

De volgende module was HR Core Data, gevolgd door de modules Talent Review, Succession Planning en Salary Review. Op dit moment worden de laatste twee modules uitgerold: Recruitment en Learning. “We hebben al een stand-alone recruitmentsysteem (ATS) en leer- en managementsysteem (LMS), maar we willen Talentsoft gebruiken om alle processen in onder te brengen en te koppelen aan andere relevante HR-data”, licht de HR-directeur toe.

Adoptie is grootste uitdaging

Tot nu toe is de implementatie soepel verlopen. Er is een projectteam met mensen van de eigen organisatie en SuccessDay gevormd. “De grootste uitdaging bij de implementatie van een nieuw systeem is de gebruikersadoptie. Je kunt nog zo’n mooi systeem aanschaffen, maar als je mensen het niet gebruiken is het allemaal voor niets geweest. Wij hebben hier veel aandacht aan besteed.

Er is voorlichting gegeven, er zijn trainingen ontwikkeld en we hebben de early adopters ook ingezet om collega’s te ondersteunen. Na de projectgroep volgen de key users en uiteindelijk volgen alle gebruikers”, vertelt Savic, die dit de watervalmethode noemt.

“Je kunt nog zo’n mooi systeem aanschaffen, maar als je mensen het niet gebruiken is het allemaal voor niets geweest”

“We leggen nu het fundament, waarbij onze HR-processen hun basis vinden in Talentsoft. Van veelal papieren- en mail-exercities zijn we overgegaan op digitale workflows. Dit zijn flinke veranderingen voor de gebruikers”, aldus Pluk. Je moet volgens hem nooit te veel tegelijkertijd willen doen, zodat de gebruikers het tempo van de veranderingen blijven volgen.

Er hoefden volgens Savic relatief weinig aanpassingen aan het systeem te worden gedaan en ook het testen verliep zonder noemenswaardige problemen. “Voor de Talent Review-module konden we de 9-grid van Hendrix Genetics gemakkelijk inpassen in de standaardmatrix van Talentsoft, dus dat bespoedigde de implementatie aanzienlijk.”

In totaal hebben vijf consultants van SuccessDay de internationale dierfokkerij op verschillende momenten en verschillende punten ondersteund. Pluk is erg tevreden over de samenwerking. “Er is sprake van een cultural match. We denken en werken hetzelfde. De communicatie is helder en open en er kan snel worden opgeschaald als dat nodig is. SuccessDay beschikt over een enorme execution power.”

Goede datahygiëne

Een andere grote uitdaging was het op de juiste manier voeden en up-to-date houden van de data in het systeem. Pluk: “Een goede datahygiëne is vooral een uitdaging voor de kleinere landen, waar we geen HR-afdeling hebben.” Ook de integratie van de verschillende systemen en tools, zoals het payroll-systeem, met Talentsoft blijkt nogal eens een uitdaging. “Je wilt dat wijzigingen die zijn doorgevoerd in het ene systeem automatisch ook in het andere systeem verschijnen. Zo voorkom je dubbel werk en verlaag je de kans op fouten.”

Als de laatste twee modules ook zijn uitgerold wordt er pas op de plaats gemaakt. “Er is veel gebeurd. Als de basis staat is het eerst tijd voor gewenning en optimalisatie. Pas in 2025 gaan we evalueren en verder kijken welke modules er eventueel nog volgen. Mogelijk wordt dat Workforce Planning.”

Op basis van de HR-data in Talentsoft kan Hendrix Genetics beter terug- en vooruitkijken en analyses maken. Pluk: “Vroeger stond al die data in verschillende systemen en misten we het overzicht. We kunnen nu veel efficiënter werken omdat alles samenkomt in één platform. Het helpt ons nu al om ons personeel te behouden en aantrekkelijke carrièrekansen te kunnen bieden. We kunnen veel beter inspelen op ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden.”

Zijn advies aan organisaties die een global HRIT-implementatie overwegen luidt: “Begin gewoon, maak de business case en leg stap-voor-stap de basis. En zet er altijd een dedicated team op. Dit is niet iets wat je er even bijdoet.”