Praktische oplossingen voor nieuwe Wet Huis voor Klokkenluiders

Het is zover, de Wet Huis voor Klokkenluiders treedt per 1 juli 2016 in werking. Naar aanleiding van kritische geluiden is de wet uit 2013 in aangepast en uiteindelijk door de Eerste Kamer aangenomen in april 2016. De Wet HvK is een initiatief van 7 verschillende politieke partijen en beoogt om werknemers die maatschappelijke misstanden willen melden te beschermen en om een onafhankelijke organisatie in het leven te roepen om dergelijke misstanden te laten onderzoeken. De indruk kan ontstaan dat deze wet vooral tot meer verplichte regels en administratieve verplichtingen leidt, maar dat hoeft zeker niet het geval te zijn. De klokkenluidersregeling valt meestal eenvoudig in te passen.

In dit artikel zet ik op een rij welke verplichtingen voortvloeien uit de inwerkingtreding van de Wet HvK. Daarnaast geef ik praktische tips hoe grotere ondernemingen eenvoudig aan de Wet HvK kunnen voldoen.
Voor wie geldt de Wet Huis voor Klokkenluiders?
De Wet HvK is op alle werkgevers in de publieke en de private sector van toepassing en ziet dus op werknemers en op ambtenaren. Het Huis voor Klokkenluiders wordt opgericht als zelfstandig bestuursorgaan en krijgt twee afdelingen; advies en onderzoek. Elke werknemer of ambtenaar kan aankloppen bij het Huis voor advies of om een misstand te melden, waarnaar vervolgens onderzoek verricht kan worden. Op het laatste moment is doorgevoerd dat de Wet HvK ook geldt voor zzp’ers, stagiaires en vrijwilligers.
De Wet HvK heeft betrekking op (vermoedens van) misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. De wet ziet dus duidelijk niet op elke ‘misstand’.
De Wet Huis voor Klokkenluiders raakt vooral grotere werkgevers
Naast de instelling van het Huis voor Klokkenluiders, worden grotere werkgevers aan het werk gezet door de wet. Elke werkgever waar in de regel minstens 50 personen werkzaam zijn, moet een procedure vaststellen hoe wordt omgegaan met meldingen van misstanden; een interne klokkenluidersregeling.
LET OP: bij de verplichting om een interne klokkenluidersregeling te moeten hebben, tellen ook zzp’ers, stagiaires en vrijwilligers mee!
In die klokkenluidersregeling wordt in ieder geval:
A.de wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan vastgelegd;
B.omschreven wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand met inachtneming van de definitie van een vermoeden van een misstand als bedoeld in deze wet;
C.vastgelegd bij welke daartoe aangewezen functionaris of functionarissen het vermoeden van een misstand kan worden gemeld;
D.de verplichting voor de werkgever opgenomen de melding vertrouwelijk te behandelen, indien de werknemer hierom heeft verzocht;
E.vastgelegd dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.
Alle werknemers moeten een schriftelijke of electronische opgave krijgen van de klokkenluidersprocedure of klokkenluidersregeling. Daarbij moet de werknemer ook geïnformeerd worden onder welke omstandigheden een misstand extern gemeld kan worden en dat de klokkenluider die een melding doet, rechtsbescherming geniet.
Hiernaast wordt een nieuw artikel in het Burgerlijk Wetboek (BW) in het leven geroepen, art. 7:658c BW. Dat artikel bepaalt dat een klokkenluider die te goeder trouw een misstand meldt, niet benadeeld mag worden. De klokkenluider is niet alleen beschermd tegen ontslag, maar tegen elke vorm van benadeling. Dat ziet bijvoorbeeld op overplaatsing, degradatie, aanpassing arbeidsvoorwaarden of andersoortige benadeling.
Huis voor Klokkenluiders; eerst intern melden
De werknemer die een misstand vermoedt, dient dat eerst intern te melden. Overigens geldt de extra rechtsbescherming alleen als de werknemer te goeder trouw was en alle formele en materiële procedures heeft gevolgd. Hangt de werknemer zijn vermoedens direct aan de grote klok, zonder het (eerst) op de juiste wijze te melden, dan wordt die werknemer niet beschermd.
Pas als de interne klokkenluidersprocedure is doorlopen, kan de werknemer zich melden bij het Huis voor Klokkenluiders en vragen om onderzoek te verrichten. De informatie die aan het HvK wordt verstrekt is niet openbaar toegankelijk.
Overigens kan een werknemer zich al wel eerder melden bij het HvK, maar dan alleen om advies te vragen.
Praktische oplossing
De Wet HvK verplicht grotere werkgevers uitsluitend om een klokkenluidersprocedure te hebben, niet de exacte inhoud van een dergelijke regeling. In veel ondernemingen bestaan al klachtenprocedures, die qua inhoud bruikbaar zijn.
In veel gevallen kan een onderneming al voldoen aan de verplichting om een interne klokkenluidersregeling te moeten hebben, door in een bestaande klachtenprocedure een aanpassing of aanvulling te maken. Door in de bestaande klachtenprocedure te vermelden dat ook de maatschappelijke misstanden die in de Wet Huis voor Klokkenluiders worden vermeld, kunnen worden gemeld, is het meeste werk gedaan.
LET OP: De ondernemingsraad krijgt een instemmingsrecht voor het instellen, wijzigen of intrekken van de interne klokkenluidersregeling. Aan art. 27 wordt een lid m toegevoegd waarin dat wordt geregeld.
Het is verstandig om de nieuwe Wet Huis voor Klokkenluiders goed op het netvlies te hebben. Op het eerste gezicht levert deze wet opnieuw verplichtingen op voor vooral grotere werkgevers. Als er al een bestaande klachtenprocedure is, dan hoeft dat echter niet. Met een juiste inbedding in de bestaande klachtenregeling, kan al volstaan worden. Op die wijze kan gebruik worden gemaakt van bestaande procedures en middelen, zoals een reeds eerder ingestelde klachtencommissie. Omdat de aangepaste klachtenprocedure wel voor instemming aan de ondernemingsraad voorgelegd moet worden, is het verstandig daar al direct mee te starten.
Dit artikel is geschreven door Daniel Maats, arbeidsrecht advocaat bij Bruggink & Van der Velden Advocaten Belastingadviseurs in Utrecht.

Gerelateerde artikelen