Werken vanuit het buitenland wordt steeds populairder onder werknemers – maar hoe regel je dat?

Door Mr Astrid Zuidinga i.s.m. Mr Ruud Blaakman

Tijdens mijn recente reis in een ander werelddeel zag ik dit onderstaand bordje in een mooi natuurpark. Toen wist ik: hier ga ik samen met mijn collega Ruud Blaakman een blog over schrijven. U heeft vast wel werknemers die ook dit soort wensen hebben. En in een krappe arbeidsmarkt wilt u misschien wel méér doen om goede werknemers binnen te houden.

Werkt het en zijn de werknemer en u tevreden met de situatie, dan heeft u in elk geval gezorgd voor een mooie employee experience!

Kortom: internationale arbeidsmobiliteit is een interessant thema, maar wel met praktische -, juridische-, fiscale- én internationaalrechtelijke aspecten. In dit blog geven wij concrete tips en bespreken een aantal aandachtspunten. Wij gaan hier niet in op de werknemer die naar het buitenland is uitgezonden of een permanente werkplek buiten Nederland heeft.

Juridisch complex

Er zitten aan een dergelijk verzoek van de werknemer haken en ogen. Er is geen absoluut recht voor een werknemer die in Nederland werkt om tijdelijk in het buitenland te mogen werken. Daarvoor is zo’n situatie ook te specifiek. Dat wil niet zeggen dat u zo’n verzoek moet afwijzen. De werknemer heeft het recht om verandering van werklocatie te vragen en u moet daar dan met hem over in gesprek, maar hij kan dat elders werken niet afdwingen.

Er is wetgeving in de maak die werknemers een sterker recht geeft, maar onduidelijk is nog of die wet er (ongewijzigd) komt. En als die er komt, of dit dan ook geldt indien de werknemer in het buitenland wil werken.

In corona-tijd hebben we immers gezien dat er meer kan dan velen gedacht hadden

Wat bij een eventuele beoordeling door een rechter kan meespelen is de vraag of de werknemer al een tijdje in het buitenland gewerkt heeft en hoe dit is gegaan. Als dit niet tot problemen heeft geleid en de werknemer prima heeft gefunctioneerd, dan zullen hij en zijn collega’s makkelijker dit soort werksituaties kunnen afdwingen dan wanneer het (te) complex is gebleken.

In corona-tijd hebben we immers gezien dat er meer kan dan velen gedacht hadden. Vraag is echter wel of werkgever en werknemer zich hebben gerealiseerd of er desalniettemin een aantal maatregelen hadden moeten worden getroffen.

Goede voorlichting

Een absolute must: laat u in een concrete situatie goed voorlichten over die specifieke situatie en komt het vaker voor: maak dan een passend beleid. Als werkgever moet je een werknemer ook goed voorlichten over zijn rechten, plichten en arbeidsvoorwaarden in het geval hij in het buitenland gaat werken.

In elk land mogelijk?

Niet elke werknemer mag zomaar overal gaan werken. Binnen de Europese Unie kennen we vrij verkeer van personen en diensten, maar daarbuiten is er soms is een werkvergunning nodig. Er kunnen ook andere eisen gelden wanneer een werknemer niet de nationaliteit van het werkland heeft. Ga dus altijd vooraf na of dit het geval is en zorg voor tijdige aanvraag.

Let op: soms kan er ander recht dan het Nederlandse recht gaan gelden of wijzigt de bevoegde rechter. Overziet u dit? Het is verstandig om tussen u en de werknemer goed vast te leggen dat Nederlandse recht blijft gelden. Als er een geschil ontstaat, dan kunt u samen overeenkomen dat de Nederlandse rechter geldig blijft. Vooraf kunt u dit laatste wel in een overeenkomst vastleggen, maar dan moet u dit bij een eventueel geschil bekrachtigen.

Elk land kent zijn eigen regels en er gelden internationale verdragen

Fiscaliteit en sociale zekerheid

Bij werken in het buitenland kan er naast het Nederlandse stelsel op het gebied van fiscaliteit en sociale zekerheid ook een buitenlands stelsel gaan gelden. Elk land kent zijn eigen regels en er gelden internationale verdragen. Dit is complexe materie en kan ertoe leiden dat in het nieuwe werkland een salarisadministratie moet worden opgezet en premies en belastingen moeten worden ingehouden.

Het is dus van groot belang dat u en de werknemer zich op dit terrein goed laten voorlichten. Een periode deels in Nederland en deels in het buitenland werken zal dit nog complexer maken. Het is daarom aan te raden een afgebakende periode af te spreken waarbinnen de werknemer uitsluitend vanuit het buitenland zal werken en om goed vast te leggen dat wanneer die periode eindigt (behoudens eventuele verlenging) de werknemer weer naar Nederland terugkeert.

