Verzuimpreventie echt effectief maken? Via een online platform worden kleine zorgen sneller zichtbaar

Het verlagen, voorspellen en voorkomen van verzuim is van groot belang voor een gezonde organisatie, zeker nu door het snel oplopende personeelstekort de werkdruk verder oploopt. De toegenomen werkdruk gaat hand in hand met een ziekteverzuim dat sinds 2016 alsmaar stijgt. Eind 2022 was het ziekteverzuim gemiddeld 5,6%, blijkt uit cijfers van het CBS.

“De kosten voor organisaties per zieke medewerker komt gemiddeld uit op zo’n 400 euro per dag”

Het ziekteverzuim loopt sterk uiteen tussen verschillende sectoren, met uitschieters van 8,9% in de zorg en 8,3% in de kinderopvang. Het huidige gemiddelde ziekteverzuim gemeten over alle sectoren is bijna net zo hoog als in 2000, toen het hoogste verzuim werd gemeten sinds het Centraal Bureau voor de Statistiek in 1996 startte met de metingen. De kosten van ziekteverzuim kunnen flink oplopen. Een zieke medewerker kost een organisatie gemiddeld 400 euro per dag. Voor een gemiddelde verzuimperiode komt dat neer op maar liefst 13.000 euro.

Gelukkig kunnen organisaties zelf invloed uitoefenen om uitval van werknemers te voorkomen. Dat begint bij het creëren van een open cultuur waarin het mogelijk is om zorgen of onzekerheden te delen met collega’s of leidinggevenden. Daarnaast moeten leidinggevenden signalen herkennen van collega’s die niet goed in hun vel zitten en hier het gesprek over aangaan.

“Je hoeft als leidinggevende niet zelf een oplossing te bieden, maar alleen al even je hart kunnen luchten en begrip krijgen voor je situatie kan erg veel doen”, vertelt Erik van Mourik, startup-manager van LifeCheck, een nieuwe dienst van Robidus.

Doel voorbijschieten

Volgens Van Mourik bieden organisaties al veel verschillende dingen aan, maar schieten die vaak hun doel voorbij. “Denk aan gratis fruit, terwijl in de kantine goedkope snacks uit de frituur nog steeds goedkoper zijn dan gezonde alternatieven. Zelfs in sommige ziekenhuizen is dit het geval. En gratis sportschoolabonnementen worden vaak alleen gebruikt door degenen die toch al frequent sporten en het gratis fruit wordt vooral geconsumeerd door medewerkers die al letten op hun voeding.”

Wat hij vaak ziet gebeuren is dat voor elk probleem een andere aanbieder wordt aangetrokken of bestaande oplossingen worden vervangen door weer iets nieuws, omdat het na enkele maanden toch niet werkt zoals gehoopt. “Medewerkers zien vaak door de interne communicatiebomen het vitaliteitsbos niet meer en haken af.”

Bovendien is verzuimpreventie alleen effectief als je er vroeg bij bent. “Kleine zorgen kunnen uitgroeien tot grote issues als je ze niet aanpakt.” Er op tijd bij zijn is lastiger dan het lijkt. Veel medewerkers zullen niet direct een coachingstraject opstarten als zij ergens mee zitten. Er wordt vaak gedacht dat het wel weer overgaat. En langsgaan bij de huisarts doen mensen niet zo snel, omdat het tijd kost en spreekuren vaak op momenten zijn die niet passen in de eigen agenda.

Begin bij de basis

Hierdoor blijven kleine zorgen vaak groeien, met soms ziekteverzuim tot gevolg. Het advies van Van Mourik? Begin bij de basis. Breng een risicoprofiel van je organisatie in kaart: wat zijn je grootste (toekomstige) drivers van verzuim? Kijk vervolgens welke preventieve interventies je eventueel wilt inzetten en hoe je hierover gaat communiceren. “Dankzij onze samenwerking met Robidus kunnen we van enorm veel sectoren en bedrijven zo’n risicoprofiel opstellen. Dat risicoprofiel is voor ons vaak de basis voor de implementatie van LifeCheck.”

LifeCheck is een holistisch online platform met meerdere services op het gebied van fysiek en mentaal welzijn, budgethulp, voedingsadvies en lifestyle – gericht op verzuimpreventie. Medewerkers van aangesloten organisaties kunnen gratis en 100% anoniem via een app of webportaal hun zorgen bespreken of vragen stellen rondom hun fysieke of mentale gezondheid aan een zorgprofessional. Zonder tussenkomst of goedkeuring van een leidinggevende of HR-functionaris.

“We bieden in een vroeg stadium een luisterend oor en passend advies, waardoor een kleine zorg niet groter hoeft te worden”

“Onze oplossing is heel laagdrempelig. Onze gecertificeerde specialisten zijn dagelijks bereikbaar tussen half negen ’s ochtends en half acht ’s avonds. Je bereikt ze op het moment en de plek die je zelf prefereert: vanuit kantoor, thuis of onderweg. Je dient een online aanvraag in en binnen een paar uur kun je vaak al praten met een van onze specialisten”, aldus Van Mourik.

Nog maar één loket

Op die manier kan je bijvoorbeeld gewoon even je hart luchten of sparren met een professionele coach, (video)bellen met een huisarts, voedings- en beweegtips krijgen of deskundige ondersteuning ontvangen als je wilt stoppen met roken. En bij financiële stress kan er een budgetcoach worden ingeschakeld. “We bieden in een vroeg stadium een luisterend oor en passend advies op een breed pallet aan onderwerpen, waardoor een kleine zorg niet groter hoeft te worden en mogelijk verzuim voorkomen kan worden.”

