Verborgen camera op de werkvloer? Let scherp op deze regels en vergeet de OR niet…

Werkgevers die (verborgen) cameratoezicht inzetten, nemen het niet altijd even nauw met de regels. Hoe je dure fouten voorkomt, leggen advocaten Willemijn Jansma en Mérien Voorboom uit.

Door Willemijn Jansma en Mérien Voorboom, advocaten bij HVG Law LLP

Camera’s op de werkvloer zijn nog altijd een hot topic, zo blijkt uit diverse recente mediaberichten: Camera’s zien wat mensen écht doen’ (NRC), Met camera’s bespied worden door de baas: verboden, maar het komt veel voor (FD) en Bespied door de baas: werkgevers schenden privacy met cameratoezicht’ (NOS).

Waar wordt de camera geplaatst en wie heeft toegang tot de beelden?

Het komt regelmatig voor dat een werkgever (verborgen) camera’s plaatst op de werkvloer, bijvoorbeeld om te kunnen zorgen voor een veilige werkomgeving of ter voorkoming of bij verdenking van diefstal. Maar wat is nu eigenlijk toegestaan? En hoe zit het met de belangen en rechten van werknemers? In deze blog beantwoorden we deze vragen.

Vereisten voor cameratoezicht op de werkvloer

Werknemers hebben recht op bescherming van hun privacy op de werkvloer. Wanneer werknemers identificeerbaar in beeld worden gebracht is, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Een aantal voorwaarden uit de AVG zal hierna nader worden toegelicht.

Bepaal het doel

Als eerste stap is het van belang om als werkgever te bepalen en te documenteren waarom je camera's wenst te plaatsen (het doel). Op grond van de AVG mag een werkgever vervolgens niet meer camerabeelden maken en verspreiden dan strikt noodzakelijk voor dat doel. Zo mogen de camerabeelden die zijn gemaakt met als doel om ongeautoriseerde toegang tot het bedrijfspand te voorkomen, niet ook worden gebruikt ter beoordeling van de prestaties van een werknemer. Het doel bepaalt het toegestane gebruik van de camera’s en de gemaakte beelden.

Stel de grondslag vast

De AVG vereist voor elke activiteit waarbij persoonsgegevens worden verwerkt een grondslag. Dat geldt ook voor het maken en verder verwerken van camerabeelden. In het geval van cameratoezicht is de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ de meest voor de hand liggende.

In het kader van deze grondslag dient een belangenafweging te worden gemaakt tussen het belang van de werkgever, bijvoorbeeld het tegengaan van diefstal, bescherming van eigendommen, en de belangen van de personen die in beeld zullen worden gebracht, zoals werknemers. In dit kader dient de werkgever na te gaan of er geen andere - minder ingrijpende - mogelijkheid bestaat om het doel te bereiken.

Deze belangenafweging dient vooraf gedocumenteerd te worden door de werkgever. Let op, de grondslag ‘toestemming’ voor het inzetten van cameratoezicht biedt in een arbeidsrelatie doorgaans geen uitkomst omdat deze toestemming vrijelijk moet worden gegeven. Dit is lastig in een afhankelijke, hiërarchische arbeidsverhouding.

Denk aan waarborgen

In het kader van de noodzakelijkheid en minst ingrijpende methode is het van belang goed in kaart te brengen welke functionaliteiten, plaatsing en eigenschappen het cameratoezicht dient te hebben. Is het bijvoorbeeld nodig dat tevens geluidsopnames worden gemaakt? Dient de camera 24/7 aan te staan, of slechts onder werktijd? Waar wordt de camera geplaatst en wie heeft toegang tot de beelden?

Dergelijke afwegingen kunnen tevens worden onderzocht en uitgewerkt in een Data Protection Impact Assessment (DPIA). Indien het cameratoezicht structureel of gedurende een langere periode wordt ingezet, of wordt gewerkt met verborgen camera’s, is een DPIA zelfs vereist. Een DPIA is een middel om risico’s in kaart te brengen, maar kan aldus tevens worden gebruikt om de gemaakte afwegingen te documenteren.

