14 redenen om HCM-software uit de cloud af te nemen

Voor Henry Barenholz, senior director, country applications leader bij Oracle, is het overduidelijk. Hij geeft 14 redenen waarom de cloud te verkiezen is boven on-premise HR-software. 

 

1.      Verlaging van de totale cost of ownership (TCO)

“De directe kosten van een organisatie zullen niet per definitie lager zijn als er wordt gekozen voor een cloudoplossing voor HCM, maar als álle kosten worden meegenomen, is er een duidelijk voordeel te zien. De TCO van een cloudoplossing is altijd lager dan bij on-premise-software.

Dat komt onder meer doordat er geen investeringen meer hoeven worden gedaan in de aanschaf van hardware en andere kosten zoals energie en koeling van het serverpark. Daarnaast is het implementeren van updates zonder kosten, doordat in de software rekening is gehouden met configuraties. Bij software on-premise komen er bij updates vrijwel altijd hoge kosten bij voor het opnieuw aanbrengen van organisatie-specifieke aanpassingen (customizations).”

2.      Kostenbesparing en risicoverlaging door continue compliancy

“Door te werken met een cloudoplossing is het daadwerkelijk uitrollen van een proces en policies over het gehele bedrijf, ook als dat bedrijf wereldwijde kantoren heeft, vele malen eenvoudiger. Dat geldt ook voor het controleren en bijhouden van die processen en policies. Een grote kostenpost binnen organisaties is het niet eenduidig toepassen van bedrijfsregelingen zoals declaraties en toelages waardoor er onterecht gebruik van deze regelingen kan worden gemaakt. Met een HCM-oplossing uit de cloud kunnen deze processen eenduidig worden ingericht en gecontroleerd. Dat geldt ook voor policies die vanuit het oogpunt van

wet- en regelgeving moeten worden toegepast. Bij veranderingen in wetten en regels, kunnen policies eenvoudig worden aangepast. Veelal worden cloud-oplossingen zelf ook direct geupdate bij veranderingen in wet- en regelgeving. Iets waar je als bedrijf dan zelf niet meer achteraan hoeft.”

3.      Real time inzicht in het personeelsbestand

“In dynamische omgevingen is real time inzicht in de scenario’s van vandaag én morgen een belangrijk middel voor HR om toegevoegde waarde te bieden naar de business. Denk bijvoorbeeld aan opvolging van medewerkers en inzicht in het verloop door economische omstandigheden of misschien wel leeftijd. Het biedt ook de mogelijkheid om op basis van feiten te kunnen besluiten waar een nieuwe vestiging of fabriek moet worden geopend vanuit werknemerskostenperspectief. Met real time inzicht weet je welke mensen je nodig hebt, welke skills er in bepaalde regio’s beschikbaar zijn en tegen welke kosten. Bij on-premise-software is rapportage wel mogelijk, maar niet zo direct en dynamisch als met cloudsoftware.”

4.      Cloud is veiliger dan on-premise

“Veel organisaties zijn huiverig voor de cloud, omdat ze bang zijn voor security issues. Feit is dat een grote cloudleverancier veel meer resources, kennis en expertise heeft op dit gebied dan vele andere bedrijven bij wie IT geen core business is. Dat geldt niet alleen voor digitale toegankelijkheid, maar bijvoorbeeld ook de fysieke beveiliging van systemen.”

5.      Cloud biedt innovatiekracht

“Grote updates aan on-premise HCM-software zijn tijdrovend, vergen vaak downtime en kosten geld. Het komt dus voor dat organisaties sommige updates overslaan, omdat het op dat moment niet uitkomt om tijd en budget te investeren. Waardoor bedrijven met verouderde software werken die niet voorzien is van de meest recente features. Bij een cloudoplossing weet een organisatie zich altijd verzekerd van de meest actuele versie, zonder dat ze daarin tijd en geld hoeven investeren.

Bedrijven hoeven niet alle nieuwe features te gebruiken, maar ze hebben wel de keuze, waardoor ze zich kunnen richten op innovatie in plaats van beheer en onderhoud.”

6.      De implementatietijd wordt drastisch verkort

“Een groot voordeel van het implementeren van een HCM-oplossing uit de cloud is de drastische verkorting van de implementatietijd.