Een groot voordeel van een dergelijk online verzuimpreventieplatform is dat organisaties niet langer naar verschillende loketten hoeven voor advies en ondersteuning. Van Mourik: “LifeCheck is een one-stop-shop, waarbij er intensief wordt samengewerkt tussen de (zorg)professionals van LifeCheck, maar ook wordt doorverwezen naar de bedrijfsarts of het reguliere zorgcircuit als dat nodig is.”

De gedachte achter LifeCheck is: het is nooit te vroeg is voor een vertrouwd advies. Op een laagdrempelige manier wordt de weerbaarheid van werknemers verhoogd en het verzuim mogelijk verminderd. Om te voorkomen dat dit het zoveelste middel wordt dat niet of nauwelijks wordt gebruikt, heeft LifeCheck ook een uitgebreid activatieprogramma opgezet en voor leidinggevenden geeft het bedrijf trainingen in het herkennen van signalen als medewerkers niet lekker in hun vel zitten en het bespreekbaar maken hiervan.

Uniek activatieprogramma

Het activatieprogramma wordt afgestemd op de situatie, de wensen en de behoeften van de betreffende organisatie en op de belangrijkste drivers uit het risicoprofiel dat Robidus in kaart brengt. Iedere organisatie is weer anders en kampt met eigen stressfactoren en problemen onder het personeel. “Bij de ene organisatie zijn er relatief veel mentale problemen door de enorme werkdruk, bij een andere organisatie is aandacht voor lifestyle essentieel, omdat er sprake is van relatief veel overgewicht. Bij weer een andere organisatie is hulp bij stoppen met roken juist een speerpunt.”

Robidus zet voor haar klanten verschillende communicatie- en activatiematerialen in rondom LifeCheck. “We attenderen medewerkers regelmatig op het bestaan van de app en het webportaal, waarbij we zeggen: zet het op momenten in dat jij het nodig hebt. Misschien is dat niet nu, maar wellicht komt het later wel van pas.” Daarnaast wordt er gewerkt met themaweken en -maanden. Zo was er binnenkort een low sugar challenge en onlangs stond omgaan met financiële stress centraal. Dat laatste is een zeer actueel thema, met het oog op de koopkrachtcrisis.

“Interne ambassadeurs kunnen zorgen voor een mindshift, zodat medewerkers toch gaan praten met een arts of coach”

LifeCheck is nu ruim een jaar beschikbaar en wordt gebruikt bij onder meer een groot mobiliteitsbedrijf, verschillende partijen in de zorg en industrie en contactcenters. “Uiteraard gebruikt Robidus het platform zelf ook. Het is hartverwarmend hoeveel positieve feedback ik krijg van collega’s. Medewerkers zien echt de toegevoegde waarde en zijn enthousiast over de kwaliteit van de zorg die ze geleverd krijgen”, vertelt Van Mourik.

Drie aspecten essentieel

Volgens hem zijn drie aspecten essentieel bij een succesvolle implementatie van een online platform voor effectieve verzuimpreventie:

• Ga als werkgever all-in
  “Er moet commitment zijn door de hele organisatie heen; van directie, tot leidinggevenden en medewerkers. Geef zelf het goede voorbeeld en zorg voor goede ambassadeurs om het gebruik ervan te promoten.”
• Maak het een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering
  “Zo’n platform is niet het zoveelste leuke extraatje. Maak het onderdeel van je hele bedrijfsvoering, van je onboarding tot je exit-beleid. Het begint bij het herkennen van medewerkers die niet goed in hun vel zitten, om welke reden dan ook. Wij helpen je bij de communicatie, en trainen leidinggevenden.”
• Neem drempels weg
  Bij de implementatie van nieuwe, innovatieve oplossingen is er vaak sprake van koudwatervrees. “Het is belangrijk te benadrukken dat je niet digitaal vaardig hoeft te zijn om gebruik te maken van het platform. Iedereen kan ermee uit de voeten.” Ook heerst er vaak nog een taboe op coaching, zeker onder beroepsgroepen waar relatief veel mannen werken. “Vaak wordt daar gedacht dat ze het niet nodig hebben, terwijl er bij die groepen ook veel problemen kunnen spelen die stress veroorzaken, zowel privé als op de werkvloer. Interne ambassadeurs kunnen zorgen voor een mindshift. Zij kunnen zeggen: ga eens praten met een arts of coach via LifeCheck. Het is snel geregeld en kost niets. Baat het niet, dan schaadt het niet.”

Alleen geaggregeerde data

Maar misschien wel de meeste twijfels onder medewerkers zijn er over het waarborgen van de privacy. “Ik kan het niet vaak genoeg benadrukken: werkgevers krijgen nooit te weten wie er gebruik heeft gemaakt van het platform, laat staan wat er besproken is.” Het platform is AVG-compliant en de geaccrediteerde zorgprofessionals hebben een beroepsgeheim.

“Robidus koppelt alleen geaggregeerd data terug aan de werkgever, dat gebeurt nooit op persoonsniveau. Wij rapporteren ook pas vanaf minimaal vijf meldingen over het gebruik van een bepaalde service.” De anonieme data bieden veel interessante informatie voor de werkgever. Stel dat in jouw bedrijf relatief vaak budgethulp is aangevraagd via LifeCheck, dan kun je bijvoorbeeld extra hulp en ondersteuning aan het gehele personeelsbestand bieden op dat vlak.

En dit is nog maar het begin, stelt Van Mourik. De komende tijd staat er veel op de planning: “We willen vertrouwenspersonen toevoegen aan het platform, net als de optie voor een preventief medisch onderzoek en digitale fysiotherapie. Daarnaast willen we het platform meertalig gaan maken. Met die extra features krijg je als organisatie nog meer grip op de inzetbaarheid van je medewerkers, dring je je verzuimkosten terug en houd je je organisatie gezond.”