‘Timemanagement is een beetje passé’

Fotografie: Jasper Juinen

De zaal in The Duke in Nistelrode is tot de nok toe gevuld. De aanwezige CHRO’s zitten op het puntje van hun stoel. Hun aandacht gaat naar focusexpert Mark Tigchelaar, spreker op CHRO Day 2019. Hij is dan net geïntroduceerd door Jochem Tigchelaar, broer van de spreker en consultant bij Kirkman Company, die de sessie mede mogelijk maakt.

“Timemanagement is een beetje passé”, is de prikkelende uitspraak waar Mark Tigchelaar mee begint. Hebben we dan voor niets jarenlang massaal planningen en takenlijstjes gemaakt om het hoofd leeg te maken? Je zou bijna denken van wel, want “er hoeft maar even iets tussendoor te komen en je planning ligt overhoop”.

Kenniswerkers

Vooral hoogopgeleide kenniswerkers worstelen volgens Tigchelaar met focus: “Hoe slimmer je bent, hoe sneller je afgeleid bent. Daardoor heeft deze groep werknemers meer uitdagingen. Zo ervaren ze veel stress, wat niet zozeer te maken heeft met werkdruk als wel met focus.”

Tigchelaar voegt als focusexpert de daad bij het woord. Hij weet de aandacht namelijk vast te houden door zijn inzichten in hapklare brokken aan te bieden, het publiek vragen te stellen en ze opdrachten te geven die zijn verhaal ondersteunen. Ze krijgen nauwelijks de kans om af te dwalen.

Lager IQ

Tijdens een testje nemen de aanwezige CHRO’s de proef op de som. Eerst schrijven ze een zin op, gevolgd door een getallenreeks. Daarna ervaren ze hoe het is om hun aandacht te wisselen. Ze schrijven namelijk dezelfde zin op, maar zetten tussen elke letter een opeenvolgend getal uit de reeks.

Het laatste gaat een stuk langzamer, blijkt als Tigchelaar het publiek vraagt hoe het voortdurend wisselen van de aandacht verliep. Hij stelt vast dat we een prijs betalen zodra we moeten overschakelen. “Op het moment dat je je aandacht moet wisselen, daalt je IQ zelfs tijdelijk met 10 punten. Ook leidt het tot 20 procent meer fouten.”

Prikkels

“Hoe vaak denkt u dat we onze aandacht wisselen, bijvoorbeeld omdat een collega bij u aanklopt?” vraagt Tigchelaar het publiek. “Het verschilt per sector of functie, maar het gaat gemiddeld om 240 keer per dag. Dat is om de twee minuten. En elke keer dat we dat doen, moeten we daarvan herstellen.”

Moeten we dan in een hutje op de hei gaan zitten zonder e-mail of telefoon? Hoewel dat kan helpen, ziet hij dat niet als een oplossing. “We verliezen onze concentratie niet alleen door externe prikkels, maar vaak ook door prikkels uit ons eigen hoofd. We wíllen soms gewoon onderbroken worden.”

Concentratielekken

Tigchelaar beschrijft vervolgens manieren om deze ‘concentratielekken’ te dichten. “Externe prikkels kun je bijvoorbeeld minimaliseren met stilteruimtes. Daarnaast heeft een grote financiële instelling waar ik kom de afspraak dat je elkaar tussen tien en elf uur niet onderbreekt.”

En hoe zit het met die interne prikkels? “Die hebben alles te maken met voldoende pauzeren en weer opladen. Dit zorgt ervoor dat u belangrijke stofjes in de hersenen weer aanvult, waardoor de ‘personal assistant’ van het brein beter kan bepalen wat wel of niet belangrijk is.”

Mijmermomenten

Op het eerste gezicht lijken veel mensen voldoende te pauzeren, maar dat ziet Tigchelaar anders. “Want wat doen we als we even niets te doen hebben? Dan scrollen we op onze smartphone door LinkedIn. Of we luisteren onderweg naar huis naar een podcast. Het probleem is dat we dan niet echt opladen.”

Echt opladen, doen we pas als aan twee voorwaarden is voldaan: “Ten eerste mag je daarvoor geen nieuwe informatie opnemen. En ten tweede moet je bewust afdwalen naar nieuwe gedachten.” Mijmermomenten noemt Tigchelaar dat, en je beleeft ze volgens hem het beste wandelend, zelfs al is dat naar de koffieautomaat.

Creativiteit

Volgens Tigchelaar doen CHRO’s en andere werknemers er daarom goed aan om vaker even niets te doen. Helemaal omdat dit naast een betere focus nog veel meer oplevert. “Want wanneer heeft u uw beste ideeën? Niet als u uw e-mails aan het wegwerken bent. Productiviteit is dan ook het tegenovergestelde van creativiteit.”

Deze creativiteit zal in de komende tijd hard nodig zijn, is zijn verwachting. “Naast de huidige eerste golf van burn-outs verwacht ik ook nog een tweede golf. Die zorgt voor een veel groter probleem, namelijk een gebrek aan creativiteit.” Terwijl creatieve ideeën juist onmisbaar zijn als je werk bestaat uit (HR-)visies bepalen en oplossingen bedenken.