“Het was een rollercoaster op sommige momenten. Maar eigenlijk waren we al zeer goed voorbereid toen premier Rutte in maart de eerste landelijke maatregelen aankondigde,” zegt Esther Boender, Global Head of HR bij SNV. De internationale ontwikkelingsorganisatie had op dat moment al een actieplan met bijbehorend protocol klaarliggen voor onder meer thuiswerken. 

Als internationale organisatie is SNV onder meer actief in Azië en kon de ontwikkelingen rond covid-19 al weken daarvoor zien aankomen, aldus Boender. Zij startte in augustus 2019 als Global Head of HR bij de ontwikkelingsorganisatie, die in Nederland kantoor houdt op een centraal gelegen locatie nabij het Haagse Lange Voorhout. 

Ambities bijstellen

“Time flies, kun je wel zeggen. Door de crisis die we nu beleven met covid-19 verloopt mijn eerste jaar totaal anders dan verwacht,” zegt de HR-directeur vanaf haar werkplek thuis, terugkijkend op een roerig jaar. “Je begint met een lijst vol ambities die je dan in korte tijd moet bijstellen. Toch is de HR-agenda op zich niet wezenlijk veranderd. We realiseren de prioriteiten alleen wat minder snel.”

De HR-agenda is op zich niet wezenlijk veranderd. We realiseren de prioriteiten alleen wat minder snel.

SNV heeft zich sinds de oprichting in 1965 ontwikkeld tot een organisatie die zich bezighoudt met internationale ontwikkelingshulp op basis van projectfinanciering. Activiteiten vinden plaats in 29 landen in Afrika, Azië en Latijns Amerika. Zo houden SNV-teams zich bezig met programma’s op het gebied van landbouw, energie en water, sanitatie en hygiëne. Dit doet de organisatie wereldwijd met bijna 1400 medewerkers, waarvan rond de 90 in Nederland en een budget van 140 miljoen euro (2019). 

Ad hoc beslissen 

“Vanaf het moment dat de corona-uitbraak zich in Azië tot een crisis begon te ontwikkelen, hebben we hier in Den Haag een global crisisteam ingesteld en country crisisteams in de landen waar we actief zijn.” Tijdens de piek in de crisis kwamen de teams soms wel dagelijks samen om ad hoc beslissingen te nemen. Er kwamen wereldwijd – zeker in de beginfase – veel vragen op de organisatie af. Boender: “Het heeft vooral qua tijdsbeslag een enorme impact gehad.”

De crisisteams konden de ontwikkeling van de pandemie vanaf de eerste alarmerende berichten uit China bijna van dag tot dag en op de voet volgen. “Onze afdelingen in een aantal Aziatische landen, hadden al in een vroeg stadium zicht op de gebeurtenissen. We monitorden daar wekelijks de situatie, en leerden daar veel van. We konden zo al vroeg nadenken over mogelijke acties en de effecten daarvan ook in Nederland.” 

De eerste opdracht van het crisisteam was het opstellen van een continuity plan. Met als hoogste prioriteit: hoe zorgen we ervoor dat de mensen veilig zijn? Wat kan wel en niet op de kantoren? “We communiceerden alles direct groot op ons intranet, en stuurden minimaal wekelijks updates met preparedness-measures.”

Zeer intensief

Vanuit de hele organisatie kreeg de leiding daar goede reacties op. Hoewel de HR-directeur de afgelopen maanden als zeer intensief heeft ervaren, zag zij tegelijkertijd een organisatie die in staat is in een totaal onverwachte situatie snel en effectief de schouders eronder te zetten. “Het heeft ons ertoe aangezet ook weer eens goed na te denken over onze manieren van werken. Bijvoorbeeld over de impact van thuiswerken. Wat betekent dat voor ons werk? 

Het is gewoon bizar dat iedereen op een dag midden in maart afscheid van elkaar neemt en dan zegt, tot na de zomer weer 

“Praktisch gezien waren we daar al prima op toegerust. De communicatie met de verschillende landen vanuit Nederland gebeurt merendeels online. Met mijn HR-teamleden in Nederland en die in de andere landen communiceer ik meestal online. De vraag was meer of mensen hun taken thuis ook konden uitvoeren en organiseren.” 

Achteraf vindt de HR-directeur dat de overgang naar volledig thuiswerken heel soepel is verlopen. Vanaf de vrijdag dat iedereen thuis moest gaan werken was dat voor de medewerkers direct uitvoerbaar. “Het is gewoon bizar dat iedereen op een dag midden in maart afscheid van elkaar neemt en dan zegt, nou misschien zien we elkaar na de zomer weer.”

Menselijke interactie

“Natuurlijk heeft de crisis een impact gehad op de activiteiten, vooral die in het veld, de implementatie daarvan. Door de noodzakelijke lokale voorzorgsmaatregelen konden we bepaalde activiteiten niet zoals gepland uitvoeren. Vaak is daar menselijke interactie bij nodig, zoals het trainen en begeleiden van mensen ter plekke. Door anders te werken hebben we veel alsnog kunnen doen. 

“Bijvoorbeeld via online communicatie. En dat is in bepaalde landen, met name in Afrika, lang niet zo vanzelfsprekend als in Nederland. Dus moet je gaan nadenken over hoe je projecten in het veld toch kunt voortzetten. Daarbij hebben we tussen de landen onderling voortdurend kennis en ideeën uitgewisseld. Dat gaf een enorm sterk gevoel van saamhorigheid. Er is eigenlijk vooral sprake van vertraging als gevolg van de corona-crisis. Al met al vind ik terugkijkend dat we dat samen heel goed gedaan hebben.”

Piekmaanden

Voor de HR-prioriteiten heeft de crisis weinig consequenties gehad. De gezondheid van medewerkers was ook voor de corona-crisis een belangrijke prioriteit bij de ontwikkelingsorganisatie. Zeker in de piekmaanden stond dat verreweg voorop. “Verder zijn we blijven doorwerken aan de HR-prioriteiten zoals we die eind vorig jaar hebben vastgesteld, alleen in een wat trager tempo. In januari hadden we nog een landen-meeting voor het totale HR-team. We zijn nu verder met de HR-agenda dan ik begin maart nog verwachtte. Na de zomer gaan we het allemaal weer volledig oppakken.” 

De 1,5 meter-maatregelen zullen hier zeker nog wel tot 1 januari blijven gelden 

Boender verwacht de komende tijd nader te gaan kijken naar mogelijkheden voor flexibeler werkvormen. “Twee dagen thuis werken was al mogelijk voor veel van onze medewerkers. Wellicht komt hier uitbreiding in. Al zit daar een grens aan, want medewerkers hebben ook behoefte aan onderling collegiaal contact op de werkvloer.” 

1,5 meter-maatregelen

Daarbij is flexibel werken in andere landen minder geaccepteerd dan in Nederland. De crisissituatie opent wellicht deuren in andere landen. Tot minder kantoren zal het nog niet direct leiden, denkt Boender. “Hoewel we vorig jaar aardig uit ons kantoor in Den Haag begonnen te groeien, hebben we dit jaar voorlopig weer even voldoende ruimte. Want de 1,5 meter-maatregelen zullen nog wel tot 1 januari blijven gelden.”