Zes spelregels voor werkgevers in wording voor anoniem melden vermoedelijke misstanden

Alexandra van Huffelen, demissionair staatssecretaris van Digitalisering, heeft eisen geformuleerd voor werkgevers om anonieme meldingen van vermoedens van misstanden te behandelen. Werkgevers zijn daartoe verplicht. Maar die verplichting is pas rechtsgeldig als bekend is aan welke eisen de werkgevers precies moeten voldoen bij zulke meldingen.

Die eisen moeten geregeld worden via een algemene maatregel van bestuur. Begin april is die maatregel in consultatie gegaan, het zogeheten concept-besluit. Iedereen kan er tot en met 14 mei online op kan reageren. Die reacties worden betrokken bij de formele vaststelling van de algemene maatregel van bestuur.

In het concept-besluit staan zes eisen waar werkgevers zich straks vermoedelijk aan te houden hebben.

1. De meldprocedure

De eerste gaat over afspraken in de meldprocedure over het benaderen van een melder die anoniem een vermoeden van een misstand wil melden. Een werkgever moet een meldprocedure volgen waarin de melder kan aangeven hoe hij of zij wil worden benaderd. Degene die namens de werkgever het contact onderhoudt met de melder, moet zich voldoende inspannen voor het leggen van contact met de melder. Het contact kan bijvoorbeeld digitaal verlopen, mits de melder daarbij anoniem blijft. Het is ook mogelijk het contact te laten verlopen via een advocaat van de anonieme melder.

In de toelichting op het concept-besluit klinkt de aanbeveling door om de melder te waarschuwen dat de melding wellicht niet volledig onderzocht kan worden als de melder vasthoudt aan anonimiteit. De medewerker moet dan de duidelijke keuze blijven tussen anoniem blijven of zich alsnog bekend te maken, zodat de melding verder kan worden onderzocht.

2. Contact onderhouden

De tweede eis voor werkgevers gaat over de functionaris van de werkgever die het contact onderhoudt met de melder. Deze functionaris – een term die de wetgever hanteert – mag geen leidinggevende functie bekleden en niet betrokken zijn bij het werven, aannemen en ontslaan van medewerkers. Melden bij een baas of een HR-medewerker kan voor een melder reden zijn om anoniem te willen blijven vanwege de potentiële machtsongelijkheid.

3. Anonimiteit gegarandeerd

De derde wettelijke verplichting voor werkgevers gaat over de garantie van de anonimiteit van de melder. Bij de melding of de overdracht moet anonimiteit van de melder gewaarborgd worden. Mocht de identiteit van de melder onverhoopt toch uitlekken, dan moet de functionaris alles in het werk stellen om te voorkomen dat meer mensen in de organisatie daarvan op de hoogte raken. De functionaris moet de melder ervan op de hoogte stellen dat haar of zijn identiteit toch bekend is geworden en hoe dat is gekomen.

4. Schriftelijk verslag

Eens per jaar moet er schriftelijk verslag worden gedaan over het aantal en de aard van de anonieme meldingen. Het hoogste gezag bij de werkgever en de ondernemingsraad dan wel de personeelsvertegenwoordiging moet dit verslag ontvangen. Is er geen OR of een personeelsvertegenwoordiging, dan moeten alle werknemers dit verslag ontvangen.

5. Onafhankelijk

De vijfde eis aan de werkgever is het waarborgen van de onafhankelijke positie garanderen van de functionaris die melding ontvangt en behandelt. Deze functionaris moet dit zelfstandig kunnen doen, met voldoende tijd en zeggenschap. De functionaris mag dezelfde zijn die niet-anonieme meldingen behandelt.

6. De functionaris

De zesde en laatste eis gaat over de positie van de functionaris. De functionaris bij wie de melding binnenkomt, mag een andere zijn dan degene die er opvolging aan geeft. Deze tweede functionaris, die uitsluitend de melding verder behandelt, hoeft niet te voldoen aan de regels in het concept-besluit. Die mag dus wel een leidinggevende zijn. Of iemand van HR.