Feedbackcultuur: aan de bak voor een goede werksfeer

Door Jancees van Westering

‘’Ik ga nu niet in op jouw aanbod om de manier van feedback geven binnen mijn team te bespreken en waar nodig te verbeteren’’, reageerde een vers aangetreden afdelingsmanager. ‘’De reden daarvoor is dat twee groepsleden elkaar chronisch afzeiken. Geen van beiden wil ik kwijt, want ze zijn heel goed in hun werk. Als jij het waarderingsklimaat hier ter discussie komt stellen dan breekt de pleuris uit. En dat kan ik er niet bij hebben’’.

Urgentie

Werksfeer en werkgeluk werden nog niet lang geleden eerder als een softe bijzaak dan een harde noodzaak gezien. Intussen staat het belang van werksfeer en werkgeluk met een stip op 1. Omdat ze direct van invloed blijken te zijn op het prestatieniveau. Zo staat vast dat mensen bij afbrekende kritiek doorgaans meteen in een vecht/vlucht-modus belanden. Het activeert een hersengebied dat stress veroorzaakt en redelijkheid en creativiteit blokkeert.

Aan de andere kant stapelt het bewijs zich op dat ‘gewaardeerd worden’ een gevoel van veiligheid produceert, dat de basis vormt voor optimaal presteren. Daarbij geldt voor iedereen die ‘succesvol gedrag’ wil stimuleren: uitgesproken waardering voor ‘het goede gedrag’ is vele malen effectiever dan bekritiseren van ‘het verkeerde gedrag’.

Afzeik-gedrag

Als teamleider ben je als eerste verantwoordelijk voor het creëren van omstandigheden waaronder je team tot de beste prestaties kan komen. Als je dan op teamleden stuit die de gewoonte hebben ontwikkeld om elkaar openlijk af te zeiken, moet de alarmbel gaan rinkelen. Want de dynamiek van een groep kan er gemakkelijk toe leiden dat ‘afzeik-gedrag’ ook anderen aansteekt.

En dat de ervaren veiligheid binnen de groep wordt aangetast. En daarmee het prestatieniveau. De conclusie ligt voor de hand: pleuris of niet, het is urgent om de mogelijkheden te onderzoeken om de feedbackcultuur binnen het team te verbeteren.

In de verdediging jagen

Dus wat te doen als teamleider wanneer je medewerkers elkaar voortdurend afzeiken? Het eerste wat opkomt zijn dingen die je absoluut niet moet doen: negatief op medewerkers reageren omdat ze negatief op elkaar reageren. Want daarmee geef je het verkeerde voorbeeld en jaag je de ander alleen maar in de verdediging.

Wat je ook niet moet doen is de feedbackcultuur ‘zomaar’ plenair ter discussie te stellen. Want daarmee loop je het risico dat de hele groep het gevoel krijgt in gebreke te worden gesteld. Waarop de een begint met verwijten uiten, terwijl de ander gaat vechten of vluchten…

Wat dan wel te doen? Als teamleider zou ik allereerst diep ademhalen en mijzelf de volgende vragen stellen:

• Vind ik de interactie tussen die twee teamleden echt beneden de maat en ontkom ik niet aan de conclusie dat de sfeer in de groep eronder lijdt?
• Of heb ik er vooral persoonlijk moeite mee dat mensen zo negatief op elkaar reageren?
• Ben ik bereid om mijn volle gewicht in te zetten om een einde te maken aan dit gedrag?

Als blijkt dat het geen persoonlijk probleem is en je aan de bak moet voor een goede werksfeer moet je met de betrokken medewerkers in gesprek gaan (apart of samen). Met een drieledig doel: bevestigen dat je hun bijdrage op zich bijzonder waardeert en dat je ze graag wilt behouden; vragen naar de redenen en achtergrond van hun reactie op elkaar; duidelijk maken dat ze op zoek moeten naar andere omgangsvormen en waarom dat moet (al dan niet met hulp van een coach of mediator).

Garantie op een goede afloop bestaat natuurlijk niet. Maar de hier beschreven mix van waardering uiten, belangstelling tonen en duidelijkheid verschaffen, biedt wel de grootste kans op succes: dat niemand buiten de boot valt en er bereidheid ontstaat om een andere houding aan te nemen.

In de groep

Zoals gezegd: het is riskant om het onderwerp ‘onze feedbackcultuur’ zomaar in de groep te gooien. Dat heeft pas zin wanneer zo’n discussie uitzicht biedt op de oplossing van een probleem dat door de meeste teamleden als urgent wordt ervaren. Bijvoorbeeld (dramatisch) tegenvallende resultaten, een hoog ziekteverzuim of een negatieve werksfeer waar (bijna) iedereen last van heeft.

Als teamleider kan – en moet – je daarbij de aanjager zijn. Je bent de eerst verantwoordelijke voor de juiste werkomstandigheden en je kent de nieuwe inzichten betreffende het verband tussen de kwaliteit van feedback, stress en prestatie.

Ook in de dynamiek van de groep kan je daarbij het beste varen op hetzelfde kompas:  waardering uiten, vragen stellen en een duidelijk standpunt innemen.

Jancees van Westering is specialist in waardering en feedback in organisaties en auteur van het boek: Helemaal top, maar het kan nog veel beter!