Door: Mr. Astrid Zuidinga, advocaat arbeidsrecht

Veel werkgevers zijn op enig moment begonnen met generieke functieprofielen zonder vervolgens heel goed te beseffen wat eventuele effecten daarvan zijn. En niet altijd hebben ze vervolgens goed vastgelegd wat de medewerker doet, en of een rol bijvoorbeeld tijdelijk is of niet. 

Wellicht heb je de verkeerde persoon of personen voor ontslag voorgedragen

De termen worden ook nog wel eens door elkaar gehaald. Dat komt in mijn praktijk vaak aan de orde wanneer er uitwisselbaarheidsonderzoeken gedaan worden, of als een werkgever een reorganisatie zelf al in gang gezet heeft en dan tegen problemen aanloopt. Denk aan verweer van werknemers die beweren dat functies wel of juist niet uitwisselbaar zijn, of dat ze praktisch al een tijd iets anders doen, enzovoort. 

Wrevel in teams

Het risico is dat zo’n verweer gehonoreerd wordt, je wellicht de verkeerde persoon of personen voor ontslag hebt voorgedragen of iemand ten onrechte hebt herplaatst of niet. Dan moeten zaken worden teruggedraaid, wat slecht is voor de sfeer binnen het bedrijf en het vertrouwen in de werkgever. Werknemers gaan dan soms aan alles twijfelen wat de werkgever doet of zegt. Dat kan lang doorwerken, ook als de reorganisatie al lang afgerond is. Het geeft vaak ook wrevel in teams, tussen medewerkers en hun leidinggevende. 

Het is dus essentieel dat je in dit soort gevallen een correct beeld hebt van de uitwisselbaarheid van functies en de ontslagvolgorde. Een wijdverbreid misverstand is namelijk dat bij generieke functieprofielen alle functies die onder dat profiel vallen, per definitie onderling uitwisselbaar zijn. Dat kán zo zijn, maar in de meeste gevallen ligt dat anders. Hoe zit het dan wel? 

Generieke functieprofielen

Eerst terug naar de basis. U neemt een werknemer aan om een bepaalde functie uit te oefenen. Het gaat hier om taken die doorgaans met de bijbehorende verantwoordelijkheden en de plaats in de organisatie zijn vastgelegd in een functieomschrijving. Soms is sprake van een specifieke omschrijving die bij één functie hoort. Zo’n functie kan door één of meerdere werknemers vervuld worden. Er kan ook sprake zijn van een generiek functieprofiel. 

Een functieschaalverschil is een belangrijke indicatie dat functies niet uitwisselbaar zijn

In dat geval is een functie meer algemeen beschreven in een profiel. Het gaat dan om de algemene duiding van taken, veelal verdeeld in een aantal niveaus, bijvoorbeeld junior, medior en senior. De functie en het niveau zijn gekoppeld aan de inschaling en de reguliere beloning. Dat zegt iets over de gelijkwaardigheid van functies. De functiebeschrijving is belangrijk omdat dit, met de arbeidsovereenkomst en eventuele overige relevante schriftelijke documenten, de basis vormt. 

Uitwisselbare functies

Hoe bepaal je welke functies onderling uitwisselbaar zijn zodat – bijvoorbeeld in geval van krimp – de ontslagvolgorde kan worden vastgesteld? Kort gezegd gaat het vaststellen van uitwisselbare functies om functies die:

a. vergelijkbaar zijn voor zover het betreft de inhoud van de functie, de voor de functie vereiste kennis, vaardigheden en competenties, en de tijdelijke of structurele aard van de functie; en

b. voor wat betreft het niveau van de functie en de bij de functie behorende beloning
gelijkwaardig zijn. Een verschil in functieschaalverschil is een belangrijke indicatie dat functies niet uitwisselbaar zijn. Het gaat hierbij dus niet op de hoogte van de beloning van een specifiek persoon in die functie. Die kan om redenen uit het verleden bijvoorbeeld afwijkend zijn.

De factoren voor het vaststellen van de uitwisselbaarheid van functies worden in onderlinge samenhang beoordeeld. Het gaat er om wat je als werkgever op basis van de objectieve functie-eisen van een werknemer mag verwachten en niet om de persoonlijke invulling van de functie. 

Bij generieke functieprofielen zie je vaak grote diversiteit in wat werknemers daadwerkelijk doen

Generieke profielen en uitwisselbaarheid

Generieke functieprofielen worden vaak gebruikt om het aantal profielen in de organisatie terug te brengen, het functiehuis te moderniseren en dit minder onderhoudsgevoelig te maken. Soms is er ook de wens te werken met generieke profielen om werknemers breder en flexibeler in te zetten. Organisaties kunnen kiezen bij het moderniseren van hun functiehuis voor een generiek functiehuis. 

Bij generieke functieprofielen zie je in de praktijk vaak een grote diversiteit in wat werknemers daadwerkelijk doen. Ik noem hier als voorbeeld de functie van redacteur. Er zit vanzelfsprekend een overlap in wat redacteuren voor een tijdschrift of in de media doen. Vandaar ook het gelijke profiel. Maar stel nu dat er een senior redacteur is die zich al jaren uitsluitend met sport bezighoudt, is die functie dan uitwisselbaar met de senior functie van de redacteur die zich al even lang uitsluitend met klassieke muziek bezighoudt? 

