Door Dr. Maarten Renkema, Universitair Docent HRM, Universiteit Twente

De YouTube-uitzending van het programma BOOS is de laatste twee weken het middelpunt van een landelijke discussie over intimidatie en grensoverschrijdend gedrag van (machtige) medewerkers. Centraal hierbij staat het tv-programma The Voice (of Holland), en laat voice nu precies een belangrijk onderzoeksveld zijn, ook wel employee voice genoemd.

“Medewerkers moeten hun meningen niet alleen kunnen uiten, er moet ook daadwerkelijk iets mee gedaan worden”

Waar het tv-programma The Voice gaat over een zoektocht naar een goede zangstem, gaat de employee voice over medewerkers die zich laten horen, inspraak hebben en zich durven te uiten. Dit is nu hét thema dat misgaat; waarbij medewerkers en/of deelnemers zich niet uitspreken, mogelijk vanwege angst of negatieve consequenties. Oftewel: Bij The Voice ontbrak de employee voice.

De discussie over grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer is natuurlijk ook een belangrijk HR-thema. Dit thema heeft belangrijke raakvlakken met een aantal onderzoeksprojecten waar ik bij betrokken ben geweest, hoewel ik op dit gebied geen specialist ben.

Het gaat namelijk ook over hoe je als organisatie of leidinggevende medewerkers in staat stelt om zich uit te spreken, om hun stem te laten horen. Dit kan zowel gaan over positieve aspecten (zoals innovatieve ideeën ter verbetering van de organisatie; mijn focus) maar ook over negatieve zaken (zoals persoonlijke problemen en bijvoorbeeld grensoverschrijdende gedrag).

Van groot belang

Het geven van een stem (employee voice) aan medewerkers is van groot belang voor organisaties (zie eerdere column). Een belangrijk inzicht is dat het niet voldoende is dat medewerkers hun meningen kunnen uiten, maar dat er ook daadwerkelijk wat mee gedaan wordt [1].

Oftewel dat besluitvorming wordt beïnvloed. Daarnaast is het hebben van mechanismes en kanalen niet voldoende, maar gaat het erom dat medewerkers daadwerkelijk gebruik (durven te) maken van deze kanalen.

Zwijgcultuur

Een belangrijk onderwerp in de academische literatuur over de employee voice is het onderzoek naar silence. Hierbij spreken we ook wel over een zwijgcultuur of het zwijgen opleggen. Het concept wordt beschreven als het door medewerkers bewust achterhouden van ideeën, suggesties en zorgen van diegenen in de organisatie die actie kunnen ondernemen [1].

Maar wat zorgt er nu voor dat medewerkers zich durven uit te spreken of juist zwijgen? Psychologische veiligheid is een belangrijk begrip wanneer het gaat om het uitspreken en

zwijgen van medewerkers (zie het werk van professor Amy Edmondson [2]). Psychologische veiligheid gaat over de perceptie van risico of schade vanuit de omgeving wanneer men acteert. Door Edmondson wordt het ook wel beschreven als het gedeelde geloof dat het team waarin je werkt veilig is voor het nemen van interpersoonlijk risico [2].

Oftewel, dat er ruimte is voor het uitspreken zonder dat daar negatieve consequenties aan worden verbonden. Wanneer deze veiligheid ontbreekt voelen medewerkers zich niet voldoende vrij om zich uit te spreken. 

Verschil tussen spreken en zwijgen 

De onderzoekers Sherf en collega’s (2021) beargumenteren dat er een verschil is tussen zich uitspreken aan de ene kant en zwijgen aan de andere kant (tussen employee voice en silence). Oftewel, het gaat niet om twee kanten van dezelfde medaille [3]. Dit idee werd ook ondersteund door hun onderzoek.  

Naast de psychologische veiligheid heeft volgens de onderzoekers ook de ervaren impact een effect op het uitspreken van medewerkers. Dat houdt zoiets in als de percepties bij de medewerkers over de mate waarin ze denken de omgeving te kunnen veranderen of beïnvloeden. Wanneer medewerkers niet denken dat er iets gaat veranderen als ze zich uitspreken, dan zullen ze minder snel geneigd zijn om hun stem te laten horen.  

Uit de uitgevoerde meta-analyse bleek dat psychologische veiligheid een sterker effect heeft op het tegengaan van zwijgen terwijl ervaren impact meer effect heeft op zich (durven) uitspreken. Daarnaast bleek ook dat zwijgen een sterke samenhang vertoont met burnout. Dit suggereert dus dat medewerkers die zich stilhouden, over bijvoorbeeld grensoverschrijdend gedrag, een hogere kans hebben op een burnout [3]. 

