Prognose 2020: het einde van traditionele HR-systemen

De gebruikerservaring is, net als internet voor de consument, eenvoudiger en slimmer geworden. We kunnen onderweg HR-functies uitvoeren op mobiele apparaten, bijvoorbeeld een foto van een maaltijdrekening vanuit het restaurant uploaden naar een onkostenrapport. Of thuis, als de kinderen in bed liggen, op de iPad nog even kijken naar de prestatiecijfers. Dat alles wordt mogelijk gemaakt door nieuwe technologieën als cloud computing.

 

In vergelijking met tien jaar geleden zijn HR-systemen sterk verbeterd en het is aannemelijk dat er voor 2020 nog veel spannende veranderingen zullen volgen. Tegen die tijd zullen HR-systemen en de manier waarop we ze gebruiken ingrijpend zijn veranderd.

 

Het belangrijkste verschil is dat we een HR-systeem nu nog zien als een applicatie waarmee human resources worden gemanaged; een applicatie waarbij de gebruiker zich aanmeldt om specifieke taken uit te voeren. Het HR-systeem van 2020 is veel meer een optimalisatietool dat volledig is geïntegreerd in andere operationele processen, en dat wordt gebruikt om personeelsgegevens te koppelen aan de processen, het beleid en de doelstellingen van het bedrijf, zodat mensen kunnen beschikken over de informatie die ze nodig hebben voor hun functie en hun teams. Het HR-systeem van 2020 is geen applicatie voor het uitvoeren van transacties, maar een voorspellend en responsief systeem dat alerts en actieberichten genereert voor de handelingen die mensen op dat moment uitvoeren.

 

Het HR-systeem van 2020 is een reflectie van de transformatie die de wereld in de afgelopen 50 jaar heeft ondergaan: van een goedereneconomie naar een talenteneconomie. Het weerspiegelt de werkelijkheid dat mensen geen gewone ‘resource’ zijn, maar de doorslaggevende basis voor de business. Het is daarom goed mogelijk dat de letters HR in 2020 uit de naam van dergelijke systemen zijn verdwenen.

 

Het meest opvallende kenmerk van het HR-systeem van 2020 is de focus op het individu. De reden hiervoor is dat de focus bij personeelsorganisaties er primair op zal zijn gericht elk individu in de gelegenheid te stellen optimaal bij te dragen aan de organisatie als geheel. Een bijkomende voorwaarde is goede communicatie tussen het individu, de HR-organisatie en hun teams. Om dit te kunnen realiseren moeten HR-systemen in hoge mate gepersonaliseerd en op het individu toegesneden zijn. Dat geldt voor de manier waarop een manager zijn team aanstuurt, voor persoonlijke begeleiding van werknemers bij de realisatie van hun doelen, en voor de raakpunten van persoonlijke en zakelijke data. De systemen van de toekomst zijn ook contextbewust en overal beschikbaar via de draagbare apparatuur die we dan gebruiken: in de vorm van een polshorloge, een bril of een ander systeem waar we het bestaan nog niet van weten.

 

Deze toenemende focus op het individu kwam al duidelijk naar voren in gesprekken die ik de afgelopen tijd met innovatieve bedrijven heb gevoerd over hun prioriteiten op het gebied van personeelsbeleid. Terwijl dergelijke gesprekken vroeger altijd gingen over vertrouwde onderwerpen zoals arbeidsvoorwaarden en regelgeving, verschuift de aandacht nu steeds meer naar de volgende fase van bedrijfsoptimalisatie: het samengaan van talent, techniek en het individu.

 

Vijf jaar geleden waren bedrijven bezig met de optimalisatie van allerlei zaken, van apparatuur en marketingkosten tot hun klanten. Daarbij werd steeds gebruikgemaakt van data en analyses. Anders gezegd: wetenschap en feiten werden gebruikt om weloverwogen beslissingen te nemen over optimalisatie van assets en uitgaven. Helaas bleven behoud en beloning van hun meest waardevolle asset – hun mensen – hierbij buiten beschouwing. Voor dergelijke zaken ging men nog af op intuïtie, en werden processen gebruikt uit een tijd toen personeelsanalyse nog niet mogelijk was. 

 

Maar dat is nu aan het veranderen, omdat steeds meer bedrijven willen weten waar hun beste mensen zitten – van het hoofdkantoor tot medewerkers in winkels, bijkantoren en in de buitendienst – en hoe ze kunnen voorkomen dat deze mensen het bedrijf verlaten. Bedrijven hebben nu onvoldoende informatie om te bepalen welk totaalpakket ze iemand op termijn moeten bieden en hoe deze verwachtingen zich verhouden tot wat haalbaar is in de business.

 

Het is belangrijk dat bedrijven hun topwerknemers goed genoeg kennen om te kunnen voorspellen of ze plannen hebben voor een andere baan, zodat ze die mensen een aanbod kunnen doen om te voorkomen dat talent het bedrijf verlaat. Hierbij gaat het niet alleen om de beloning. Het gaat er ook om dat de werknemer betrokken blijft, op het gebied van persoonlijke wensen (vrije tijd, flexibele planning, leuke extraatjes), professionele ontwikkeling (training, feedback), en de relatie met hun werkgever (carrièreplanning en vrijheid in de keuze van apparatuur).