On-premise-oplossingen zijn lange en kostbare trajecten waarbij heel veel customization komt kijken. Met een cloud-oplossing kan een organisatie in minder dan drie maanden live zijn door enerzijds gebruik te maken van best practices binnen regio’s of industrieën en anderzijds is het configureren van het systeem eenvoudiger en inzichtelijker dan customizen.”

7.      Ieder delivery model is toepasbaar

“De grote kracht van cloudoplossingen zit in het feit dat je door middel van configuratie het eigen delivery model van de organisatie kunt blijven gebruiken, ook al maak je gebruik van één oplossing. Wil een bedrijf best in class zijn? Dan kan het simpelweg gebruik maken van de best practices. Wil een organisatie operational excellence dan kan er veel meer nadruk worden gelegd op self service door management en werknemers. Voor customer intimacy is het mogelijk direct alle relevante informatie te delen met de gebruiker.”

8.      De integratie met andere systemen is eenvoudiger en minder tijdrovend

“Voor een HCM-cloudoplossing geldt dat de integratie maar één keer geregeld hoeft te worden als er wereldwijd wordt uitgerold. Dat betekent een verregaande vereenvoudiging van het IT-landschap, maar ook dat alle systemen veel meer kunnen worden uitgenut.”

9.      Consistentie in processen

“Door één proces voor het gehele bedrijf te kiezen en uit te rollen via cloudsoftware, is het mogelijk om de consistentie in processen te waarborgen. Los van de eerder genoemde compliancy-voordelen, geeft dat eveneens de mogelijkheid om op bedrijfsniveau te beheren, implementeren en te monitoren wat betreft processen. Bovendien geeft het ook consistentie vanuit gebruikersperspectief.”

10.     Eenvoudiger configueren van processen

“Vergeleken met een on-premise-oplossing is het configureren van processen binnen een HCM-cloudoplossing een stuk eenvoudiger. Door gebruik te maken van best practices, deze te configureren en te tweaken naar de eigen behoefte van het bedrijf door middel van data modelling is het letterlijk kinderspel om aanpassingen te doen. Processen kunnen naadloos op elkaar aansluiten en zo worden geconfigureerd dat ze worden gebruikt als middel en niet meer als doe. Dat komt de gebruikerservaring en beleving ten goede.”

11.     HR kan zich richten op het bieden van toegevoegde waarde

“Met self service worden verantwoordelijkheden neergelegd waar ze horen doordat het HCM-systeem altijd, overal en op ieder device beschikbaar is voor medewerkers. Dat betekent dat HR niet  langer als administratieve afdeling dient, maar zich kan gaan richten op het bieden van toegevoegde waarde voor de business.”

12.     De uitstraling van de software sluit beter aan bij wat medewerkers

gewend zijn

“Moderne HCM-oplossingen uit de cloud hebben dezelfde look en feel als veel andere applicaties, tools en software die medewerkers in hun priveleven gebruiken. Dat betekent dat de ervaring een positieve boost krijgt ten opzichte van self service-processen die met een on-premise-oplossing worden geboden. Uiteindelijk wil je als organisatie natuurlijk dat de medewerkers de oplossing gaan gebruiken. Dat gebruik stijgt als de ervaring positief is.”

13.     Kostenbesparing doordat er minder training nodig is

“Het gebruik van HCM-software uit de cloud is heel intuïtief. Dat betekent dat er geen grote investeringen hoeven worden gedaan in het trainen van eindgebruikers en beheerders.”

14.     Feedback afgestemd op medewerker

“De werkomgeving verandert op dit moment enorm. Veel organisatie hebben tegenwoordig vier of vijf generaties op de werkvloer. Iedere generatie heeft een ander beeld van hoe ze om willen gaan met hun werk. Ze kiezen voor zaken die vandaag belangrijk zijn voor hen en die hen verder helpt met hun carrière. Dat betekent dat ze continu zoeken naar feedback en ontwikkeling. Door het gebruik van HCM-software uit de cloud is het mogelijk om feedback te geven zoals gewenst. Ook kunnen medewerkers worden gefaciliteerd in social engagement met peers binnen een organisatie, zelfs als die aan de andere kant van de wereld zitten.”

Oracle verwelkomt u graag bij het Oracle Digital Leadership Summit 2016 op dinsdag 8 december 2015 in de Jaarbeurs in Utrecht. Hier krijgt u alle informatie over de digitale transformatie van HR. Inschrijven kan hier. Mis de toekomst niet!

 

Door: Kim Loohuis