“Vertrouwenspersonen worden bijvoorbeeld lang niet altijd benaderd bij problemen”

De implicaties voor HR zijn dat er in de organisatie verschillende instrumenten beschikbaar moeten zijn om zowel de employee voice als silence te adresseren. Voor het eerste kun je denken aan continu verbeteren en (digitale) ideeën-bussen, terwijl voor het tweede belangrijk is dat er (anoniem) klachten ingediend kunnen worden [3].  

Klokkenluider-regelingen kunnen hierbij helpen, hoewel onderzoekers ook beargumenteren dat het bestaan van klokkenluiders aangeeft dat employee voice initiatieven niet voldoende werken [4]. Daarnaast zou je medewerkers bijvoorbeeld tijdens de onboarding al bekend kunnen maken met de beschikbare kanalen op dit gebied. Uit onderzoek waar ik zelf bij betrokken was blijkt dat lang niet alle medewerkers altijd toegang hebben tot de beschikbare (digitale) kanalen [5].  

Onderzoek inclusiviteit LHBTQ+-ers 

Ook uit eigen onderzoek naar inclusiviteit van LHBTQ+-ers bleek dat medewerkers die grensoverschrijdend gedrag of discriminatie meemaakten dit niet meldden. Vertrouwenspersonen worden bijvoorbeeld lang niet altijd benaderd bij problemen, als deze collega’s al bekend zijn bij het personeel. De stap zetten naar een dergelijke functionaris is voor medewerkers soms te groot.  

Hoewel het beschikbaar stellen van kanalen en het invoeren van beleid zeker te prijzen is, moet er tevens voldoende aandacht zijn voor de veiligheid en cultuur binnen teams en afdelingen. In een recent gepubliceerde studie tonen Koreaanse onderzoekers aan dat collega’s een belangrijke rol spelen bij het versterken van de employee voice en blijkt ook hier weer dat dit verklaard kan worden door de ervaren psychologische veiligheid [6].  

Verder weten we dat openheid van leiders een belangrijk aspect is om medewerkers te stimuleren hun stem te laten horen en dat managers hierop getraind en beoordeeld kunnen worden [7] 

Verder gaan dan beleid en instrumenten 

De discussie over grensoverschrijdend gedrag laat zien dat organisaties soms denken het juiste beleid te voeren en de goede instrumenten beschikbaar te hebben, maar dat deze instrumenten niet voldoende zijn om dit gedrag te voorkomen en aan te pakken.  

Er is een belangrijke rol weggelegd voor leidinggevenden en voor de veiligheid binnen teams. Er wordt er al jaren veel onderzoek gedaan naar dit thema; CHRO’s kunnen deze inzichten gebruiken om evidence-based het zwijgen van medewerkers te doorbreken.   

Het tv-programa The Voice wordt voorlopig gestopt, maar er is des te meer reden om door te gaan met de The Employee Voice. Misschien is dat een goed idee voor een tv-programma. 

Wilt u weten hoe uw organisatie medewerkers kan betrekken bij HRM, technologie en innovatie? Neem dan contact op: m.renkema@utwente.nl    

Over de auteur: Maarten Renkema is Universitair Docent op het gebied van Human Resource Management (HRM) binnen de Universiteit Twente en rondde in 2018 zijn proefschrift (cum laude) over HRM en medewerkergedreven innovatie af. Na zijn promotie is hij zich gaan focussen op de rol van kunstmatige intelligentie in HRM en innovatie. 

Bronvermelding* 

1. Morrison, E.W., Employee voice behavior: Integration and directions for future research. Academy of Management annals, 2011. 5(1): p. 373-412.
2. Edmondson, A., Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative science quarterly, 1999. 44(2): p. 350-383.
3. Sherf, E.N., M.R. Parke, and S. Isaakyan, Distinguishing voice and silence at work: Unique relationships with perceived impact, psychological safety, and burnout. Academy of Management Journal, 2021. 64(1): p. 114-148.
4. Wilkinson, A., et al., New Trajectories in Worker Voice: Integrating and Applying Contemporary Challenges in the Organization of Work. British Journal of Management, 2021.
5. King, D., et al., Talking about voice: insights from case studies. 2021.
6. Lee, J., S. Loretta Kim, and S. Yun, Encouraging employee voice: coworker knowledge sharing, psychological safety, and promotion focus. The International Journal of Human Resource Management, 2021: p. 1-26.
7. Detert, J.R. and E.R. Burris, Leadership behavior and employee voice: Is the door really open? Academy of management journal, 2007. 50(4): p. 869-884.

*Graag niet deze blog maar originele publicaties citeren