Rijksoverheid zet in op hybride werken voor alle rijksambtenaren – dat is niet zonder risico’s

De rijksoverheid wil hybride werken mogelijk maken voor haar ambtenaren met een nieuw Workspace Management Systeem. Dit meldt Binnenlands Bestuur. Het systeem kost zo’n 60 miljoen euro en stelt ambtenaren in staat om werkplekken te reserveren. Het systeem wordt eerst getest in pilots in zes steden: Amsterdam, Den Haag, Utrecht, Leiden, Eindhoven en Den Bosch. De start is op 1 november 2023 en de pilots duren ongeveer 10 maanden.

Als de pilots succesvol zijn, wordt het systeem uitgerold naar alle rijkskantoren. Mogelijk gaat het systeem straks ook worden gebruikt voor andere locaties die gerelateerd zijn aan de rijksoverheid, zoals de kantoren van de NVWA, het OM en RWS.

Bij een positieve uitkomst van de pilots gaan alle rijkskantoren over naar het nieuwe systeem. Het doel is om het aantal gebouwen van de rijksoverheid met 20 tot 40 procent te verminderen en zo op de kosten van kantoorruimte, personeel, woon-werkverkeer en energie te besparen.

Vier oorzaken voor toxisch gedrag

Behalve overduidelijke (kosten)voordelen levert hybride werken ook een hoger risico op toxisch gedrag op. Dat schrijft Mark Mortensen, professor in organisatiegedrag aan business school INSEAD op de site van de Harvard Business Review in het artikel Why Hybrid Work Can Become Toxic.

Er zijn volgens hem vier oorzaken waardoor hybride werken kan leiden tot toxisch gedrag. In de eerste plaats vindt er meer communicatie plaats via e-mail, tekst, telefoon of video, en dan hebben mensen vaak minder zelfbeheersing dan wanneer ze direct met elkaar praten. Ze kunnen dan eerder dingen zeggen die kwetsend of onbeleefd zijn, zonder rekening te houden met de gevolgen.

In de tweede plaats betekent hybride werken dat mensen in verschillende omgevingen werken, met verschillende toegang tot middelen, zichtbaarheid en sociale interactie. Dit kan ertoe leiden dat sommige mensen zich buitengesloten of achtergesteld voelen, wat kan leiden tot spanningen en conflicten.

Minder nauw contact

Hybride werken betekent verder dat mensen minder nauw contact hebben met hun collega’s, wat afbreuk kan doen aan het gevoel van verbinding en het vertrouwen. Dit kan de cultuur van de organisatie verzwakken, die normaal gesproken helpt om negatief gedrag in te perken.

Tot slot betekent hybride werken dat er minder face-to-face interacties zijn met collega’s, wat het moeilijker maakt om geschillen op te lossen. Probeer maar eens een gevoelig onderwerp te bespreken via Zoom met iemand die je minder goed kunt ‘lezen’ dan tijdens een gesprek van persoon tot persoon.

Vier stappen

Om toxisch gedrag binnen hybride teams tegen te gaan, stelt Mortensen leiders voor om vier stappen te volgen:

1. Educatie: Help mensen te leren hoe toxisch gedrag kan ontstaan door hybride werken en hoe ze het kunnen herkennen en vermijden.

2. Cultuur: Leg een positieve culturele basis die empathie en psychologische veiligheid bevordert. Dit helpt mensen om rekening te houden met de impact van hun acties op hun collega’s en om hun zorgen uit te spreken als ze iets als toxisch ervaren.

3. Gesprekken: Houd regelmatig gesprekken waar iedereen wordt aangemoedigd om problemen of toxische ervaringen aan te kaarten.

4. Interventie: Wees alert op toxisch gedrag en grijp snel in als je het ziet. Help alle partijen om een dialoog aan te gaan en een wederzijds aanvaardbare oplossing te vinden.