Arbeidseconoom Arjan Heyma: ‘Beter inzicht nodig in de manier waarop productiviteit bij de overheid kan worden beïnvloed’

• Meer doen met minder mensen vereist inzicht in productiviteit.
• Een gericht aanname- en opleidingsbeleid is essentieel om personeel effectief én langer inzetbaar te houden.
• Technologische innovaties verhogen de productiviteit pas echt als medewerkers actief betrokken zijn bij de implementatie én de benodigde digitale vaardigheden bezitten.

Productiviteitsgroei bij de overheid is de komende jaren cruciaal. Alleen zo kan de toename van het aantal taken bij een steeds krapper wordende arbeidsmarkt het hoofd worden geboden. Arbeidseconoom Arjan Heyma betoogt in een essay op Binnenlands Bestuur dat beter inzicht nodig is in de manier waarop productiviteit bij de overheid kan worden beïnvloed. Dat kan zorgen voor slimmere manieren om het werk gedaan te krijgen.

Sterk vergrijsd

De overheid staat de komende jaren voor flinke maatschappelijke uitdagingen. De energietransitie, een herziening van het internationale veiligheidsbeleid en het reguleren van het gebruik van artificiële intelligentie (AI) zijn slechts enkele voorbeelden van ontwikkelingen die zorgen voor een flinke vraag naar voldoende en gekwalificeerd personeel.

Tegelijkertijd kampt de overheid met een sterk vergrijsd personeelsbestand. Het vervangen van personeel is nu al een flinke opgave en wordt alleen maar lastiger in een krapper wordende arbeidsmarkt.

Productiviteitsgroei

In een situatie waarin de vraag naar arbeid toeneemt en het aanbod afneemt, is het essentieel dat de productiviteit groeit. Productiviteit is de verhouding tussen het aantal geleverde producten of diensten (beleidsnota’s, re-integratiegesprekken, afgegeven vergunningen, bouwrijp gemaakte grond) en de middelen die daarvoor nodig zijn.

Die middelen zijn onder meer personeel (arbeid), apparatuur, machines, ­gebouwen, ict (kapitaal) en de manier waarop die worden ingezet (technologie en organisatie). Een groei van de productiviteit betekent dat er minder middelen nodig zijn om dezelfde productie te leveren.

Veel onduidelijk

Hoe kan de productiviteit bij de overheid worden verhoogd? Daarvoor moet op z’n minst de omvang van die productiviteit bekend zijn, moet duidelijk zijn door welke factoren die wordt bepaald en hoe die factoren door beleid kunnen worden beïnvloed. Als het bestaande onderzoek over productiviteit bij de overheid één ding duidelijk heeft gemaakt, dan is het wel dat op al deze punten nog veel onduidelijk is. Het beïnvloeden van de eigen productiviteit is voor de overheid daarmee een enorme uitdaging.

Lastig meetbaar

Het zicht op productiviteit bij de overheid is beperkt, omdat deze slechts gedeeltelijk en vaak niet consistent meetbaar is. De overheidsproductie kan niet altijd goed worden uitgedrukt in een concrete opbrengst. Hoe meet je de productiviteit van beleid en hoe druk je dat uit in omvang of kwaliteit?

Ook de relatie tussen de inzet van middelen en de uiteindelijke productie is niet altijd duidelijk. Welke werkzaamheden of werkuren van ambtenaren hebben precies geresulteerd in het geproduceerde beleid? Wat is daarvan de waarde?

Voor overheidsdiensten bestaat vaak geen (markt)prijs om de relatie te kunnen leggen met de waarde van ingezette middelen. Al die onduidelijkheid ontslaat de overheid echter niet van de taak om productiviteit zo goed mogelijk in beeld te brengen of in ieder geval te definiëren wat onder productief werken wordt verstaan.

Niet uniform

Waar de productiviteit bij de overheid in kaart is gebracht, is bovendien niet altijd sprake van groei. Onderzoek van de Algemene Rekenkamer en IPSE Studies wijzen op grote verschillen in productiviteitstrends tussen kerndepartementen, zbo’s en uitvoeringsorganisaties, onder andere door de grote verschillen in diensten die zij leveren en de context waarin ze werken.

Het ontbreken van een eenduidig beeld van de ontwikkeling van productiviteit wijst erop dat technische en institutionele veranderingen niet uniform bijdragen aan de productiviteitsontwikkeling bij de overheid.

Onontgonnen terrein

Belangrijke vragen zijn daarom welke factoren van invloed zijn op de productiviteitsgroei bij de overheid, hoe die de komende jaren gaan veranderen en welke factoren op welke manier door de overheid zelf kunnen worden beïnvloed. De overheid bakenen we daarbij af tot het rijk, medeoverheden en uitvoeringsorganisaties, exclusief het onderwijs en de zorg.

