Nieuwe tactieken om teams succesvol te laten onderhandelen

De meest gebruikte strategieën bij teamonderhandelingen werkten niet goed. Wat wel werkt is als teams eerst de hogere doelen bespreken die ze nastreven. Vooral doelen die ze niet kunnen bereiken zonder de andere partij in de onderhandelingen.

Tot die conclusie komt een onderzoek van de internationale businessschool Insead. Lukt het twee teams die met elkaar onderhandelen om het eens te worden over de gezamenlijke doelen en het inzicht dat ze elkaar nodig hebben, dan kunnen ze grote resultaten boeken.

Team versus personen

Het onderzoeksteam van Insead vergeleek de teamonderhandeling met de onderhandeling tussen twee personen. Die laatste vorm van onderhandelen, zoals salarisonderhandelingen, is in wetenschappelijke kringen het meest onderzocht. Over onderhandelen tussen teams is minder bekend, zoals bij fusies en overnames, wetgeving of handelsovereenkomsten. Vaak is de inzet bij teamonderhandelingen veel groter dan die bij onderhandelingen tussen individuele personen.

De onderzoekers van Insead deden daarom onderzoek naar teamonderhandeling, inclusief proeven waarbij ook naar controlegroepen werd gekeken. De onderzoekers stellen dat teamonderhandelingen veel scherper op de snede worden gevoerd. Twee onderhandelende teams zijn competitiever dan individuele onderhandelaars en het vertrouwen tussen teams is doorgaans kleiner dan tussen solo-onderhandelaars.

De scherpere concurrentie tussen onderhandelende teams komt vooral omdat een team prioriteit geeft aan de behoeften van hun ingroup-leden, zeg maar de teamleden. Behoeften daarbuiten wegen voor een team minder zwaar. Bij solo-onderhandelingen is dit niet aan de orde.

Een tweede factor die de teamonderhandeling bemoeilijkt is de relatieve anonimiteit van de individuele teamleden. Die voelen zich vrij om agressieve onderhandelingstactieken toe te passen. De derde bemoeilijkende factor bij teamonderhandelingen is het wij-zij gevoel, dat minder is bij solo-onderhandelingen. Hoe sterker het wij-gevoel in een team, hoe groter het wantrouwen richting het andere team.

Vergroot het vertrouwen en verminder de concurrentie

Hoe groter het wantrouwen tussen teams, hoe groter de neiging om te focussen op de minst betrouwbare deelnemer bij het andere team. De onderzoekers stellen dat elke eenheid wantrouwen extra de kans op een impasse doet toenemen met de factor 23.
De hamvraag bij teamonderhandelingen is hoe het vertrouwen tussen teams te bevorderen en de concurrentie te verminderen.

De onderzoekers adviseren om gespreksonderwerpen zorgvuldig te selecteren in de aanloop naar de onderhandelingen. Hoe meer de teams een gestructureerde dialoog voeren over hogere doelen ze beide nastreven zonder dat ze die alleen kunnen behalen, hoe groter de kans op vertrouwen en positieve afhankelijkheid.

Van cruciaal belang is dat een dergelijke dialoog de partijen aanmoedigt om te erkennen hoe ze op positieve manieren van elkaar afhankelijk kunnen zijn, zodat beide meer van de gewenste resultaten kunnen bereiken. Een dergelijk besef kan partijen helpen vertrouwen op te bouwen. Zo wordt het vertrouwen gevoed in samenwerkingsstrategieën met vragen en antwoorden, in plaats van concurrerende strategieën om dominantie uit te oefenen en concessies van de andere kant te verkrijgen.

Deze aanpak wordt echter mondjesmaat gevolgd bij teamonderhandelingen. Volgens het onderzoeksteam van Insead peilde bij slechts vier procent van de teamonderhandelingen dat deze aanpak werd gevolgd.

Verschillende tactieken

De meest gebruikelijke tactiek (44 procent) is dat teams elkaar aftasten door omtrekkend gekeuvel over persoonlijke zaken of achtergrondkwesties die niets te maken hebben met de onderhandeling. Een andere veelgebruikte onderhandelingstactiek is om te proberen de tegenstander te beïnvloeden (39 procent) of te begrijpen (38 procent).

Kan het amicale geklets over koetjes en kalfjes dan niet het ijs breken, zo vroegen de onderzoekers zich af. Maar zij constateerden dat het niet werkt als de teamleden elkaar bij voorbaat niet vertrouwen. Dan houden beide teams informatie achter en gaan ze over op een meer competitieve onderhandelingsstrategie om te voorkomen dat de ander misbruik maakt van de informatie.

De onderzoekers adviseren om voor onderhandelingen tussen teams te starten, eerst het inzicht te benadrukken van de hogere doelen die beide partijen nastreven en de onderlinge afhankelijkheid die beide partijen daarbij hebben. Zodra de beide teams overtuigd zijn van deze doelen, zijn de teams klaar om te onderhandelingen in te gaan.