Als u bedenkt dat het zo is dat in het kader van de beoordeling van uitwisselbaarheid de sportredacteur à la minute de functie van de muziekredacteur moet kunnen uitoefenen, met andere woorden het werk moet kunnen doen op hetzelfde niveau, dan is het antwoord al snel nee. De aandachtsgebieden vergen veelal een dusdanige kennis en ervaring en soms een relevant netwerk, dat het niet mogelijk is de andere functie direct uit te voeren. En bedenk: het gaat om onderlinge of wederkerige uitwisselbaarheid. Andersom moet de muziekredacteur ook direct inzetbaar zijn als sportredacteur. 

Minder snel uitwisselbaar

Voorheen stond in de Uitvoeringsregels van UWV, die gelden bij bedrijfseconomisch ontslag, dat er een zekere inwerkperiode gold ofwel een overdrachtstermijn. Dat criterium geldt niet langer en dit maakt dat functies minder snel uitwisselbaar zijn dan voorheen. Deze wijziging wordt echter vaak over het hoofd gezien merken wij in de praktijk. Dat kan de rest van het reorganisatieproces behoorlijk verstoren.

Dat functies minder snel uitwisselbaar zijn dan voorheen wordt nog wel eens over het hoofd gezien

In de praktijk zal je bij generieke functieprofielen goed moeten kijken naar wat je als werkgever aan onderbouwing kunt genereren. Hoe wordt er bijvoorbeeld voor een generieke functie geworven? Vaak met een heel specifieke vacaturetekst, waarin in meer detail wordt aangegeven wat de functie inhoudt en wat wordt verwacht. 

Generieke functies op een hoger niveau zijn doorgaans minder snel uitwisselbaar dan die op een lager niveau. Maar dit is niet altijd zo. Het is raadzaam de uitwisselbaarheid te laten onderzoeken door een externe functiedeskundige. Dat kan helpen een en ander te objectiveren en uit te leggen naar werknemers, de medezeggenschap en andere stakeholders.

Rollen

Veel organisaties werken met rollen tegenwoordig. Soms in plaats van functies, soms naast functies. Aanleiding is vaak dat functieomschrijvingen zijn verouderd, wat de vraag oproept of rollen niet beter aansluiten bij de organisatiedoelen. Het werken met rollen in plaats van, of naast functies, biedt de mogelijkheid om medewerkers flexibeler in te zetten, om hun kwaliteiten breder en beter te benutten. Een rol is niet hetzelfde als een functie. Een werknemer heeft één structurele functie, maar kan tevens één of meer rollen vervullen. Soms permanent, soms tijdelijk. 

Een rol hoeft niet per se gekoppeld te zijn aan de functie die iemand uitoefent

Een rol is een samenhangend pakket aan taken, die door een of meer personen vervuld kan worden, soms bij toerbeurt. De term rol is een algemene aanduiding waaruit volgt welke handelingen de werknemer mag uitvoeren. Zo’n rol hoeft niet per se gekoppeld te zijn aan de functie die iemand uitoefent. Het kan bijvoorbeeld zijn dat iemand de rol van facilitator of coördinator binnen de organisatie in het kader van een bepaald project oppakt. 

Rollen en uitwisselbaarheid en het tijdelijke karakter van werkzaamheden

Door het oppakken van een bepaalde rol, wijzigt in beginsel niet de functie. Voor het bepalen van de uitwisselbaarheid van functies kijk je daarom naar de formele functie waarin iemand is aangesteld. 

De Uitvoeringsregels van UWV die gelden bij ontslag wegens bedrijfseconomische redenen zeggen niets over rollen. De tijdelijkheid van een functie speelt echter wel een rol bij de bepaling van de uitwisselbaarheid van functies. De uitvoeringsregels zeggen hierover: 

“Naast de hiervoor genoemde aspecten speelt ook het al dan niet tijdelijke karakter van een functie bij de beoordeling een rol. Zo dienen functies waar mogelijk dezelfde werkzaamheden worden verricht maar die duidelijk een tijdelijk karakter hebben, buiten beschouwing te worden gelaten. Te denken hierbij is aan kortdurende werkzaamheden die worden verricht voor het opvangen van pieken in de productie, of bij vervanging wegens ziekte of vakantie. Onder kortdurend wordt verstaan, korter dan 26 weken.” 

Als er in de reorganisatie werknemers betrokken zijn die tijdelijk bepaalde werkzaamheden verrichten, ga dan goed na of zij een functie of rol vervullen. Dat maakt uit voor de uitvoering van de reorganisatie.

Tot slot

Uiteraard is de praktijk grilliger dan de leer. Soms blijkt een functie feitelijk gewijzigd door het aanpassen van taken en activiteiten of is van een tijdelijke situatie al lang geen sprake meer en is het vervullen van een rol gegroeid naar een functieaanpassing. Er is geen standaardantwoord te geven in dit soort situaties. Het is van belang verder te onderzoeken hoe de uitwisselbaarheid nader te onderbouwen. 

Een adequate onderbouwing is essentieel voor een zorgvuldige, correcte en vlot lopende reorganisatie

Uiteindelijk gaat het er om werknemers, de medezeggenschap en bijvoorbeeld UWV te overtuigen van de juistheid van de gemaakte keuzes. Een goede voorbereiding is wat dat betreft het halve werk en een adequate onderbouwing is essentieel om de reorganisatie zorgvuldig, correct en vlot te laten verlopen. En wie wil dat nu niet!? 

Mr Astrid Zuidinga is advocaat arbeidsrecht bij AWVN-advocaten, het eigen gespecialiseerde advocatenkantoor van AWVN (Algemene Werkgeversvereniging Nederland) a.zuidinga@awvn.nl