Informeer de werknemers

De personen die mogelijk in beeld worden gebracht dienen op de hoogte te worden gebracht van het gebruik van cameratoezicht. Denk hierbij aan het plaatsen van een waarschuwingsbord op locaties waar wordt gefilmd. Bovendien dienen de werknemers over het cameratoezicht te worden geïnformeerd door de privacy verklaring van de werkgever. Verstandig is daarnaast om het camerabeleid in het personeelshandboek op te nemen. Daarbij is het tevens verstandig goed te documenteren welk gedrag van werknemers al dan niet is toegestaan.

Denk aan de bewaartermijn

Werkgevers mogen de opgenomen camerabeelden niet langer bewaren dan noodzakelijk. De richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) voor het bewaren van camerabeelden is maximaal vier weken. Echter, wanneer er een incident is vastgelegd, kan een werkgever de beelden bewaren tot dat het incident is afgehandeld.

Heimelijk cameratoezicht? Dan gelden extra vereisten!

Een werkgever kan ook heimelijk (verborgen) cameratoezicht inzetten. Hiervoor gelden extra voorwaarden. Voordat een werkgever gebruik mag maken van verborgen camera's, moet bijvoorbeeld sprake zijn van een serieus vermoeden van een strafbaar feit of ander onrechtmatig handelen. Denk aan de situatie dat een ernstige verdenking bestaat dat een werknemer zich schuldig maakt aan diefstal. De werkgever dient de werknemers vooraf op de hoogte te stellen van de mogelijkheid tot het inzetten van heimelijk cameratoezicht (bijvoorbeeld in het camerareglement van de werkgever).

Schakel tijdig de ondernemingsraad in!

Wil de werkgever gebruik maken van (verborgen) cameratoezicht op de werkvloer, dan is het noodzaak om dit voornemen eerst aan de ondernemingsraad voor te leggen. Op grond van de wet op de ondernemingsraden heeft de ondernemingsraad een instemmingsrecht met betrekking tot een besluit tot vaststelling, intrekking en wijziging van regelingen die betrekking hebben op personeelsvolgsystemen (zoals cameratoezicht) en de verwerking en bescherming van persoonsgegevens van het personeel.

Ook de ondernemingsraad heeft dus een verantwoordelijkheid met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens op de werkvloer. In dit kader heeft de AP een handig OR-privacyboekje gemaakt, dat te raadplegen is via de website van de AP.

Camerabeelden als bewijs?

Een werkgever kan camerabeelden als bewijs aanleveren in bijvoorbeeld een ontslagprocedure. Het is dan aan de rechter om te beoordelen hoeveel waarde wordt gehecht aan de camerabeelden als bewijsmiddel. Wanneer de werkgever de beelden heeft opgenomen zonder dat de AVG in acht is genomen, dan zal sprake zijn van onrechtmatig verkregen bewijs. In de praktijk blijkt dat rechters waarheidsvinding vaak laten prevaleren boven het recht op privacy van de werknemer. Het onrechtmatig verkregen bewijs wordt dus vaak gewoon meegenomen in de procedure.

Dat betekent niet dat aan het gebruik van onrechtmatig verkregen bewijs, door schending van de privacy, geen negatieve (financiële) consequenties verbonden kunnen zijn. Zo kan een rechter aan een werknemer in een ontslagprocedure een (hogere) billijke vergoeding toekennen. De hoogte van die billijke vergoeding kan flink oplopen. Het is dan ook verstandig om de eerder genoemde voorwaarden goed in acht te nemen.

Kortom…

Werkgevers die camera’s willen plaatsen dienen rekening te houden met de privacy van werknemers. Zorg er daarom voor dat alle voorwaarden op grond van de AVG in acht worden genomen én bespreek de plannen eerst met de ondernemingsraad.

                 

Mr. Willemijn Jansma en mr. Mérien Voorboom zijn beiden werkzaam als advocaat bij HVG Law LLP en gespecialiseerd in respectievelijk arbeidsrecht en privacyrecht.