Op team gerichte aanpak door leider verhoogt rendement vergaderingen

Onderzoek wijst uit dat negen van de tien mensen tijdens vergaderingen dagdroomt. De helft vindt vergaderingen onproductief. Een kwart zegt dat vergaderingen worden besteed aan het bespreken van irrelevante kwesties. Dit soort gedrag is contraproductief, want het tast samenwerking aan, waardoor er een gebrek aan perspectieven is die worden ingebracht.

Begin elk gesprek met het benoemen van de waardevolle bijdrage aan het team van het teamlid in kwestie

Beslissingen in een vergadering zijn suboptimaal. Zo krijgen teamleden het gevoel dat ze hun tijd verspillen door deel te nemen aan vergaderingen. Wat helpt dan wel? Het individu aanspreken in plaats van het hele team, zo adviseert Luis Velasquez, een executive coach die verbonden is aan de Stanford University Graduate School of Business.

Hij schrijft in een recent artikel dat mensen die deelnemen aan vergaderingen geconfronteerd worden met hun eigen tekortkomingen, zoals een gebrekkig zelfbeeld, introversie, een gebrek aan zelfvertrouwen, de ongefundeerde vrees om te worden ontmaskerd of het gevoel van onderwaardering.

Persoonlijke aanpak

Voer dus één-op-één gesprekken met de niet-betrokken personen in een team, zo adviseert Velasquez. Begin elk gesprek met het benoemen van de waardevolle bijdrage aan het team van het teamlid in kwestie. Stel vervolgens open vragen om te onderzoeken hoe het teamlid in kwestie denkt over teamvergaderingen. Vraag bijvoorbeeld wat die vindt van zijn of haar bijdrage in vergaderingen. Informeer naar persoonlijke uitdagingen of zorgen die van invloed kunnen zijn op een actieve deelname.

Schakel dan over naar de oplossingen: welke veranderingen zijn wenselijk in de vergaderstructuur die deelname aan een vergadering prettiger maakt? Na het bespreken van de persoonlijke factoren die van invloed zijn op de deelname van de persoon, kan dan de uitnodiging volgen om actiever deel te nemen. Benadruk de waarde van de suggesties van elk teamlid. Nodig elke deelnemer uit om de ideeën op een prettige manier in te brengen in de vergadering.

Onderlinge omgang teamleden

Een andere aanpak om de kwaliteit van vergaderingen te verbeteren is die van de onderlinge omgang. Taalbarrières en culturele verschillen kunnen gemakkelijk tot misverstanden leiden. Machtsdynamiek ten aanzien van geslacht, seksuele geaardheid, neurodivergentie en ras werken zelfs intimiderend. Ook kleine details kunnen vergaderingen lam leggen, zoals luidruchtige deelnemers. Overtuig de teamleden ervan dat ze gewaardeerd worden en dat deelname aan een vergadering veilig is.

Wenselijk gedrag

Definieer het gewenste teamgedrag. Geef aan welk type team er moet zijn en welk gedrag erbij hoort. Belangrijk is om aan te geven dat er een cultuur van steun is, die wordt gekenmerkt door onderlinge samenwerking, communicatie en transparantie. Geef zelf het goede voorbeeld daarvan. Toon empathie, zet de schouders onder het gezamenlijk oplossen van problemen. Hoe overtuigender de leider daarin is, hoe meer dit de toon zet voor de teamcultuur.

Vertoont een van de teamleden het gewenste gedrag in een vergadering, besteed daar dan als leider aandacht aan. Complimenteer een teamlid dat de gewenste ondersteunende cultuur in de praktijk brengt. Benadruk continu de waarden die nodig zijn om een teamgeest te stimuleren en daarmee ook de wil om samen te overleggen.

Maak deelname veilig

Ga de strijd aan met factoren die vergaderingen onaantrekkelijk dreigen te maken. Denk aan gebrekkige faciliteiten, een zwakke structuur of exclusief gedrag, waardoor mensen zich niet gauw aangetrokken voelen om deel te nemen aan vergaderingen. Wat bijvoorbeeld irritatie wekt is een spreekvolgorde waarbij teamleden eerder spreekrecht krijgen naarmate ze hoger in de hiërarchie staan. Een dergelijke werkwijze is funest voor enthousiasme en creativiteit.

Maak ondersteuning concreet

Let op dat mensen ondersteuning ervaren. Is dat onvoldoende het geval, dan houden ze vaker hun mond en is de animo kleiner om de uiteenlopende perspectieven te verkennen. Introduceer dan nieuwe rituelen, bijvoorbeeld bij de start van een vergadering, waarbij de cultuurwaarden nog eens worden benadrukt. Benoem belemmering en daag ze uit, bijvoorbeeld door expliciet te stellen dat zwijgen gelijk staat aan toestemming geven.

Zorg voor een agenda die vooraf duidelijk maakt wat er op het spel staat en welke verwachtingen er bestaan rond de vergadering. Dit helpt teamleden om zich beter voor te bereiden, wat stimuleert om deel te nemen aan de vergadering.

Laat iedereen aan bod komen

Niet alle teamleden zijn zo goed gebekt dat ze vanzelf hun rol pakken in een vergadering. Geef ze een duidelijke rol in de bijeenkomst, zodat er een logisch moment ontstaat waarin ze ook hun bijdrage in de vergadering kunnen geven. Bied teamleden meerdere manieren om bij te dragen, en zorg ervoor dat er ruimte is voor neurodivergerende deelnemers, bijvoorbeeld door ze in staat te stellen om schriftelijke bij te dragen vóór, tijdens of na vergaderingen. Laat zien dat iedereen kan bijdragen op de manier die past bij hem of haar.

Grijp in bij verstoringen

Wees alert op alles dat afleid, bijvoorbeeld bepaald gedrag in vergaderingen dat storend is. Bijvoorbeeld als teamleden aannames maken of paniek zaaien. Waak erover dat sommige deelnemers de overhand krijgen, grijp in als er vrouwonvriendelijke of denigrerende opmerkingen worden gemaakt.

Leiders die deze maatregelen met succes doorvoeren, zullen zien dat de vergadering niet langer een energieslurpende gebeurtenis is, maar een moment waar teamleden naar uitkijken. Omdat de vergadering de mogelijkheid biedt om gehoord te worden en een bijdrage te leveren aan het team waar ze zich met plezier voor inzetten.