Roundtable: Outsourcen voor efficiency of kwaliteit?

Outsourcing kan helpen om de handen vrij te maken voor HR-transformatie. Maar hoe pakt u dat aan? Op welke barrières blijft HR-outsourcing vaak hangen? En hoe pakt u de nieuwe regiefunctie op, die voortkomt uit de uitbesteding van HR-zaken? Daarover ging de Roundtable: Creëer tijd voor de veranderende HR functie, georganiseerd door de CHRO Community en HR solution provider Raet. Het rondetafelgesprek vond plaats op donderdag 14 september in het sfeervolle Hotel De Witte Dame in Abcoude. 

Sommige bedrijven geloven heilig in outsourcing, anderen houden liever alles in eigen hand. Zo trapt moderator Melle Eijckelhoff het rondetafelgesprek af met het kernachtige voorbeeld van hotelketen Van der Valk. Het familiebedrijf werd groot door alles, maar dan ook alles in eigen beheer te houden. Van de timmerfabriek voor de productie van bedden tot de eigen vissersvloot om de hotelgasten te voorzien van verse vis. 

Alles zelf of alles naar buiten?

Het tegenovergestelde doet Nike: het wereldwijde sportmerk werkt samen met meer dan 800 fabrieken, maar heeft geen enkele daarvan in eigen bezit. Outsourcing: Nike zweert erbij. 

Eijckelhoff : ‘Veel bedrijven laten zich inspireren door een van deze twee modellen. De ene wil flexibiliteit en snel kunnen opschalen, de ander besteedt alles uit wat niet direct aansluit op de kernactiviteiten en het dna van de organisatie uit. Dan wordt het interessant: dan gaat het om strategie, om keuzes maken.’

Outsourcing van HR-zaken is geen enkele aanwezige HR-directeur vreemd. Hoe maken zij de keuzes om activiteiten wel of niet uit te besteden, al dan niet aan een externe partij?

Ook een event bezoeken van de CHRO Community? Kom op 23 november naar de CHRO Summit

Outsourcen voor kwaliteit

Het gesprek draait gek genoeg niet direct uit op de kostenoverweging. De kwaliteit van de HR-dienstverlening is het eerste onderwerp dat wordt aangesneden wanneer het gaat over outsourcing. 

Een van de HR-directeuren zegt al bij outsourcing al jaren op zoek te zijn naar meer kwaliteit in plaats van kostenbesparing. ‘Vroeger deed HR zaken als casemanagement en arbodienstverlening erbij. Maar als HR breng ik deze zaken nu bij specialisten onder. Met een personeelsbestand van 750 man zijn twee complexe verzuimzaken per jaar kun je in dat soort zaken simpelweg geen specialist meer worden. Als HR meer strategisch wil worden, zul je dat soort zaken moeten uitbesteden. Je laat de specialist z’n werk doen, en de HRBP houdt de regie. 

Ook meer ‘nobele redenen’ komen voorbij: want veel functies binnen de organisatie zijn door automatisering veel smaller geworden. Denk aan de inhouse repro-afdeling, of de medewerkers van technisch beheer. Deze mensen krijgen daardoor een steeds minder leuke baan, zo stelt een van de aanwezigen. Bovendien: heeft hun functie nog wel bestaansrecht? Ook dit kan een belangrijke reden zijn om bepaalde functies buiten de deur onder te brengen: bij een externe partij hebben deze mensen meer toekomstperspectief en een betere kans op de arbeidsmarkt.

'Het tijdperk van efficiency zijn we voorbij'

En het efficiencyvraagstuk dan? Outsourcen voor minder headcount? Zeker een reden, maar allang niet meer de belangrijkste, menen veel HR-directeuren. Hier komt met name automatisering naar boven: hoe zorgen we dat we een digitale organisatie worden? Bedrijven willen hier niet alleen een partij die HR-processen voor ze digitaliseert en overneemt, maar een partnership met een partij die deze ontwikkelingen samen met hen aangaat. 

‘Ik wil samenwerken met partijen die een toegevoegde waarde voor mij kunnen leveren. Het tijdperk van efficiency zijn we voorbij. Ik zoekt veel meer naar partnerships. Daarbij ben ik niet alleen op zoek naar een product, dat interesseert me niet. Ik wil maatwerk, een product dat mijn organisatie uitstraalt, dat bij ons past.'

Daar raakt deze HR-directeur een belangrijk punt: outsourcing voor partnerships, voor meerwaarde. En dat is precies wat Inge Diepenhorst van Raet ook ziet in de praktijk van outsourcing. ‘Wij merken ook dat outsourcen niet meer een kwestie is van “we zetten het buiten de deur”, maar dat outsourcing veel meer draait om “wat is onze strategie en hoe zorgen we dat outsourcing helpt om deze te behalen?” Dan krijg je als HR-directeur meer een regiefunctie.’

Bovendien ziet Raet steeds meer vragen van bedrijven waarbij innovatie en outsourcing samengaan. Wat kunnen organisaties met robotics en artificial intelligence? En hoe kunnen ze dit toepassen in hun eigen organisatie? Diepenhorst: ‘Niet elke bedrijf heeft deze kennis in huis. Daar zie je vaak dat outsourcing een partnership wordt: een samenwerking om die innovatieslag te kunnen maken.’ 

Krijgen we echt de handen vrij?

Daar komt ook de rol van HR weer naar voren: maakt outsourcing nu ook echt de handen vrij voor HR om zich te storten op de eigen transformatie? Daar zijn organisaties het wel over eens: of dat gebeurt, hangt erg af van de fase waarin de organisatie zich bevindt. Want lang niet iedereen is al zo ver. 

Waar de ene HR-directeur het heeft over het outsourcen van klassieke zaken als payroll of verzuimmanagement, betekent outsourcing voor de ander het automatiseren van HR-processen. Of heeft de organisatie door vergaande IT-innovatie de ge-outsourcete HR-activiteiten alweer naar binnen gehaald. En daardoor helemaal de handen vrij om de business echt te ondersteunen. Bovendien: outsourcing maakt de handen wel vrij, maar geeft ook weer een nieuwe regiefunctie. Die rol zal HR ook opnieuw aan moeten wennen.

Waar bijna alle aanwezigen het over eens zijn: outsourcing moet gezien worden als een strategische activiteit. Aan HR de taak om te bepalen hoe dit in te zetten. Outsourcing moet voortvloeien uit de strategie: wie willen we zijn, waar willen we naartoe en hoe past outsourcing daarin? En dat heeft nog niet iedereen scherp op het netvlies. 

>> Bent u er volgende keer ook bij? Meld u hier aan voor de komende CHRO Fora.