Stilstand is achteruitgang: digitalisering HR geen luxe maar bittere noodzaak

De vraag is niet of je gaat digitaliseren, maar wanneer? En direct daarna: hoe?
Want laten we eerlijk zijn; je kunt voor elk proces een systeem aanschaffen maar voor je het
weet kom je van de regen in de drup met een wirwar van losse tools, dubbel werk en
versnipperde data. Dat leidt alleen maar tot meer frustratie.

Stilstand kost je meer dan je denkt

Hoe je het ook wendt of keert, stilzitten is geen optie. De meeste organisaties beseffen dat
maar hikken tegen de (verwachte) kosten aan. Daarbij vinden ze het vaak moeilijk om de
opbrengsten scherp in beeld te brengen waardoor de onvermijdelijke businesscase niet
goed uit de verf komt. Tel daar een tekort aan kennis en andere prioriteiten van de
IT-afdeling bij op en je hebt het perfecte recept voor uitstel gevolgd door; vul zelf maar in.

Toch hoeft HR zich hier niet door te laten afschrikken. Voor bijna elk proces, van declaraties
tot onboarding, kun je eenvoudig berekenen hoeveel tijd en geld je bespaart door het te
digitaliseren en optimaliseren. Tel daar de boost bij op die je werkgeversimago krijgt met
HR-processen waar collega’s blij van worden, en het plaatje wordt meteen een stuk
aantrekkelijker.

Digitalisering levert onderaan de streep niet alleen harde besparingen op, maar zorgt ook
voor tevreden medewerkers, minder fouten en meer tijd voor strategische HR-thema’s. Zo
verandert de businesscase van een lastige rekensom in een overtuigend verhaal.

Directe winst met digitalisering van HR-processen

Andere veelgehoorde argumenten zijn de lange terugverdientijden en het idee dat je, als je
eenmaal begint, meteen alles moet aanpakken. Maar dat klopt niet. Digitalisering hoeft
helemaal niet groot of ingewikkeld te zijn. Juist binnen HR liggen talloze kansen om met
kleine, gerichte stappen grote winst te behalen. Denk bijvoorbeeld aan terugkerende taken
die foutgevoelig of tijdrovend zijn, precies de processen waar HR dagelijks veel kostbare
uren aan kwijt is.

Een goed voorbeeld zijn declaraties. Een redelijk rechttoe-rechtaan proces waar medewerkers regelmatig mee te maken krijgen maar dat ook veel tijd en aandacht vraagt van de salarisadministratie. Door dit proces te digitaliseren en automatiseren, wordt het voor je collega’s veel eenvoudiger om on- en reiskosten te declareren. Tegelijkertijd bespaart het de administratie flink wat werk bij de controles. Bovendien voorkomt het aan het einde van de maand een hoop chagrijn op de werkvloer, wat de productiviteit ten goede komt.

Voorbeeld ter illustratie:

Een organisatie met 500 medewerkers verwerkt jaarlijks zo’n 10.000 declaraties. Als je per
declaratie gemiddeld vijf minuten bespaart door het proces te digitaliseren, levert dat ruim
800 uur op. Dat zijn 100 volle werkdagen waarin HR zich kan richten op belangrijkere zaken.

Zo start je slim met het digitaliseren van HR

Digitalisering hoeft geen meerjarenplan te zijn. Met een slim plan, scherpe keuzes en oog
voor je mensen kom je al snel een heel eind. Het begint met inzicht: welke processen
verlopen nog handmatig en waar gaat het mis? Stel vervolgens duidelijke doelen die
aansluiten bij de strategie van je organisatie en onderzoek of je huidige systemen en
leveranciers de juiste mogelijkheden bieden.

Maak daarna een realistische planning, creëer draagvlak door medewerkers actief te
betrekken en start met een proces dat direct waarde oplevert. Door klein te beginnen en
geleidelijk op te schalen, boek je snel resultaat en leg je de basis voor duurzame
digitalisering.

Wat mag je verwachten van een HR- en salarisplatform?

Een goed platform helpt om grip te krijgen op je processen en voorkomt dat je verzandt in
losse tools en dubbel werk. Het bundelt HR- en salarisprocessen in één geïntegreerde
oplossing, zodat je gegevens maar één keer invoert en direct kunt gebruiken in alle fasen
van de employee journey. Het resultaat? Medewerkers en leidinggevenden regelen hun
zaken eenvoudig zelf, HR heeft realtime inzicht in data en trends, en de salarisadministratie
werkt foutloos en efficiënt.

Bovendien is een modern platform zoals Youforce flexibel: je kunt klein beginnen en later
eenvoudig uitbreiden. Dat kan met nieuwe functies en handige mogelijkheden, maar ook via
naadloze koppelingen met andere systemen en platforms; van een onboarding-tool of LMS
tot arbodiensten, het UWV en de Belastingdienst. Zo groeit jouw HR-omgeving mee met de
organisatie én blijf je klaar voor de toekomst.