Arbeidsvoorwaarden

Ga na of de toepasselijke cao of arbeidsvoorwaardenregelingen bepalingen kent over werken in het buitenland. Gelden die ook in deze situatie? Zijn er aanvullende afspraken mogelijk en nodig? Ga na of u de ondernemingsraad (OR) en/of vakbonden moet raadplegen voor u tot aanpassing van arbeidsvoorwaarden kunt overgaan.

Arbeidsomstandigheden

De OR heeft instemmingsrecht als u arbeidsomstandighedenbeleid maakt, wijzigt of intrekt. Gaat u structureel werk in het buitenland laten verrichten, dan komt mogelijk ook het adviesrecht van de OR in beeld. Denk ook aan het instemmingsrecht over werkoverleg, digitale tools- en privacy. Vergeet ook aanpassing van de risico-inventarisatie en -evaluatie niet! Werken in het buitenland kan andere risico’s met zich meebrengen dan werken in Nederland. Is er sprake van een veilige werkplek, maar ook: is het land zelf wel veilig!

Maak afspraken over hoe om te gaan met de bereikbaarheid bij bijvoorbeeld tijdsverschil

Bespreek met de werknemer waar en hoe hij in het buitenland zijn werk gaat doen, laat hem hierover een verklaring afleggen en leg afspraken vast. Wijs op de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer om veilig te werken en een gezonde werkhouding en werkritme aan te houden en geeft relevante instructies. Als werkgever blijft u echter (mede) verantwoordelijk. En maak bijvoorbeeld afspraken over hoe om te gaan met de bereikbaarheid bij bijvoorbeeld tijdsverschil en over wanneer onbereikbaar zijn.

Het is belangrijk dat de werknemer in verbinding blijft met uw organisatie, zijn collega’s en anderen, zoals klanten. Maak hier afspraken over.

Wat als de werknemer ziek wordt?

Ziekte in het buitenland is lastig te controleren. Ga na bij uw bedrijfsarts welke mogelijkheden er zijn voor bijvoorbeeld controle via telefoon of beeldbellen. Is er bijvoorbeeld een samenwerkingsverband met een buitenlandse arbo-dienstverlener? De bedrijfsarts kan wellicht een verklaring van een buitenlandse arts in zijn beoordeling betrekken. Soms zal een vertaling nodig zijn. Re-integratie in het buitenland is ook complex.

Als u al weet of er sprake is van arbeidsongeschiktheid, dan heeft u veelal weinig zicht op de mogelijkheden ter plaatse

Als u al weet of er sprake is van arbeidsongeschiktheid en in welke mate, dan heeft u veelal weinig zicht op de mogelijkheden ter plaatse. Daarom is het verstandig om in uw regeling en de overeenkomst met de werknemer, op te nemen dat in geval van ziekte, terugkeer naar Nederland aan de orde is, zodat u hier kunt zorgen voor de beoordeling en vormgeving van de re-integratie. Let wel: de werknemer moet dan wel in staat zijn te reizen.

Verzekeringen

Is de werknemer adequaat verzekerd als hij in het buitenland werkt? Denk bijvoorbeeld aan de (collectieve) verzuim-, aansprakelijkheids- en/of ongevallenverzekering die u voor uw werknemers heeft afgesloten. Ga dat na aan de hand van de polisvoorwaarden en raadpleeg zo nodig de verzekeraar. Wellicht is een aanvullende of andere verzekering nodig.

Digitale veiligheid

In landen buiten de EU geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet. Slechts enkele andere landen kennen een vergelijkbaar beschermingsniveau. Als Nederlandse werkgever bent u echter wel aan de AVG gebonden en moet u veilig omgaan met persoonsgegevens waarborgen.
Dat wordt niet anders als uw werknemer buiten Nederland werkt. Zorg daarom dat u weet hoe u uw werknemer ter plekke zo veilig mogelijk kan laten werken en overleg met uw IT-afdeling of -leverancier of u aanvullende maatregelen moet nemen.

Start met een proef om te kijken of u dit überhaupt iets vindt. Zo niet, stop er mee.

Tot slot

Het is aan te raden vooraf beleid vast te stellen over de mogelijkheden van werken in het buitenland. In ieder geval zou dit beleid voor het hele management en alle werknemers duidelijk moeten zijn, zodat niet achteraf geconstateerd wordt dat werknemers al langere tijd in het buitenland werken zonder dat de werkgever dat wist.

Bouw evaluatiemomenten in. Start met een proef om te kijken of u dit überhaupt iets vindt. Zo niet, stop er mee. Werkt het wel en zijn de werknemer en u tevreden met de situatie, dan heeft u in elk geval gezorgd voor een mooie employee experience!

Mr. Ruud Blaakman is adviseur internationale arbeidsmobiliteit AWVN (Algemene Werkgeversvereniging Nederland) blaakman@awvn.nl