Strategisch herplaatsen en omscholen van uw personeel na de pandemie

Door: Oscar Lausegger en Bart Van Keer, beide HCM Strategy Director voor Oracle BeNeLux 

HR Talk Time – deel 3: HR in het nieuwe normaal

Door de wereldwijde pandemie moeten veel organisaties steeds moeilijkere financiële beslissingen nemen. Het herinrichten, rekken en strategisch herinzetten van het personeelsbestand is naast kostenbeperkende initiatieven steeds belangrijker geworden. Medewerkers worden ingezet voor taken buiten hun functieomschrijving om tegemoet te komen aan bedrijfsprioriteiten, vaak op korte termijn en onder druk. 

Een recent voorbeeld hiervan zijn de ziekenhuizen. Verpleegkundigen die normaal gesproken niet op de intensivecareafdelingen werken, werden bijvoorbeeld opgeleid om op deze afdelingen ingezet te worden. Zij werden namelijk de belangrijkste prioriteit tijdens de COVID-19 crisis.

Essentiële vaardigheden en ervaring

Door het omscholen en herplaatsen van personeel, kan er aan bedrijfsprioriteiten worden voldaan, terwijl essentiële vaardigheden en ervaring die in de loop van de tijd binnen een organisatie zijn opgebouwd, niet verloren gaan. Dit menselijk kapitaal kan nu nodig zijn, maar ook in de toekomst. Herplaatsing kan zorgen voor flexibiliteit en wendbaarheid van middelen om kosten te beheren. Het kan de inventaris van vaardigheden van een bedrijf verdiepen en vergroten en het kan ook zorgen voor blijvende werkgelegenheid voor het betrokken personeel. 

Stapsgewijze afwegingen met betrekking tot herplaatsing kunnen zijn:

1. Senior executives en HR beoordelen de strategische middelen die de organisatie nodig heeft;
2. Identificeren van werkprioriteiten en sleutelrollen;
3. Beoordeling van het werk dat wordt uitgevoerd;
4. Begrijpen en beoordelen van individuele vaardigheden;
5. Beheer van de individuele impact van de verandering;
6. Herscholing of bijscholing; en:
7. Het meten en monitoren van de uitvoering en de impact.

Herplaatsing en omscholing van talent op snelheid

Organisaties die normaal gesproken in zeer onstabiele situaties opereren, zijn wellicht al goed onderlegd en ervaren in het herplaatsen en herinzetten van hun personeel om een maximaal effect te bereiken. Ze hebben geleerd dat er structuur, focus en een geïntegreerd HR-platform nodig zijn om succesvol te zijn. Voor veel andere organisaties is deze snelle verschuiving echter ongelooflijk uitdagend geweest, omdat hun gebruikelijke stabiliteit door de pandemie is ondermijnd.

Om snel te kunnen herpositioneren moet men eerst kunnen vastleggen wat het huidige niveau van vaardigheden en ervaring is van het personeel. Eenmaal vastgelegd, moeten de gegevens gemakkelijk toegankelijk zijn en geanalyseerd en gemodelleerd kunnen worden. Dit kan vervolgens worden geprofileerd tegen de kritieke rollen waarvan idealiter ook de duur en de locatie zijn bepaald.

Door gebruik te maken van Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) in uw HCM-platform kunt u meerdere scenario’s uitvoeren en de potentiële fit en ontwikkelingsbehoeften van uw medewerkers inschatten. Het resultaat van een dergelijke oefening zal het leer- en ontwikkelteam in staat stellen om gerichte opleidings- en leerfaciliteiten te leveren en de tijd/effectiviteitsratio te verhogen.

Permanente verandering

Zoals bij elke organisatorische verandering zal het verandermanagement zorgvuldig moeten worden afgewogen. Als herplaatsing wordt gezien als een permanente verandering, moeten er belangrijke afwegingen worden gemaakt met betrekking tot aspecten die verband houden met de werknemer, zoals locatie, beloning, voordelen, werkpatronen, teamstructuur, prestatiemanagement en het welzijn van de werknemer. 

Uit onze persoonlijke ervaring blijkt dat de implementatie van dergelijke wijzigingen normaal gesproken gepaard gaat met het vastleggen van aanzienlijke hoeveelheden documentatie, contractwijzigingen, goedkeuringen, wijzigingen in de HR-gegevens en de loonadministratie. Dit zal uiteindelijk aan de HR-afdeling worden overgelaten.

De massale update en de controle van de gegevensintegriteit binnen de Oracle Cloud HCM-ondersteuning kunnen het zware handwerk (?) verminderen en zorgen voor de naleving van GDPR. Binnen Oracle Cloud HCM kunnen geautomatiseerde dashboards eenvoudig worden opgezet om de implementatie van personeelsveranderingen te monitoren en te beheren. Dit is cruciaal als u uw herplaatste resources zo snel mogelijk op snelheid en effectief wilt hebben.

Activeren en herplaatsen van het personeel

Het inwerken van personeel voor hun nieuwe rol en hiervoor de juiste opleiding aanbieden is ook essentieel. Het Oracle Cloud HCM-platform kan beide activiteiten mogelijk maken. Zo kan het inwerkproces bijvoorbeeld werknemersgericht, doelgericht en op afstand beschikbaar zijn.

Op het gebied van training kan een evaluatie van het tekort aan vaardigheden de behoeften vastleggen en kunnen trainingen massaal worden geboekt, ongeacht of het nu gaat om eLearning of online leslokaaltraining. Ook hier kunnen rapportages en dashboards worden gemaakt om de voortgang te monitoren en te meten, waarbij individuele vaardigheidsprofielen worden bijgewerkt met competentieniveaus na afloop van de leeractiviteit. Automatisering en implementatie zijn beschikbaar via Oracle Cloud HCM.

Bovendien maakt de flexibiliteit van het Oracle HCM Cloud-platform het mogelijk om het management-dashboard op te zetten met de focus op de herplaatsing van het personeel en de effectiviteit ervan. Parameters binnen dit dashboard zouden onder meer kunnen zijn:

1. Profiel van de kritische rollen waarin het personeel moet worden herplaatst;
2. Ervaringsprofiel van kritische functies;
3. Aantal rolveranderingen;
4. Profielen van degenen die van rol zijn veranderd (locatie/leeftijd/gender/duur van de dienst/evaluatie van de vaardigheden);
5. Resultaat van de beoordeling van de vaardigheidskloof per bevolkingscategorie;
6. Succes van herplaatst personeel (vergelijking van de prestatiebeoordeling).

Zoals hierboven vermeld, is de Oracle HCM Cloud-capaciteit beschikbaar voor ondersteuning van rolverandering, loonadministratie, inwerktraining, controles en metingen. Werknemers die te maken hebben met organisatorische veranderingen, zullen voortdurend moeten worden ondersteund, waarbij communicatie en praktische begeleiding een centrale rol spelen.

De voorbereiding van antwoorden op standaardvragen, beleidsbegeleiding en toegang tot HR-diensten zal de overgang voor herplaatste werknemers soepel laten verlopen, en in dit geval kunnen de digitale Oracle HCM-assistent en Oracle Policy Assistant zeer effectief zijn in het digitaal ondersteunen van medewerkers tijdens de verandering.

Ervaring en betrokkenheid van werknemers staan centraal bij elke organisatieverandering, hoe groot of klein die ook is. Toegang tot de juiste informatie, op het juiste moment en op de juiste manier, staan centraal bij het ondersteunen van medewerkers terwijl ze door veranderingen navigeren.