De invloed van conjunctuur op de productiviteit is inmiddels wel ongeveer bekend, maar wat de invloed gaat zijn van bijvoorbeeld de inzet van AI is nog vrijwel onontgonnen terrein. Bovendien scheppen dat soort ontwikkelingen nieuwe overheidstaken, waarvan vooralsnog onduidelijk is wat er precies moet worden geproduceerd en met welke productiemiddelen.

Juiste balans

De productiviteit van het personeel wordt primair bepaald door kennis, vaardigheden en ervaring. Dat vereist niet noodzakelijk zo hoog mogelijk opgeleide medewerkers, maar wel een personeelsbestand dat in staat is om taken goed uit te voeren, met een juiste balans tussen inhoudelijke kennis en praktische vaardigheden.

HRM-afdeling met maximale impact

Hoe richt je een HR-afdeling in die echt waarde toevoegt aan de organisatie? Deze masterclass biedt strategisch inzicht in het effectief inrichten van HR-dienstverlening met behulp van het rollenmodel van Ulrich, procesoptimalisatie en agile samenwerking. Je leert hoe je vanuit duidelijke rolverdelingen en flexibiliteit maximaal bijdraagt aan het realiseren van de organisatiestrategie.

Meer informatie

Aannamebeleid

Dat vergt een gericht aannamebeleid in combinatie met een goed opleidingsbeleid (Leven Lang Ontwikkelen). Op die manier blijven medewerkers hun skills afstemmen op de vraag vanuit de organisatie en daarmee langer productief (duurzaam inzetbaar).

Voorheen waren personeelstrainingen bij de overheid bijvoorbeeld primair gericht op het verbreden of verdiepen van kennis, maar sinds kort gaan trainingen steeds vaker in op het bewustzijn van de eigen effectiviteit. Schrijftrainingen zorgen steeds vaker voor een effectievere interne en externe communicatie. Dat draagt bij aan een verhoging van de productiviteit.

Heldere carrièrepaden

Ook het vaker uitvoeren van vergelijkbare handelingen leidt tot een efficiëntere uitvoering. Het behouden van duurzaam inzetbaar personeel is daarmee een belangrijke troef in het opbouwen en behouden van specialistische kennis en daarmee productiviteitsgroei op de langere termijn.

Dat kan onder meer door het bieden van goede arbeidsvoorwaarden, gezonde arbeidsomstandigheden en de ontwikkeling van heldere carrièrepaden.

Verzamelen en archiveren

De inzet van technologisering, automatisering en digitalisering leidt vaak tot een afname van de inzet van arbeid, ook binnen arbeidsintensieve organisaties als de overheid. In het verleden hebben investeringen in ict door Nederlandse gemeenten tot aanzienlijke besparingen geleid als gevolg van procesverbeteringen.

Meer recent heeft de overgang van een oud naar een nieuw digitaal managementsysteem voor het verzamelen en archiveren van dossierinformatie (Digidoc) geleid tot een forse groei in de productiviteit bij het rijk. Dagelijks worden honderden officiële stukken in het systeem geplaatst, waar ze kunnen worden bekeken, aangepast, goedgekeurd en ondertekend.

AI-toepassingen

Overheidsorganisaties moeten alert blijven op het benutten van dit soort technologische ontwikkelingen. Dat geldt in het bijzonder voor een optimale inzet van AI-toepassingen. Gelet op de krapte aan personeel geldt dat die benutting vooral gericht moet zijn op procesinnovatie en de samenwerking tussen mens en machine.

Dat lukt een stuk beter wanneer het personeel wordt betrokken bij de innovatie en implementatie van nieuwe (digitale) technologie, inclusief de daarbij behorende training.

Pas op het moment dat nieuwe kapitaalgoederen passen bij de vaardigheden van werknemers en zij zich daarmee op hun gemak voelen, kan het een positief effect hebben op de productiviteit. In dat opzicht valt er nog veel winst te behalen in de efficiëntie van het gebruik van digitale middelen bij de overheid, waaronder laptops, websites en beveiligingsprocedures.

Pijlers

Met betrekking tot de organisatie van productie kan onderscheid worden gemaakt tussen structuur, cultuur en strategie. Structuur stelt medewerkers in staat om productie te realiseren (het kunnen). De cultuur van een organisatie gaat over de manier waarop medewerkers omgaan met het werk en met elkaar (het willen).

Strategie gaat over het doel van de productie (de richting). Alle pijlers worden beïnvloed door factoren die de productiviteit bepalen. Op een deel daarvan hebben overheidsorganisaties zelf invloed.

Lees het volledige essay in Binnenlands Bestuur nr. 7

Arjan Heyma is adjunct-directeur bij SEO Economisch Onderzoek

Dit artikel is gebaseerd op het essay ‘Meer doen met beter’ van Arjan Heyma, Marilou Vlaanderen en Albert Rutten, SEO-notitie 2025-36, SEO Economisch Onderzoek.

Lees ook:

• Nieuwe methode helpt CHRO en CFO arbeidsproductiviteit en operationeel resultaat verbeteren
• Albert Spencer, HR-directeur Havenbedrijf Rotterdam: “Skillsgerichte HR-strategie is een enorme puzzel”