 

Ook dit valt onder bedrijfsoptimalisatie, omdat het rechtstreeks betrekking heeft op kosten en efficiency. Kostenbeheersing zal onder alle omstandigheden een topprioriteit zijn, zelfs als de 

economische omstandigheden ideaal zijn. Bedrijven hebben steeds meer oog voor wat ik zou omschrijven als “kennis van talent,” omdat dit de beste vorm van optimalisatie is en omdat de kosten van nalatigheid op dit vlak te hoog zijn. Het verlies van je beste mensen heeft grote impact op het merk, de cultuur en de winstmarge van het bedrijf.

 

Ook de technologische verwachtingen van de zakelijke leiders van de toekomst zullen ertoe bijdragen dat van systemen wordt vereist dat ze gepersonaliseerd zijn en informatie bieden die aansluit bij de individuele behoeften van mensen. Al jaren hebben we het binnen de sector over de “consumerization van IT,” en dit onderwerp zal ook in de toekomst relevant blijven. De jonge professionals van nu, die zijn opgegroeid met internet en sociale netwerken, zijn de beslissers van 2020 en hun verwachtingen zullen dan nog hoger zijn dan nu. Intuïtieve, gebruiksvriendelijke analyses, samenwerking en visualisatie zijn cruciaal voor generaties die zijn opgegroeid met besluitvorming op basis van snelle toegang tot data, die begrijpelijk zijn en die met anderen kunnen worden gedeeld.

 

Consumentgerichte bedrijven zullen blijven innoveren op manieren die wij ons nu nog niet kunnen voorstellen, en inspireren de technologische sector daardoor om ook te blijven innoveren. Ik denk dat we dicht bij een punt zijn waarop ontwikkelaars van bedrijfstechnologie kansen zien om bedrijven in de consumentensector te inspireren met persoonsgerichte innovaties. Gebruikmaken van data over personen – eindelijk

 

Er is ongelooflijk veel informatie over personen die niet wordt gebruikt. Gewoon omdat het niet gemakkelijk is om deze informatie te verzamelen en te verwerken tot zakelijke inzichten die hun waarde kunnen bewijzen in lopende processen. Daarbij gaat het om zaken zoals het aannemen van nieuw personeel, het bepalen van de beste vestigingsplaats voor een nieuw kantoor op basis van beschikbaarheid van de juiste mensen, of de keuze van toekomstige bedrijfsleiders. Er zijn de laatste jaren al enorme stappen gezet bij het beschikbaar maken van analysefuncties voor gebruikers en op dit punt zal ook in de toekomst veel vooruitgang worden geboekt.

 

In 2020 zullen HR-systemen niet alleen aangeven op welke punten een bedrijf talent mist, maar het systeem zal managers hierover ook ruim van te voren informeren. De huidige mogelijkheden om voorspellingen te doen en personeelsbeleid te voeren op wereldwijde schaal zullen sterk zijn verbeterd door gebruik van contextuele ideeën en inzicht in zelfs de grootste personeelsbestanden. Door de beschikbaarheid van betere data over elk individu wordt het gemakkelijker om de echte waarde van een medewerker voor de onderneming te bepalen. Managers krijgen concreet en feitelijk inzicht in wat mensen hebben gedaan en waar ze toe in staat zijn. Daardoor ontstaat een gelijkmatiger personeelsbestand en worden vriendjespolitiek, glazen plafonds en vooroordelen – zaken die medewerkers en teams hinderen bij de keuze van de beste persoon voor een functie – tegengegaan.

 

Ook het HR-team zelf ontwikkelt zich en neemt eigenschappen over van andere teams binnen het bedrijf. HR-professionals denken nu al veel meer in termen van marketing en communicatie als het gaat om het werven van de beste kandidaten, het promoten van het eigen merk en het managen van sociale gesprekken, zowel intern als extern. Ze gaan veel meer denken als financiële specialisten en ze werken nauwer samen met de afdeling Financiën bij het managen van wereldwijd talent. Het is noodzakelijk dat hun HR-systemen data en analyses kunnen leveren die aansluiten bij deze nieuwe rol.

Polshorloges, brillen en smartphones die nog ergonomischer zijn ontworpen – niemand kan de ontwikkelingen in de mobiele technologie van de komende zes jaar voorspellen, maar waarschijnlijk zien deze apparaten er tegen die tijd totaal anders uit. Wat we wel weten, is dat mobiele apparaten in 2020 het belangrijkste medium zullen zijn voor gebruik van al die waardevolle data over personen, zowel voor invoer als voor afname ervan.

 

Misschien dat er in 2020 nog steeds desktopcomputers worden gebruikt, maar hun rol zal van nog minder belang zijn dan vandaag als het gaat om de manier waarop mensen HR-systemen vanaf hun werkplek gebruiken. Overal ter wereld werkt een groot deel van het personeel op de werkvloer, in winkels, bij servicedesks en in restaurants en hotels, en deze mensen moeten vanaf hun werkplek toegang hebben tot hun personeelssysteem.

 

Wees voorbereid op de toekomst, op een absolute focus op het individu, consistent gebruik en proactieve levering van contextuele data, en interactie met werknemers en managers op hun natuurlijke werkplek, ongeacht waar dat is. Dat is het “HR-systeem” – of hoe we het personeelssysteem dan ook noemen – van het jaar 2020.